Questões de Arquivologia - Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário para Concurso - Página 37

Q3774609

Ano: 2025 Banca: IDCAP Órgão: HEMOBA Prova: IDCAP - 2025 - HEMOBA - Técnico Administrativo - Área De Atuação: Administração |

Q3774609 Arquivologia

Em um órgão público municipal, o setor de protocolo implementou novas rotinas para o gerenciamento de documentos. Entre as medidas adotadas estavam: digitalização de processos internos, criação de um sistema de classificação padronizado, arquivamento físico seguindo normas de preservação, controle de prazos de guarda e treinamento da equipe para manuseio adequado dos documentos. Com base nessa situação, analise as afirmativas abaixo sobre gestão de documentos todas estão corretas, EXCETO:

A

Treinamento da equipe é importante para evitar danos aos documentos e garantir que os procedimentos sejam seguidos corretamente.

B

A classificação padronizada facilita a localização e o controle dos documentos, além de organizar o fluxo de informações.

C

O controle de prazos de guarda é essencial para respeitar legislações e políticas internas sobre retenção documental.

D

O arquivamento físico não precisa seguir normas de preservação, pois os documentos digitais substituem totalmente os físicos.

E

A digitalização de documentos visa garantir acesso rápido e reduzir o risco de perda de informações importantes.

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Q3774602

Ano: 2025 Banca: IDCAP Órgão: HEMOBA Prova: IDCAP - 2025 - HEMOBA - Técnico Administrativo - Área De Atuação: Administração |

Q3774602 Arquivologia

Você atua no setor de protocolo de um órgão público e recebeu uma solicitação do gestor para elaborar um relatório parcial sobre as correspondências expedidas nos últimos dias. Durante a análise dos registros no livro de correspondência expedida, foi possível observar que alguns documentos, embora já cadastrados, ainda constam com a situação "pendente", como por exemplo um memorando destinado ao Ministério da Educação e uma carta circular destinada à Secretaria de Administração. Diante dessa situação, qual deve ser a conduta administrativa correta?

A

Verificar os registros "pendentes" e providenciar imediatamente o encaminhamento das correspondências, assegurando que a expedição seja concluída.

B

Entender que o livro de registro tem apenas função ilustrativa, não sendo necessário dar continuidade aos itens "pendentes".

C

Condicionar o encaminhamento das correspondências registradas como "pendentes" à autorização superior.

D

Considerar os registros "pendentes" como expedidos, já que o lançamento no livro garante validade administrativa.

E

Cancelar os registros "pendentes" e realizar nova anotação apenas quando houver confirmação do recebimento.

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Q3772712

Ano: 2025 Banca: IBAM Órgão: Prefeitura de Arapiraca - AL Prova: IBAM - 2025 - Prefeitura de Arapiraca - AL - Secretário Escolar |

Q3772712 Arquivologia

Um procedimento regular na gestão de documentos da secretaria escolar é:

A

Guardar tudo por tempo indeterminado, sem aplicar classificação ou prazos de guarda, registrando apenas a entrada em livro simples, pois a preservação integral evita perdas e dispensa análises de destinação futura.

B

Aplicar plano de classificação aprovado, registrar movimentações e empréstimos, cumprir tabela de temporalidade, formalizar eliminação com termo e lista, manter guarda permanente do que for arquivístico e, ao digitalizar, gerar metadados e cadeia de custódia.

C

Utilizar apenas nomenclatura descritiva em pastas e cópias de segurança em nuvem, dispensando plano de classificação, tabela de temporalidade, instrumentos de registro e termo de eliminação, por entender que o backup garante preservação e localização suficientes.

D

Arquivar por ordem alfabética e por ano de produção, sem códigos, índices ou guia, priorizando a rapidez de guarda em caixas anuais, pois o nome do interessado costuma bastar para localização sem a necessidade de instrumentos arquivísticos.

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Q3772701

Ano: 2025 Banca: IBAM Órgão: Prefeitura de Arapiraca - AL Prova: IBAM - 2025 - Prefeitura de Arapiraca - AL - Secretário Escolar |

Q3772701 Arquivologia

A alternativa que expressa gestão arquivística adequada para a secretaria escolar é:

A

Guardar todos os documentos permanentemente para evitar perda de informação, dispensando plano de classificação.

B

Digitalizar todos os documentos em PDF aplicando o plano de classificação e tabela de temporalidade e descartar os originais em papel, uma vez que a escola não é órgão arquivístico.

C

Aplicar plano de classificação e tabela de temporalidade aprovados, registrar tramitação, digitalizar com requisitos e metadados quando cabível, e executar destinação (eliminação com termo ou guarda permanente).

D

Arquivar os documentos por ordem de chegada em caixas anuais para agilizar a busca manual.

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Q3772658

Ano: 2025 Banca: IBAM Órgão: Prefeitura de Arapiraca - AL Prova: IBAM - 2025 - Prefeitura de Arapiraca - AL - Assistente Administrativo Educacional |

Q3772658 Arquivologia

Sobre a os arquivos públicos, considera-se que:

A

documentos correntes possuem valor histórico, probatório e informativo, que devem ser definitivamente preservados.

B

os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários, permanentes e transitórios.

C

os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

D

não são públicos os documentos produzidos por entidades privadas que prestam serviços público.

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Q3771868

Ano: 2025 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de São José - SC Prova: FEPESE - 2025 - Prefeitura de São José - SC - Agente Administrativo |

Q3771868 Arquivologia

Em uma prefeitura municipal, após a conclusão da análise de um processo de solicitação de alvará, o documento deixou de ser consultado com frequência, mas ainda precisava permanecer arquivado por um período determinado antes de sua eliminação ou guarda permanente. O servidor responsável providenciou sua transferência para o setor adequado, onde ficaria sob controle até o fim do prazo de retenção.

Considerando essa situação, assinale a alternativa que apresenta corretamente o setor para o qual o documento foi encaminhado.

A

Protocolo

B

Arquivo setorial

C

Arquivo corrente

D

Arquivo permanente

E

Arquivo intermediário

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Q3771867

Ano: 2025 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de São José - SC Prova: FEPESE - 2025 - Prefeitura de São José - SC - Agente Administrativo |

Q3771867 Arquivologia

Durante o trâmite de um pedido de isenção de taxa protocolado por um cidadão, o servidor responsável reuniu os documentos apresentados, numerou as páginas, elaborou uma capa de processo e registrou os dados principais no sistema de controle.

Essa operação caracteriza o procedimento de:

A

Autuação.

B

Expedição.

C

Classificação.

D

Arquivamento.

E

Avaliação documental.

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Q3770333

Ano: 2025 Banca: AMAUC Órgão: Prefeitura de Alto Bela Vista - SC Prova: AMAUC - 2025 - Prefeitura de Alto Bela Vista - SC - Almoxarife |

Q3770333 Arquivologia

O almoxarifado central da Secretaria de Educação recebeu, em um único dia, diversos documentos relacionados ao fluxo de materiais:

•Uma requisição urgente de material enviada por uma escola.
•Um memorando da direção solicitando atualização do registro de um bem patrimonial.
•Um envelope lacrado contendo uma nota fiscal original, enviada pelo setor de compras para conferência e guarda.

Ao realizar o protocolo desses documentos, o almoxarife percebeu que:

− a requisição não continha identificação do setor solicitante;
− o memorando estava sem data;
− a nota fiscal veio com numeração duplicada no sistema de registro.

Considerando as rotinas essenciais do Protocolo Administrativo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição assinale a ação correta, que garante integridade, controle e rastreabilidade documental no serviço de almoxarifado.

A

Distribuir imediatamente os documentos para evitar atrasos, mesmo que estejam incompletos ou inconsistentes.

B

Encaminhar documentos sigilosos ou lacrados para qualquer setor próximo, deixando que o servidor responsável faça o redirecionamento.

C

Registrar todos os documentos no sistema, solicitando complementações quando faltarem informações e somente depois encaminhá-los aos setores ou arquivos adequados.

D

Registrar apenas os documentos completos e arquivar os que apresentarem problemas até que o setor responsável solicite a regularização.

E

Devolver todos os documentos ao remetente, já que nenhuma documentação incompleta pode ser recebida pelo almoxarifado.

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Q3770328

Ano: 2025 Banca: AMAUC Órgão: Prefeitura de Alto Bela Vista - SC Prova: AMAUC - 2025 - Prefeitura de Alto Bela Vista - SC - Almoxarife |

Q3770328 Arquivologia

A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é um dos principais instrumentos da gestão arquivística e estabelece parâmetros para a destinação dos documentos produzidos e recebidos pela Administração Pública. Analise as afirmações a seguir e complete corretamente as lacunas:

I.A TTD indica o prazo em que um documento deve permanecer na fase ________, quando seu uso é frequente e está diretamente relacionado às atividades do órgão.
II.Após a fase intermediária, a TTD orienta se o documento deve ser ________ ou se deve ser preservado de forma permanente.
III.Cabe à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), quando existente, analisar e validar a ________ indicada na TTD, garantindo que o processo ocorra de forma segura e fundamentada.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de preenchimento das lacunas:

A

intermediária − microfilmado − revisão técnica

B

corrente − digitalizado − movimentação

C

intermediária − restaurado − classificação

D

corrente − eliminado − destinação

E

corrente − distribuído − temporalidade

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Q3770326

Ano: 2025 Banca: AMAUC Órgão: Prefeitura de Alto Bela Vista - SC Prova: AMAUC - 2025 - Prefeitura de Alto Bela Vista - SC - Almoxarife |

Q3770326 Arquivologia

Em um centro administrativo municipal, a almoxarife passou a integrar um novo fluxo de apoio às rotinas internas. Entre suas atribuições estão: organizar correspondências, controlar a agenda de salas de reunião, registrar a entrada de documentos, orientar visitantes, conferir materiais recebidos e encaminhar demandas para os setores competentes. Durante uma auditoria interna, observou-se que o setor apresentava atrasos nas respostas às solicitações externas, falhas no registro de protocolos e inconsistências no uso da agenda, especialmente quando havia troca de turnos.

Considerando as boas práticas das rotinas administrativas, analise as afirmativas a seguir:

I.O registro de todas as demandas recebidas, sejam presenciais, eletrônicas ou telefônicas, é fundamental para garantir rastreabilidade e evitar perda de informações, constituindo etapa central dos procedimentos administrativos.
II.A padronização dos procedimentos operacionais, como conferência de documentos, uso de formulários e registros de entrada e saída, reduz falhas humanas e assegura continuidade do serviço, especialmente quando há alternância de funcionários.
III.O controle de agendas e salas de reunião é uma atividade secundária e, por isso, não afeta diretamente a eficiência administrativa, podendo ser executada de modo informal sem prejuízos ao planejamento dos setores.

Assinale a alternativa correta:

A

Apenas as afirmativas II e III estão corretas.

B

Apenas as afirmativas I e III estão corretas.

C

Apenas a afirmativa III está correta.

D

As afirmativas I, II e III estão incorretas.

E

Apenas as afirmativas I e II estão corretas.

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Q3770096

Ano: 2025 Banca: AMAUC Órgão: Prefeitura de Alto Bela Vista - SC Prova: AMAUC - 2025 - Prefeitura de Alto Bela Vista - SC - Agente Administrativo |

Q3770096 Arquivologia

"A promoção da gestão de documentos desde o momento da produção é fundamental para o órgão/entidade, o Estado e a sociedade. Isso possibilita a otimização de recursos financeiros, materiais e humanos, o fácil acesso à informação, a produção e a manutenção de documentos confiáveis e autênticos, sua preservação pelo tempo necessário e a eliminação criteriosa daqueles destituídos de valor."
(BRASIL. Arquivo Nacional. Guia de gestão de documentos para os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal. Brasília: Arquivo Nacional, 2020, p. 10.)

Com base no trecho acima, assinale a alternativa que expressa a importância da gestão e do arquivamento de documentos na administração pública.

A

O arquivamento de documentos é uma atividade secundária, sem influência na eficiência administrativa, servindo apenas para cumprir formalidades legais.

B

O uso de tecnologias para controle de arquivos é irrelevante, o gestor sendo bom de memória pode realizar o controle de documentos de forma eficaz.

C

A gestão de documentos serve apenas para reduzir o espaço físico ocupado por papéis.

D

A gestão de documentos é essencial para garantir eficiência administrativa, acesso à informação e preservação de documentos autênticos.

E

O arquivamento de documentos tem como principal objetivo dificultar o acesso de pessoas não autorizadas.

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Q3770095

Ano: 2025 Banca: AMAUC Órgão: Prefeitura de Alto Bela Vista - SC Prova: AMAUC - 2025 - Prefeitura de Alto Bela Vista - SC - Agente Administrativo |

Q3770095 Arquivologia

Compreender o funcionamento do serviço de protocolo e arquivo na administração pública e privada, é essencial para que no dia a dia o fluxo de documentos ocorra de maneira correta e segura dentro da organização. Desta maneira, assinale a alternativa que representa a principal função do setor de protocolo.

A

Gerenciar o fluxo de todos documentos recebido via correios para que seja garantido que a correspondência irá chegar para o destinatário correto.

B

Gerenciar e controlar o fluxo de todos os documentos e correspondências recebidos, produzidos e expedidos, garantindo sua organização, segurança, tramitação eficiente e rastreabilidade.

C

Gerenciar e controlar o fluxo de todos os documentos e correspondências recebidos, produzidos e expedidos, garantindo sua organização, segurança, tramitação eficiente e arquivamento em local adequado.

D

Recebimento, conferência, armazenamento e distribuição de materiais, garantindo que seja expedido sempre o material que entrou primeiro para que seja feito o controle de validade quando solicitado.

E

Produzir e redigir correspondências oficiais internas e externas.

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Q3768585

Ano: 2025 Banca: Ápice Consultoria Órgão: Prefeitura de Brejo dos Santos - PB Prova: Ápice Consultoria - 2025 - Prefeitura de Brejo dos Santos - PB - Recepcionista |

Q3768585 Arquivologia

A recepcionista de um órgão público é responsável por auxiliar na organização e manutenção de documentos, tanto físicos quanto digitais. Nesse contexto, a gestão adequada de arquivos é essencial para garantir a eficiência administrativa, a preservação de informações e o fácil acesso aos registros quando necessário. Com base nesses princípios, assinale a alternativa correta:

A

Os arquivos permanentes devem ser eliminados após cinco anos de guarda, para evitar acúmulo de documentos e liberar espaço físico.

B

Os arquivos correntes são aqueles que ainda possuem uso frequente e devem permanecer próximos aos setores que os utilizam.

C

A organização de arquivos físicos deve seguir padrões, pois o mais importante é arquivar rapidamente os documentos.

D

Os arquivos digitais dispensam backup, pois os sistemas eletrônicos garantem segurança total dos dados.

E

O arquivamento de documentos públicos deve priorizar o acesso restrito, mesmo quando a informação é de caráter público.

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Q3768571

Ano: 2025 Banca: IDESG Órgão: Prefeitura de Alto Rio Novo - ES Prova: IDESG - 2025 - Prefeitura de Alto Rio Novo - ES - Assistente Administrativo |

Q3768571 Arquivologia

O protocolo como função administrativa organiza o fluxo documental do processo administrativo, do recebimento à expedição. Marque a alternativa que descreve uma sequência adequada de operações com controle do prazo.

A

Receber e conferir, registrar no sistema, classificar e autuar quando cabível, distribuir à unidade, controlar prazos e tramitações, juntar peças e expedir, com registro oficial.

B

Numerar previamente ao recebimento, arquivar de imediato, encaminhar por e-mail, aguardar manifestação e expedir com assinatura manuscrita da chefia.

C

Receber, enviar ao arquivo permanente, desentranhar por amostragem, numerar anexos e distribuir quando houver decisão final do setor responsável.

D

Registrar após a expedição, autuar ao término, controlar prazos por planilha pessoal e arquivar diretamente no setor demandante, omitindo consolidação central.

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Q3768502

Ano: 2025 Banca: Ápice Consultoria Órgão: Prefeitura de Brejo dos Santos - PB Prova: Ápice Consultoria - 2025 - Prefeitura de Brejo dos Santos - PB - Digitador |

Q3768502 Arquivologia

A padronização de documentos facilita a compreensão e a comunicação entre diferentes setores de uma organização. Com base nesse tema, analise as afirmativas a seguir:

I. O uso de padrões consistentes de nomeação de arquivos melhora a rastreabilidade e reduz o risco de duplicações.
II. A padronização contribui para manter a integridade, autenticidade e legibilidade dos documentos ao longo do tempo.
III. É recomendável utilizar nomes de arquivos genéricos, como “documento1”, para ganhar tempo durante o salvamento e ocupar menos memória.
IV. A utilização de diferentes padrões de codificação dentro da mesma empresa melhora a criatividade e evita a monotonia.

Estão corretas as afirmativas:

A

II, III e IV.

B

I, II e III.

C

II e III.

D

I e II.

E

III e IV.

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Q3767708

Ano: 2025 Banca: IESES Órgão: MSGás Prova: IESES - 2025 - MSGás - Técnico de Processos Organizacionais - Organizacional |

Q3767708 Arquivologia

Na MSGÁS, o gerenciamento eficiente do fluxo documental é essencial para o cumprimento das atribuições do Técnico de Processos Organizacionais, que inclui o controle da documentação para arquivo geral. O ciclo de vida dos documentos compreende fases distintas, nas quais a guarda e o acesso são diferenciados. Qual fase se caracteriza por armazenar documentos que já não são de uso corrente, mas que ainda possuem um período de guarda obrigatória ou valor probatório, exigindo um acesso menos frequente, mas ainda possível, antes de uma decisão final sobre sua destinação?

A

Fase permanente, na qual são preservados os documentos de valor histórico e cultural inestimável para a posteridade, independentemente de sua frequência de uso, constituindo o acervo definitivo da Companhia e sendo acessíveis somente para pesquisa histórica.

B

Fase de avaliação, que precede a eliminação definitiva, onde uma comissão decide sobre a pertinência da guarda ou descarte dos documentos, baseando-se em tabelas de temporalidade, sem que, no entanto, seja uma fase de guarda em si, mas sim um processo decisório.

C

Fase corrente, onde os documentos são ativamente consultados e tramitados no dia a dia da administração, possuindo alta frequência de uso e sendo essenciais para a execução das operações rotineiras, demandando acesso imediato e físico no setor produtor.

D

Fase intermediária, destinada à guarda temporária de documentos de uso esporádico ou valor secundário, que ainda não podem ser eliminados, mas já não necessitam de fácil acesso como os documentos correntes, representando uma transição para a destinação final.

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Q3767157

Ano: 2025 Banca: Instituto Access Órgão: Prefeitura de Navegantes - SC Prova: Instituto Access - 2025 - Prefeitura de Navegantes - SC - Secretário Escolar |

Q3767157 Arquivologia

Durante uma auditoria interna, foi verificado que a secretaria de uma escola estadual armazenava todos os documentos, antigos e recentes, em um mesmo espaço, sem distinção de uso ou valor administrativo. Havia históricos escolares, atas de reuniões, relatórios de frequência e memorandos misturados em caixas sem identificação. A desorganização vinha dificultando o acesso às informações e comprometendo o controle do arquivo.
Pautado nos princípios arquivísticos e as fases do ciclo de vida dos documentos, assinale a alternativa que indica o procedimento correto a ser adotado pelo secretário escolar:

A

Separar os documentos de acordo com sua frequência de uso e valor, mantendo os de uso diário no arquivo corrente, os de uso eventual no intermediário e os de valor histórico no arquivo permanente.

B

Encaminhar todos os documentos com mais de um ano de produção para o arquivo permanente, sem necessidade de avaliação prévia sobre sua relevância.

C

Eliminar periodicamente os documentos antigos, independentemente de seu valor histórico ou legal, priorizando apenas os registros do ano letivo em curso.

D

Manter todos os documentos arquivados no mesmo local, uma vez que todos possuem importância administrativa e devem ser guardados indefinidamente.

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Q3766383

Ano: 2025 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de Cunha Porã - SC Prova: FEPESE - 2025 - Prefeitura de Cunha Porã - SC - Auxiliar Administrativo - Edital nº 1 |

Q3766383 Arquivologia

A organização e o arquivamento seguem critérios:

A

apenas cronológicos, baseados exclusivamente na data de produção ou recebimento dos documentos.

B

somente alfabéticos, baseados apenas nos nomes dos remetentes ou no destinatários dos documentos.

C

exclusivamente numéricos, baseados somente na sequência de protocolo ou código atribuído.

D

técnicos baseados em frequência de uso, valor administrativo, legal e histórico dos documentos.

E

apenas temáticos gerais, baseados somente no assunto principal dos documentos recebidos.

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Q3766382

Ano: 2025 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de Cunha Porã - SC Prova: FEPESE - 2025 - Prefeitura de Cunha Porã - SC - Auxiliar Administrativo - Edital nº 1 |

Q3766382 Arquivologia

O registro de correspondências consiste na:

A

atribuição de número sequencial e anotação de dados essenciais do documento para controle e rastreabilidade posterior.

B

guarda definitiva do documento em arquivo permanente, dispensando numeração e controle de localização específica.

C

digitalização obrigatória do documento, eliminando necessidade de numeração e controle físico dos originais.

D

microfilmagem imediata do documento, dispensando anotação de dados e controle de movimentação posterior.

E

eliminação programada do documento, incluindo apenas anotação de descarte e data de destruição.

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Q3766381

Ano: 2025 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de Cunha Porã - SC Prova: FEPESE - 2025 - Prefeitura de Cunha Porã - SC - Auxiliar Administrativo - Edital nº 1 |

Q3766381 Arquivologia

A classificação de correspondências consiste na:

A

separação física dos documentos por tamanho e formato, organizando-os exclusivamente por critérios dimensionais específicos.

B

numeração sequencial dos documentos por ordem cronológica, organizando-os apenas por data de recebimento ou produção.

C

digitalização prioritária dos documentos mais antigos, organizando-os exclusivamente por critérios tecnológicos de preservação.

D

eliminação imediata dos documentos sem valor, organizando-os apenas por critérios de descarte e eliminação.

E

análise do conteúdo dos documentos e sua organização segundo critérios predefinidos como assunto, prioridade e destinação.

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