Os arquivos intermediários poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração.

Os documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais devem ser transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse caráter de guarda intermediária, a fim de serem cumpridos prazos prescricionais (legais) e precaucionais (discricionários) antes da destinação final deles (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).

Apesar de estarem longe dos setores organizacionais produtores, tais documentos ainda pertencem a eles. 

Os arquivos intermediários ou de segunda idade, é também chamada de inativa, tendo como principais atividades a reunião da documentação histórica, a classificação desses arquivos, a conservação e a descrição dos documentos.

Os arquivos intermediários juntamente com os arquivos correntes, são possuidores de valor primário.