Uma empresa de grande porte lida diariamente com a expedição de um volume significativo de correspondências comerciais, tanto internas quanto externas. Para garantir que todas as comunicações sejam enviadas corretamente, a equipe responsável precisa seguir procedimentos específicos de expedição, incluindo a escolha do meio de envio, o preenchimento adequado dos documentos e o acompanhamento do recebimento. Considerando as rotinas de expedição de correspondência, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) O protocolo de correspondências deve incluir o registro de todas as cartas enviadas, detalhando o destinatário, o remetente e a data de envio.
( ) A postagem registrada, como o Sedex ou carta registrada, oferece ao remetente um comprovante de entrega, garantindo que a correspondência foi recebida pelo destinatário.
( ) A expedição interna de correspondência, como circulares e memorandos, deve seguir o mesmo procedimento que as correspondências externas, incluindo postagem registrada.
( ) Correspondências de caráter confidencial devem ser enviadas com tratamento especial, como envelopes lacrados e serviços de entrega que garantam sigilo, como o Sedex Mundi.

Considerando as rotinas de expedição de correspondência, a sequência correta está em

De acordo com os conhecimentos adquiridos sobre os objetivos da gestão de documentos, assinale a alternativa INCORRETA: 

De acordo com a destinação final, após o arquivo intermediário, os documentos relativos à criação e atuação de órgãos colegiados e os documentos relativos à oferta de serviços de refeitórios, cantinas e copas devem ser, respectivamente,

No caso de documentos considerados permanentes nas TTDA de uma determinada instituição produtora, de acordo com a legislação, eles podem ser digitalizados visando viabilizar a produção, a tramitação e o acesso ao seu representante digital.

Nesse caso, o que será feito com os originais?

Procedimentos e operações técnicas de gestão arquivística são essenciais para o profissional arquivista, que deve fazer uso de instrumentos, tais como o Plano de Classificação, a Tabela de temporalidade e destinação e o Manual de gestão arquivística de documentos. Associe esses instrumentos com a sua finalidade.

I - Plano de Classificação

II - Tabela de temporalidade e destinação

III - Manual de gestão arquivística de documentos

P - Definição das categorias de usuários e das permissões de acesso e uso do sistema de gestão arquivística para produção, leitura, atualização e eliminação dos documentos.

Q - Objetiva estabelecer procedimentos regulares no tocante a produção, tramitação, arquivamento e destinação dos documentos arquivísticos, de acordo com as normas e a legislação vigente.

R - Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.

S - Instrumento arquivístico que determina prazos de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento e a eliminação de documentos.

As associações corretas são: 

Leia a situação hipotética abaixo e marque a alternativa INCORRETA:

Certo dia, Pedro Paulo, ao acessar o Instagram, viu uma postagem do IFMT (Oifmt oficial) informando que as inscrições do processo seletivo para o Curso de Eletricista de Sistemas de Energias Renováveis (instalador de sistemas fotovoltaicos), do Programa Qualifica Mais ENERGIFE, com duração de aproximadamente um semestre, estavam abertas e que os alunos selecionados receberiam uma bolsa de R$ 400,00 e material didático para frequentar o curso.

Muito animado com a notícia, Pedro Paulo imediatamente acessou o site do IFMT, fez a leitura das regras da seleção, efetuou a inscrição e se preparou para o processo seletivo. Algum tempo depois, na data fixada para divulgação do resultado, Pedro Paulo acessou novamente o site e viu que ficou classificado na 99º posição das 100 vagas disponíveis.

Com a notícia da aprovação, os pais e amigos de Pedro Paulo se reuniram no final de semana e fizeram um almoço especial em comemoração, pois sabiam que o curso no IFMT seria uma ótima oportunidade de melhorar a sua qualificação e de inserção no mercado de trabalho.

Na segunda-feira, Pedro Paulo foi um dos primeiros a comparecer na Secretaria Escolar do IFMT/Campus Cuiabá - Cel. Octayde Jorge da Silva, onde apresentou os documentos exigidos e efetuou a matrícula. Após iniciadas as aulas, Pedro Paulo se dedicou ao máximo ao curso, fez grandes amizades com os colegas da turma, com os servidores da Instituição e demais colaboradores. Adorava as aulas práticas de montagem de sistemas fotovoltaicos e sobre os estudos de viabilidade de negócio.

Ao final, Pedro Paulo concluiu o curso com excelentes notas e foi considerado um dos cinco melhores alunos da turma. Diante do bom desempenho no curso e mesmo antes de receber o Certificado de Conclusão do Curso, ele foi contratado por uma das grandes empresas da região (Sol&Sol Energia Solar), porém foi-lhe exigida a apresentação do comprovante de conclusão do curso.

Tempos depois, a Diretoria da Sol&Sol Energia Solar, muito satisfeita com o profissionalismo e conhecimento técnico do Pedro Paulo, ofereceu-lhe a oportunidade de assumir o cargo de supervisor, mas com a condição de que continuasse a estudar. Com a proposta, ele não pensou duas vezes e, assim que o IFMT noticiou a abertura de um novo processo seletivo, Pedro Paulo fez a sua inscrição, mas agora para o Curso de Graduação em Engenharia Elétrica do Campus Cuiabá.

Fontes: Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto n. 10.278/2020, 2021. Disponível em: https://www.gov.br/conarg/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/publicacoes-conarg. Arquivo Nacional. Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFEs. Disponível em https:/Awww.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-l /codigo-de-classificacaoe-tabela-de-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-de-arquivo/copy of portaria n0922011 tabela de temporalidade e destinao.pdf IFMT, Manual de Redação Oficial, Cuiabá: IFMT, 2018.

Em relação à gestão e técnicas arquivísticas, analise as proposições abaixo:

I. A Tabela de Temporalidade e de Destinação de Documentos - TTDD é um instrumento arquivístico que tem por objetivo definir os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, com vistas a garantir o acesso a informação.

Il. Informação com restrição de acesso é aquela que, devido ao processo de classificação de sigilo, tem acesso proibido, pelo seu caráter secreto ou ultrasecreto. Somente os envolvidos pela guarda e classificação podem ter acesso aos documentos classificados como restritos.

Ill. Documento digitalizado é o documento digital criado originariamente em meio eletrônico. Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto n. 10.278/2020, 2021. Disponivel em: https://www.gov.br/conarg/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/publicacoes-conarg.

Está(do) CORRETA(S) a(s) assertiva(s):

Assinale a alternativa que indica o método recomendado para o descarte de documentos sem valor administrativo ou histórico.

Assinale a alternativa em que são apontadas corretamente as etapas das rotinas de expedição de correspondências:

Durante as etapas do protocolo, os documentos têm que ser verificados, numerados e datados, sendo que as cópias ficam no setor de protocolo e os originais são encaminhados a seu destinatário.

A etapa de entrega dos documentos para destinatários que não fazem parte da estrutura da instituição chama-se:

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o termo “destinação” tem a seguinte definição:

Em relação à destinação final dos documentos do Poder Judiciário, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Os documentos permanentes devem ser definitivamente preservados no suporte original de criação.

( ) A amostra estatística representativa do conjunto documental destinado à eliminação é de guarda permanente.

( ) No Poder Judiciário, os documentos processuais de guarda permanente são distintos dos documentos históricos da instituição.

( ) Documentos recolhidos ao arquivo permanente podem ser objeto de nova solução de destinação, uma vez que já constituem acervo histórico.

A sequência está correta em

Ana ocupa um lugar administrativo em uma prefeitura. Uma de suas principais responsabilidades é gerenciar a correspondência que chega no setor, incluindo a recepção, o encaminhamento e o arquivamento de documentos.

Assinale a alternativa correta com base nas responsabilidades de Ana.

A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização

No caso de um acervo composto de documentos públicos, a tabela de temporalidade do órgão precisa ser aprovada pela(o): 

Coutore (1999) elucida que a avaliação documental é uma das características mais distintas da Arquivística contemporânea, uma vez que as decisões tomadas na criação, aquisição, classificação, descrição, disseminação e conservação dos arquivos são oriundas desse processo. De acordo com a avaliação documental, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas. ( ) Os valores inerentes aos documentos públicos modernos, conforme Schellenberg (2006), são divididos em duas categorias: valores primários (para outras entidades e utilizadores privados) e os valores secundários (inerentes à própria entidade onde se originam).
( ) O instrumento gerado pelo processo de avaliação é o Código de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos.
( ) Avaliação, no âmbito dos arquivos, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, é o processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação em razão dos valores que lhes são atribuídos.
( ) O valor secundário, de acordo com Schellenberg (2006), possui dois aspectos: valor probatório e informativo.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é: 

 Qual é o termo utilizado quando o documento é entregue a um destinatário externo à instituição: