Ao organizar documentos de um processo licitatório, o secretário legislativo destacou a importância de observar a tabela de temporalidade. Qual das práticas a seguir está alinhada com uma boa gestão documental?

O controle interno de documentos é uma prática essencial para garantir a organização, rastreabilidade e segurança das informações. Com base nesse contexto, marque a alternativa CORRETA: 

A função arquivística capaz de planejar que o suporte no qual será produzido o documento seja proporcionalmente adequado à importância da informação que será registrada, o que faz com que suportes mais resistentes sejam utilizados para a produção de documentos identificados anteriormente à produção como de guarda permanente, por exemplo, é a 

Considere a situação descrita abaixo e o trecho da tabela de temporalidade e destinação de documentos para as atividades finalísticas da Fiocruz apresentado a seguir.

Josué é arquivista e trabalha na Seção de Gestão Documental que integra a Vice-Diretora de Gestão da Qualidade do Instituto Nacional de Controle de Qualidade em Saúde (INCQS), uma unidade da Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz). A Seção de Gestão Documental é responsável pela guarda e preservação de documentos arquivísticos intermediários, apenas. No dia 01 de fevereiro de 2024, João recebeu do Núcleo de Inovação Tecnológica (NIT), subordinado à ViceDiretora de Ensino e Pesquisa do INCQS, alguns documentos arquivísticos, originais, devidamente acondicionados e identificados, acompanhados do termo de transferência e da listagem descritiva, a saber:

- 1 pedido de patente de vacina contra a Dengue, concedida em 25/01/2014, contendo a seguinte informação no canto superior direito: “Validade de 20 anos”.
- 1 dossiê contendo instruções e recomendações referentes à redação de pedido de patente de bioinseticida de combate à mosca-branca, com a seguinte anotação na capa: “Pedido de patente apresentado em 30/08/2022. Arquive-se.”
- 1 dossiê contendo um contrato cujo escopo é um acordo de transferência de tecnologia com uma empresa farmacêutica, para a fabricação de kits diagnóstico para Aids, datado de 15/01/2021 e encerrado em 15/01/2023; e o relatório final de acompanhamento do acordo estabelecido com o seguinte carimbo: “Aprovado em 30/01/2023”.
- 1 dossiê contendo orientações preliminares a respeito do acordo de transferência de tecnologia para o desenvolvimento de kits diagnósticos de leishmaniose com uma empresa internacional da área de biotecnologia, cujo contrato entrou em vigor no dia 31/01/2024.





Considerando a terminologia arquivística, o trecho da tabela de temporalidade e destinação de documentos , e a situação apresentados acima, analise as procedimentos a seguir:

I. O pedido de patente de vacina contra a Dengue somente deve ser transferido após 25/01/2034, pois se trata de um documento que se encontra na fase corrente.
II. O dossiê contendo instruções e recomendações referentes à redação de pedido de patente de bioinseticida de combate à mosca-branca deve ser imediatamente eliminado, pois o valor primário foi encerrado e o valor secundário não foi adquirido.
III. O dossiê contendo um contrato cujo escopo é um acordo de transferência de tecnologia com uma empresa farmacêutica, para a fabricação de kits diagnóstico para Aids deve ser recolhido, imediatamente, ao arquivo permanente, pois o contrato perdeu a vigência.
IV.O dossiê contendo orientações preliminares a respeito do acordo de transferência de tecnologia para o desenvolvimento de kits diagnósticos de leishmaniose com uma empresa internacional da área de biotecnologia deverá ser transferido imediatamente e deverá ser mantido na fase intermediária até 31/01/2029, quando, então, poderá ser eliminado.

Sobre os procedimentos a acima descritos, estão corretos, apenas:

Um documento é qualquer registo de informação, independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-lo. Assinale a alternativa incorreta.

Beatriz trabalha na expedição de correspondências. Ao finalizar uma correspondência, a etapa que ela deve realizar a seguir é:
Assinale a alternativa CORRETA:

Na destinação dos documentos prevista em uma tabela de temporalidade, configura-se a transferência, que pode assumir dois tipos. Aquela que ocorre em intervalos determinados, pode ser efetuada em uma etapa e ainda dentro de um período determinado é nomeada de:

Uma empresa de grande porte lida diariamente com a expedição de um volume significativo de correspondências comerciais, tanto internas quanto externas. Para garantir que todas as comunicações sejam enviadas corretamente, a equipe responsável precisa seguir procedimentos específicos de expedição, incluindo a escolha do meio de envio, o preenchimento adequado dos documentos e o acompanhamento do recebimento. Considerando as rotinas de expedição de correspondência, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) O protocolo de correspondências deve incluir o registro de todas as cartas enviadas, detalhando o destinatário, o remetente e a data de envio.
( ) A postagem registrada, como o Sedex ou carta registrada, oferece ao remetente um comprovante de entrega, garantindo que a correspondência foi recebida pelo destinatário.
( ) A expedição interna de correspondência, como circulares e memorandos, deve seguir o mesmo procedimento que as correspondências externas, incluindo postagem registrada.
( ) Correspondências de caráter confidencial devem ser enviadas com tratamento especial, como envelopes lacrados e serviços de entrega que garantam sigilo, como o Sedex Mundi.

Considerando as rotinas de expedição de correspondência, a sequência correta está em

De acordo com os conhecimentos adquiridos sobre os objetivos da gestão de documentos, assinale a alternativa INCORRETA: 

De acordo com a destinação final, após o arquivo intermediário, os documentos relativos à criação e atuação de órgãos colegiados e os documentos relativos à oferta de serviços de refeitórios, cantinas e copas devem ser, respectivamente,

No caso de documentos considerados permanentes nas TTDA de uma determinada instituição produtora, de acordo com a legislação, eles podem ser digitalizados visando viabilizar a produção, a tramitação e o acesso ao seu representante digital.

Nesse caso, o que será feito com os originais?

Procedimentos e operações técnicas de gestão arquivística são essenciais para o profissional arquivista, que deve fazer uso de instrumentos, tais como o Plano de Classificação, a Tabela de temporalidade e destinação e o Manual de gestão arquivística de documentos. Associe esses instrumentos com a sua finalidade.

I - Plano de Classificação

II - Tabela de temporalidade e destinação

III - Manual de gestão arquivística de documentos

P - Definição das categorias de usuários e das permissões de acesso e uso do sistema de gestão arquivística para produção, leitura, atualização e eliminação dos documentos.

Q - Objetiva estabelecer procedimentos regulares no tocante a produção, tramitação, arquivamento e destinação dos documentos arquivísticos, de acordo com as normas e a legislação vigente.

R - Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.

S - Instrumento arquivístico que determina prazos de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento e a eliminação de documentos.

As associações corretas são: 

Leia a situação hipotética abaixo e marque a alternativa INCORRETA:

Certo dia, Pedro Paulo, ao acessar o Instagram, viu uma postagem do IFMT (Oifmt oficial) informando que as inscrições do processo seletivo para o Curso de Eletricista de Sistemas de Energias Renováveis (instalador de sistemas fotovoltaicos), do Programa Qualifica Mais ENERGIFE, com duração de aproximadamente um semestre, estavam abertas e que os alunos selecionados receberiam uma bolsa de R$ 400,00 e material didático para frequentar o curso.

Muito animado com a notícia, Pedro Paulo imediatamente acessou o site do IFMT, fez a leitura das regras da seleção, efetuou a inscrição e se preparou para o processo seletivo. Algum tempo depois, na data fixada para divulgação do resultado, Pedro Paulo acessou novamente o site e viu que ficou classificado na 99º posição das 100 vagas disponíveis.

Com a notícia da aprovação, os pais e amigos de Pedro Paulo se reuniram no final de semana e fizeram um almoço especial em comemoração, pois sabiam que o curso no IFMT seria uma ótima oportunidade de melhorar a sua qualificação e de inserção no mercado de trabalho.

Na segunda-feira, Pedro Paulo foi um dos primeiros a comparecer na Secretaria Escolar do IFMT/Campus Cuiabá - Cel. Octayde Jorge da Silva, onde apresentou os documentos exigidos e efetuou a matrícula. Após iniciadas as aulas, Pedro Paulo se dedicou ao máximo ao curso, fez grandes amizades com os colegas da turma, com os servidores da Instituição e demais colaboradores. Adorava as aulas práticas de montagem de sistemas fotovoltaicos e sobre os estudos de viabilidade de negócio.

Ao final, Pedro Paulo concluiu o curso com excelentes notas e foi considerado um dos cinco melhores alunos da turma. Diante do bom desempenho no curso e mesmo antes de receber o Certificado de Conclusão do Curso, ele foi contratado por uma das grandes empresas da região (Sol&Sol Energia Solar), porém foi-lhe exigida a apresentação do comprovante de conclusão do curso.

Tempos depois, a Diretoria da Sol&Sol Energia Solar, muito satisfeita com o profissionalismo e conhecimento técnico do Pedro Paulo, ofereceu-lhe a oportunidade de assumir o cargo de supervisor, mas com a condição de que continuasse a estudar. Com a proposta, ele não pensou duas vezes e, assim que o IFMT noticiou a abertura de um novo processo seletivo, Pedro Paulo fez a sua inscrição, mas agora para o Curso de Graduação em Engenharia Elétrica do Campus Cuiabá.

Fontes: Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto n. 10.278/2020, 2021. Disponível em: https://www.gov.br/conarg/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/publicacoes-conarg. Arquivo Nacional. Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFEs. Disponível em https:/Awww.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-l /codigo-de-classificacaoe-tabela-de-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-de-arquivo/copy of portaria n0922011 tabela de temporalidade e destinao.pdf IFMT, Manual de Redação Oficial, Cuiabá: IFMT, 2018.

Em relação à gestão e técnicas arquivísticas, analise as proposições abaixo:

I. A Tabela de Temporalidade e de Destinação de Documentos - TTDD é um instrumento arquivístico que tem por objetivo definir os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, com vistas a garantir o acesso a informação.

Il. Informação com restrição de acesso é aquela que, devido ao processo de classificação de sigilo, tem acesso proibido, pelo seu caráter secreto ou ultrasecreto. Somente os envolvidos pela guarda e classificação podem ter acesso aos documentos classificados como restritos.

Ill. Documento digitalizado é o documento digital criado originariamente em meio eletrônico. Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto n. 10.278/2020, 2021. Disponivel em: https://www.gov.br/conarg/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/publicacoes-conarg.

Está(do) CORRETA(S) a(s) assertiva(s):