Ao final de determinado período, a recepção acumula formulários, fichas, cópias e outros documentos utilizados durante o atendimento. Sem uma organização adequada, localizar posteriormente uma informação poderá se tornar demorado e aumentar o risco de extravio.
Considerando os princípios básicos de organização, conservação e localização de documentos, é adequado que o recepcionista: