Questões de Arquivologia - Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário para Concurso - Página 91

Q3188497

Ano: 2024 Banca: Avança SP Órgão: Câmara de Osasco - SP Prova: Avança SP - 2024 - Câmara de Osasco - SP - Arquivista |

Q3188497 Arquivologia

De acordo com a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, qual das alternativas abaixo corresponde ao conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A

Gestão de documentos

B

Arquivos

C

Técnicas de arquivamento

D

Arquivologia

E

Arquivista

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Q3188495

Ano: 2024 Banca: Avança SP Órgão: Câmara de Osasco - SP Prova: Avança SP - 2024 - Câmara de Osasco - SP - Arquivista |

Q3188495 Arquivologia

Empregando o método de arquivamento dígito-terminal, coloque em ordem a relação a seguir:
1 – 269.522 2 – 37.359 3 – 998.010 4 – 997.010 5 – 235.800

A

5, 4, 3, 1, 2

B

2, 5, 1, 4, 3

C

3, 4, 1, 5, 2

D

2, 1, 3, 4, 5

E

1, 2, 3, 4, 5

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Q3188494

Ano: 2024 Banca: Avança SP Órgão: Câmara de Osasco - SP Prova: Avança SP - 2024 - Câmara de Osasco - SP - Arquivista |

Q3188494 Arquivologia

Ao analisar a importância da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, é possível observar os exemplos a seguir. No entanto, há um erro conceitual em uma das alternativas, assinale-a:

A

Diferenciar os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente.

B

Aumentar a massa documental.

C

Aumentar o índice de recuperação da informação.

D

Conquistar espaço físico.

E

Garantir condições para preservação dos documentos permanentes.

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Q3188493

Ano: 2024 Banca: Avança SP Órgão: Câmara de Osasco - SP Prova: Avança SP - 2024 - Câmara de Osasco - SP - Arquivista |

Q3188493 Arquivologia

Assinale a seguir um exemplo de método de arquivamento que tenha os seguintes atributos: básico, ideográfico e alfabético:

A

Geográfico

B

Dígito-terminal

C

Duplex

D

Enciclopédico

E

Indexação coordenada

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Q3188490

Ano: 2024 Banca: Avança SP Órgão: Câmara de Osasco - SP Prova: Avança SP - 2024 - Câmara de Osasco - SP - Arquivista |

Q3188490 Arquivologia

Analise as asserções posteriores, marque a alternativa correspondente.

I - No final do ano de 2011, foi publicada a família de normas ISO 30300 - Sistemas de Gestão de Documentos, sendo os dois primeiros produtos a ISO 30300 – Fundamentos e vocabulário e a ISO 30301 – Requisitos;
II - A norma ISO 30300 tem como propósito descrever os princípios do sistema de gestão e definir os termos relacionados. Enquanto isso, a norma 30301 estabelece os requisitos de um sistema de gestão de documentos e como as organizações podem desenvolver uma política de gestão documental.

A

A asserção I é uma proposição falsa, e a II é uma proposição verdadeira.

B

A asserção I é uma proposição verdadeira, e a II é uma proposição falsa.

C

As asserções I e II são proposições verdadeiras, e a II é um complemento da I.

D

As asserções I e II são proposições verdadeiras, e a II não é um complemento da I.

E

As asserções I e II são proposições falsas.

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Q3188489

Ano: 2024 Banca: Avança SP Órgão: Câmara de Osasco - SP Prova: Avança SP - 2024 - Câmara de Osasco - SP - Arquivista |

Q3188489 Arquivologia

Ao analisar um documento de arquivo, observa-se que ele deve ser produzido dentro de determinado contexto e para determinados fins. O aspecto descrito anteriormente, refere-se a qual das alternativas abaixo?

A

Imparcialidade

B

Unicidade

C

Naturalidade

D

Inter-relacionamento

E

Autenticidade

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Q3186031

Ano: 2024 Banca: AMEOSC Órgão: Prefeitura de Bandeirante - SC Prova: AMEOSC - 2024 - Prefeitura de Bandeirante - SC - Auxiliar Administrativo |

Q3186031 Arquivologia

As técnicas de arquivamento e organização de documentos são fundamentais para garantir a eficiência e a segurança no gerenciamento de informações. Elas facilitam a localização rápida de dados importantes, reduzem o risco de perda ou extravio de documentos e asseguram o cumprimento de prazos e normas legais. Além disso, uma boa organização otimiza o espaço físico ou digital, melhorando a produtividade e evitando retrabalhos. Indique a alternativa que apresenta procedimento INCORRETO de arquivamento e organização de documentos:

A

A implementação de técnicas de versionamento e controle de acesso, particularmente em sistemas de arquivamento digital, é essencial para garantir a integridade dos documentos e proteger informações sensíveis, conforme as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

B

A aplicação do ciclo de vida documental, que inclui fases de criação, utilização, armazenamento e descarte, assegura que os documentos sejam mantidos somente pelo período necessário, evitando acúmulos desnecessários e otimizando o espaço físico e digital.

C

Manter os documentos digitalizados em formatos proprietários, como arquivos de software específico, é adequado, pois mantém a estrutura original dos documentos.

D

A aplicação de técnicas de digitalização em alta resolução, acompanhada de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), garante a integridade visual dos documentos e facilita a indexação textual, tornando os arquivos mais acessíveis e pesquisáveis, especialmente em grandes bases de dados.

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Q3186029

Ano: 2024 Banca: AMEOSC Órgão: Prefeitura de Bandeirante - SC Prova: AMEOSC - 2024 - Prefeitura de Bandeirante - SC - Auxiliar Administrativo |

Q3186029 Arquivologia

O protocolo de documentos é um conjunto de procedimentos que organiza e controla a tramitação de documentos dentro de uma instituição. Ele é essencial para garantir a eficiência na comunicação interna e externa, além de assegurar a rastreabilidade e a integridade das informações. Indique a alternativa CORRETA em relação aos procedimentos de protocolo de documentos:

A

Realizar backups dos registros de documentos uma vez ao ano pode ser considerado suficiente, dado que a maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos possui robustez e confiabilidade que minimizam o risco de perda de dados.

B

A protocolização imediata de documentos após sua criação ou recebimento é fundamental para garantir a rastreabilidade e a integridade das informações, facilitando a recuperação eficiente quando necessário.

C

Organizar documentos em categorias amplas, como 'Diversos' ou 'Outros', pode parecer uma solução eficaz para garantir que todos os arquivos sejam facilmente acessíveis e minimiza o tempo gasto na classificação.

D

A prática de descartar documentos após um ano de arquivamento é muitas vezes vista como uma estratégia eficaz para evitar o acúmulo de informações desnecessárias, mantendo apenas os arquivos mais relevantes e atuais.

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Q3173458

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173458 Arquivologia

No contexto da classificação e gestão documental, a distinção entre tipo documental e espécie documental contribui para a organização e preservação de documentos. Assinale a alternativa que apresenta esta distinção.

A

O tipo documental define a estrutura física dos documentos, enquanto a espécie documental especifica a função dos documentos dentro da organização

B

O tipo documental se refere à categoria geral do documento com base na ação que o gerou, enquanto a espécie documental se refere ao formato específico e características dos documentos, ajudando na organização e preservação de acordo com suas características e propósito

C

O tipo documental se refere à forma do registro dos documentos, enquanto a espécie documental se concentra apenas na data de criação dos documentos

D

O tipo documental e a espécie documental são intercambiáveis e podem ser usados para descrever qualquer documento sem distinção

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Q3173454

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173454 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta uma das principais etapas do protocolo de documentos em uma organização.

A

Registrar e distribuir documentos de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos para garantir o controle e a rastreabilidade

B

Realizar a digitalização imediata de todos os documentos recebidos

C

Armazenar documentos sem a necessidade de registro formal

D

Eliminar documentos recebidos após uma análise inicial

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Q3173453

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173453 Arquivologia

Na avaliação documental, assinale a alternativa que apresenta o principal critério para a seleção e eliminação de documentos.

A

A quantidade de documentos acumulados em um determinado período

B

A condição física dos documentos no momento da avaliação

C

O custo associado ao armazenamento físico dos documentos

D

A relevância e o valor primário ou secundário e legal dos documentos para a organização

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Q3173452

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173452 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta a função principal da Tabela de Temporalidade em um sistema de classificação documental, considerando suas implicações na gestão de documentos ao longo do ciclo de vida.

A

Definir e categorizar documentos em diferentes classes e subcategorias para a correta organização e acesso, refletindo a estrutura hierárquica dos processos e atividades da organização

B

Estabelecer prazos detalhados e critérios específicos para a eliminação ou preservação dos documentos, com base na avaliação de sua importância, relevância e conformidade com exigências legais e normativas, garantindo a adequação às necessidades de preservação e gestão de riscos

C

Organizar a localização física dos documentos e assegurar que a disposição física nos arquivos reflita a estrutura documental e facilite o acesso, a recuperação e a gestão eficaz dos arquivos ao longo do tempo

D

Desenvolver e implementar procedimentos padronizados para a digitalização de documentos físicos, garantindo que os processos sejam consistentes e compatíveis com as exigências de qualidade e acessibilidade dos formatos digitais

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Q3173451

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173451 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta um dos principais objetivos da gestão de documentos arquivísticos durante o ciclo de vida dos documentos, considerando aspectos de conformidade e eficiência organizacional.

A

Assegurar que os documentos sejam produzidos, tramitados, utilizados ou eliminados de maneira eficiente e conforme as normas estabelecidas, levando em conta a necessidade de preservação e acessibilidade a longo prazo

B

Garantir a digitalização imediata de todos os documentos recebidos, independentemente da avaliação de valor e relevância dos documentos para a organização

C

Promover a eliminação de documentos após um período determinado na Tabela de Temporalidade, sem considerar a necessidade de preservação para fins legais ou históricos

D

Facilitar a criação de cópias físicas de todos os documentos arquivísticos para futuras referências, mesmo que isso implique em redundância e custos adicionais para a organização

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Q3173435

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173435 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta a principal vantagem do método de ordenação Duplex em relação ao método Simplex para o armazenamento de documentos físicos.

A

Permite a manutenção de dois conjuntos de registros ao mesmo tempo, reduzindo a necessidade de espaço de armazenamento

B

Facilita a indexação e a busca por palavras-chave em documentos digitalizados

C

Proporciona uma ordenação mais eficiente e compacta, permitindo acesso mais rápido aos documentos

D

Reduz o custo de digitalização e preservação de documentos ao diminuir a quantidade de cópias

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Q3173434

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173434 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta o principal critério utilizado na avaliação documental para a seleção de documentos a serem preservados permanentemente.

A

O custo e valor de armazenamento dos documentos

B

A quantidade de documentos disponíveis para avaliação

C

A facilidade de acesso aos documentos digitais

D

A relevância e o valor legal ou administrativo dos documentos

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Q3173433

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173433 Arquivologia

Dentro de um sistema de classificação arquivística, assinale a alternativa que apresenta a função primordial da Tabela de Temporalidade, considerando sua interação com os processos de gestão de documentos e a conformidade com regulamentações e políticas institucionais.

A

Classificar documentos de acordo com sua natureza e formato, proporcionando uma categorização inicial que facilita a organização física e digital dos registros, sem considerar a temporalidade ou a necessidade de retenção a longo prazo

B

Definir a estrutura hierárquica dos arquivos com base no protocolo de recebimento dos documentos e no prazo de quarentena, estabelecendo um sistema organizacional para o armazenamento e recuperação dos registros sem considerar a temporalidade dos documentos e sua relevância ao longo do tempo

C

Organizar documentos com base em critérios de relevância e prioridade, focando em sua importância imediata e operacional para a organização, sem fornecer diretrizes sobre a duração da retenção ou os procedimentos para a eliminação ou preservação de longo prazo

D

Estabelecer os prazos de retenção e destinação dos documentos arquivísticos, determinando a duração pela qual cada tipo de documento deve ser mantido e os procedimentos para sua eliminação ou preservação permanente, alinhando-se às regulamentações legais e às políticas institucionais de gestão documental

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Q3173431

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173431 Arquivologia

No contexto do protocolo de documentos, assinale a alternativa que apresenta a principal função do registro de um documento.

A

Identificar o responsável pela elaboração do documento

B

Assegurar a rastreabilidade e a integridade do documento ao longo de seu ciclo de vida

C

Facilitar a eliminação de documentos que não têm mais valor

D

Determinar o formato de digitalização para arquivos eletrônicos

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Q3173430

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173430 Arquivologia

De acordo com o desenvolvimento histórico dos arquivos e as práticas arquivísticas estabelecidas, há uma fase que representa o processo crítico de transição dos arquivos de uma organização que está sendo liquidada para a criação e a gestão de um arquivo histórico permanente. Assinale a alternativa que apresenta esta fase.

A

Fase de Classificação

B

Fase de Transferência

C

Fase de Descarte

D

Fase de Recolhimento

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Q3168723

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: Prefeitura de Timbó - SC Prova: FURB - 2024 - Prefeitura de Timbó - SC - Secretária de Escola |

Q3168723 Arquivologia

Na gestão da documentação escolar, o(a) secretário(a) deve:

A

Digitalizar todos os documentos originais e descartar as versões físicas após o processo para otimizar o espaço físico.

B

Assegurar a integridade, a precisão e a confidencialidade de todos os registros, seguindo normas de arquivamento e segurança.

C

Padronizar o tempo de arquivamento de todos os documentos escolares para 5 anos, independentemente de sua natureza.

D

Organizar a documentação escolar priorizando a ordem alfabética como único critério de arquivamento para facilitar a busca.

E

Centralizar o acesso aos documentos escolares exclusivamente na figura do secretário para garantir maior controle.

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Q3168722

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: Prefeitura de Timbó - SC Prova: FURB - 2024 - Prefeitura de Timbó - SC - Secretária de Escola |

Q3168722 Arquivologia

Na gestão de documentos digitais, a secretaria escolar deve:

A

Implementar um sistema de armazenamento em nuvem como única fonte de backup, garantindo acesso remoto a todos os documentos importantes.

B

Manter arquivos organizados, protegidos por senha e com backup regular para prevenir perdas de dados.

C

Estabelecer um sistema de digitalização prioritária apenas para documentos de uso frequente, mantendo os demais exclusivamente em formato físico para economia de espaço digital.

D

Adotar uma política de renovação digital semestral, em que todos os arquivos antigos são automaticamente transferidos para mídia externa.

E

Criar pastas compartilhadas por departamento com acesso irrestrito aos membros de cada setor, agilizando a consulta de informações.

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7.7: MENOR PREÇO É HOJE!

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Questões de Concurso Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

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