A classificação é definida como atividade intelectual de construção de instrumentos para organização dos documentos independentemente da idade à qual pertençam.

Com base na classificação de documentos, analise as afirmativas.

I. A classificação necessita de inúmeros princípios classificatórios que devem ser utilizados simultaneamente.

II. O fundamento teórico-metodológico da classificação é o princípio da proveniência e o da ordem original.

III. Podemos dividir o processo classificatório em duas partes: parte intelectual e parte física.

IV. O produto da classificação é o plano de classificação de documentos. Nele, deverão estar representados os prazos de guarda dos documentos.

Em relação às afirmações acima, assinale a alternativa correta.

O ciclo vital dos documentos compreende três idades: a primeira dos arquivos correntes, a segunda dos arquivos intermediários e a terceira dos arquivos permanentes.

(BELLOTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: Tratamento documental, 2006)

Em relação à Teoria das três idades e suas fases, marque (V) se a afirmativa for verdadeira e (F) se for falsa.

( ) A fase corrente abriga os documentos durante os usos funcional, administrativo e jurídico.

( ) Os documentos da terceira idade devem ser preservados e não podem ser eliminados em hipótese alguma, devido ao seu valor secundário.

( ) Os documentos, que já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativo, mas que ainda podem ser utilizados pelo produtor, são possuidores de valores primários.

( ) A fase intermediária guarda os documentos durante o período de sua tramitação legal.

Assinale a alternativa que represente a sequência correta, de cima para baixo.

Em relação aos procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública federal, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes definições:

( ) Processo híbrido: processo constituído de documentos digitais e não digitais reunidos oficialmente no decurso de uma ação administrativa e que formam uma unidade conceitualmente indivisível.

( ) Tramitação: ato que visa esclarecer, averiguar uma informação incompleta.

( ) Reconstituição de processo: reunião de documentos avulsos com o objetivo de remontar processo que tenha sido perdido ou extraviado.

( ) Folha do processo: conjunto de características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento.

( ) Interessado: servidor responsável pelo encaminhamento do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Após efetivar a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), os órgãos e entidades deverão elaborar um documento que tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em periódico oficial, mas devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico. Também deverá ser encaminhada uma cópia desse documento para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para ciência de que a eliminação foi efetivada. Esse documento recebe o nome de:

Assinale a alternativa que identifica corretamente a unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos.

Procedimento metodológico que tem como objetivo a identificação de problemas e a busca de soluções para uma melhor eficiência das organizações:

Considerando as categorias documentais, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes definições:

( ) Atos de assentamento: são os configurados por registro, consubstanciando fatos ou ocorrências. Exemplo: ata, termos, apostila e autos de infração.

( ) Atos de ajuste: são os que, em geral, derivam de atos normativos, determinando a execução. Exemplo: alvará, circular, aviso, carta, memorando e exposições de motivo.

( ) Atos de correspondência: são documentos pactuais, representados por acordos de vontade em que, no caso da documentação pública, pelo menos uma das partes é a administração, seja federal, estadual ou municipal. Exemplo: tratado, convênio e contrato.

( ) Atos normativos: são os de cumprimento obrigatório, sendo de manifestação de vontade de autoridades supremas e devendo ser acatados pelos subordinados. Exemplo: estatuto, resolução, portaria e ordem de serviço.

( ) Atos enunciativos: são os opinativos e que esclarecem questões vazadas em outros documentos. Exemplo: parecer, informação e relatório.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

No método alfabético, o arquivamento por nome de pessoas deve observar, EXCETO:

Sobre os diversos métodos de arquivamento que foram desenvolvidos através dos anos, pelo mundo, é possível afirmar, EXCETO:

A administração de documentos oficiais pressupõe a existência de um sistema de arquivamento.

Sobre o tema é CORRETO afirmar que:

Arquivos e documentos estão diretamente relacionados. Sobre esta relação é correto afirmar, EXCETO:

Levando em consideração a classificação com base na organização de documentos mais comumente utilizadas, assinale a alternativa CORRETA.

A respeito do controle de tramitação e movimentação das correspondências, analise as assertivas abaixo, marcando V para as verdadeiras e F para as falsas e, em seguida, assinale a sequência correta.
( ) Após a etapa de receber e separar as correspondências, os documentos devem seguir um curso, para assim fazer cumprir seu objetivo final. ( ) Entre o processo de tramitação e movimentação da correspondência deve estar contida a ação de protocolar. ( ) O arquivo faz a custódia das fichas de protocolo deste processo de tramitação e movimentação das correspondências.

Quando a gestão de documentos é feita a partir do início, do ciclo de vida do documento (fase corrente), traz benefícios e vantagens. Nesta ótica, indique a opção correta dentre as opções abaixo:

Os documentos podem ser frequentemente consultados, ocorrendo assim uma movimentação ou tramitação constante, e diante deste fato, torna-se necessário que a instituição opere com mecanismos que sejam capazes de controlar está tramitação, objetivando-se um melhor manuseio para futuras pesquisas. Essa atividade de controle é conhecida como:

Considerando que a organização da documentação pública é a maneira pela qual o cidadão tem acesso aos instrumentos de garantia de seus direitos. Mediante a importância e vantagens da classificação de documentos de arquivos correntes que objetiva a racionalização do fluxo documental, podemos afirmar a seguinte definição:

O ato de determinar a identidade do documento de arquivo, de caracterizar elementos próprios e exclusivos que conferem essa identidade Para auxiliar na etapa da classificação e avaliação de documentos, são usadas ferramentas que buscam normatizar este processo. Quais os principais instrumentos que possibilitam a classificação e avaliação de documentos?

As funções de classificação e avaliação são essenciais para a gestão dos documentos, pois permitem que as informações sejam organizadas. Dentre os objetivos e benefícios da classificação, qual resposta está correta?

O tipo de arquivamento cujos documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou moveros demais, é denominado:

Sobre a metodologia para elaboração da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes afirmativas:

( ) O valor primário atribuído ao documento relaciona-se ao período de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais.

( ) O valor secundário do documento pode ser tanto probatório quanto informativo.

( ) Uma das competências da Comissão Permanente de Avaliação designada pelo órgão é a aprovação da tabela de temporalidade.

( ) Faz parte dos procedimentos metodológicos de elaboração da tabela a entrevista com servidores responsáveis pelo planejamento e execução das atividades às quais se referem os conjuntos documentais definidos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.