Questões de Concurso
Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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Considerando a gestão documental e sua relação com o ciclo de vida dos documentos e com a teoria das três idades, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.
( ) Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), a gestão de documentos é definida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.
( ) Indolfo (2007) compreende que a vinculação entre a classificação e a avaliação documental é primordial para garantir o controle dos fluxos informacionais, o acesso e a disponibilização da informação.
( ) A teoria das três idades é representada, conforme elucida Medeiros e Amaral (2010), pelas fases estipuladas para o trânsito dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
Quanto ao arquivo e à sua documentação, julgue o item.
No arquivamento vertical, os documentos são colocados
ao lado ou atrás dos outros, o que possibilita uma
consulta mais ágil.
Quanto ao arquivo e à sua documentação, julgue o item.
No método numérico duplex, os temas são divididos em
classes e subclasses, sem limitação em relação à
abertura de novas classes.
Acerca da arquivologia, julgue o item.
Os arquivos correntes não poderão ser passados para o
arquivo permanente, de forma direta, sem que haja,
antes, o seu recolhimento ao arquivo intermediário.
Acerca de procedimentos administrativos e arquivo, julgue o item.
Entre os diversos tipos de correspondência, a interna é a
destinada a manter a comunicação entre setores ou
áreas de uma mesma organização.
A tabela de temporalidade e destinação final de documentos é um instrumento de destinação que determina os prazos de guarda documental, podendo ser utilizada independentemente do Código de Classificação de Documentos, pois são instrumentos autônomos.
Os métodos de arquivamento de conjuntos documentais permitem a escolha entre duas classes (básicos ou padronizados), mas serão determinados unicamente pela natureza documental.
O método alfabético deve seguir regras de alfabetação e, entre os métodos de arquivamento, ele é, desde que considere o nome como elemento principal, o mais simples.
No método geográfico para arquivamento de correspondências com outros países, alfabeta-se, necessariamente nesta ordem, o nome da capital, do país e, por fim, do correspondente.
Utilizando a metodologia por assunto, o arquivamento de conjuntos documentais recorre, primariamente, à classificação por espécie documental, tais como atas, correspondências, contratos e acordos.
Na metodologia de arquivamento por assunto, é possível, também, a adoção de métodos alfabéticos e numéricos.
O método de arquivamento denominado duplex permite a abertura ilimitada de classes, mas apresenta a desvantagem, caso não seja bem elaborado, com classes bem definidas, de que o arquivamento de documentos com o mesmo assunto possa ser realizado em mais de um lugar.
O valor dos documentos de arquivo pode ser permanente ou temporário e é estabelecido conforme suas finalidades e respectiva vigência, sejam elas administrativas, legais, fiscais ou informativas.
A classificação de documentos reflete as atividades executadas às quais ele se refere, bem como a estrutura organizacional e os assuntos por ele tratados. Assim, é correto afirmar que os métodos de classificação são divididos meramente em organizacional e por assunto.
De acordo com o grau de sigilo dos documentos, no momento da expedição e da tramitação, deverão ser adotados procedimentos específicos, como, por exemplo, o uso de envelopes duplos, de modo que, no envelope externo, conste a identificação do destinatário e a indicação do grau de sigilo.
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