Questões de Concurso
Sobre protocolo em arquivologia
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A ausência de instrumento de classificação poderá ser suprida com a organização dos documentos pelo instrumento de expedição ou de recebimento, preservando, dessa forma, o caráter orgânico do arquivo.
Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos, julgue o item a seguir.
O registro de documentos é uma atividade de responsabilidade
do arquivo permanente.
A respeito da gestão da informação e de documentos e dos tipos documentais, julgue o item que se segue.
Expedição e microfilmagem de documentos são tarefas do
protocolo.
É a unidade organizacional encarregada do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com a função de controlar a documentação e informar, rápida e eficientemente, onde estão os documentos que existem na instituição:
Em relação aos serviços de protocolo e arquivo pode-se afirmar que:
I. O Protocolo é responsável pelo recebimento e distribuição de correspondências, documentos e processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituição.
II. Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma instituição no curso de sua atividade, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos e que foram preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que podem oferecer no futuro.
III. Os estágios de arquivamento de documentos podem ser: corrente, intermediário e permanente.
IV. A classificação de documentos refere-se ao ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser basicamente recuperados, podendose atribuir um código.
V. O arquivamento é a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificação dada. Nesta etapa toda a atenção é necessária, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando solicitado posteriormente.
Considerando as afirmativas apresentadas, identifique a alternativa correta:
( ) Protocolo é o setor encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição, expedição e tramitação de documentos. ( ) Classificação de documentos é a seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam distribuir em classes os documentos de um arquivo (por nome, geografia, assunto, data...).
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