Um servidor do setor administrativo do Ministério Público do Estado do Espírito Santo (MPES) foi designado para organizar os documentos acumulados em sua unidade.
Ao analisar o acervo, identificou três grupos: o primeiro contém processos administrativos encerrados há mais de dez anos, sem previsão de consulta futura, cujo prazo de guarda já se esgotou conforme a tabela de temporalidade; o segundo reúne documentos relativos à criação e à estrutura organizacional do MPES, considerados de valor histórico; e o terceiro contém processos em andamento, consultados diariamente pela equipe.
Sobre a destinação correta de cada grupo, assinale a afirmativa correta. 

Segundo o CONARQ, a destinação final dos documentos pode consistir em:

No âmbito da gestão documental, a teoria das três idades estabelece que os documentos passam por diferentes estágios de arquivamento de acordo com o seu valor e frequência de uso.

Com base nas definições técnicas fornecidas, julgue os itens a seguir como Verdadeiros (V) ou Falsos (F):

( ) O Arquivo Corrente é o conjunto de documentos que foram produzidos e estão em tramitação, cumprindo a função para que foram criados, razão pela qual os documentos são mantidos junto às unidades produtoras.

( ) O Arquivo Intermediário é composto por documentos de guarda definitiva que permanecem em uso contínuo pelas unidades produtoras em razão de sua elevada frequência de consulta administrativa.

( ) Designa-se como arquivo permanente conjunto de documentos arquivísticos mantidos de forma definitiva conforme estabelecido em tabela de temporalidade e destinação de documentos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

A arquivologia organiza o tratamento técnico dos documentos produzidos e recebidos pelas instituições no curso de suas atividades, articulando a classificação, a avaliação e a conservação dos acervos documentais. Acerca do assunto, registre V, para as afirmativas verdadeiras, e F, para as falsas:

(__)Os arquivos correntes reúnem documentos em curso ou de uso frequente pela administração, mantidos próximos aos setores produtores em razão da consulta constante para o desempenho das atividades cotidianas.

(__)A teoria das três idades classifica os documentos arquivísticos em correntes, intermediários e permanentes, com critérios distintos de frequência de uso e de valor administrativo, fiscal, legal ou histórico associados.

(__)A tabela de temporalidade documental estabelece os prazos de guarda dos documentos em cada fase de seu ciclo de vida, indicando a destinação final entre a eliminação e a guarda permanente após a avaliação.

(__)Os documentos arquivísticos correntes destinam-se à guarda permanente em razão do valor histórico que adquirem ao longo do tempo, independentemente da avaliação posterior conduzida pela comissão competente do órgão.


Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo:

A legislaÇão nacional consagra as idades documentais e suas destinaçoes, determinando fluxos específicos para os arquivos públicos. Consideram-se documentos ___________ aqueles que, não sendo de uso corrente nos orgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua ________ ou recolhimento para guarda __________.

Preenche, CORRETA e respectivamente, as lacunas. 

“É possível, agora, concluir que todos os documentos serão obrigatoriamente correntes. Há uma probabilidade muito grande de eles passarem pela fase intermediária, de forma a aguardar prazos administrativos e legais. E, certamente, poucos conseguirão viver eternamente de forma perpétua. 
(Tiago e Reis, 2013, p 35).
De acordo com o trecho, é CORRETO afirmar que:

Leia o trecho e considere a lacuna a seguir: 

O arquivo ______________ é o conjunto de documentos de uso pouco frequente, originados dos arquivos correntes que aguardam sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.

Assinale a alternativa que completa CORRETAMENTE a lacuna acima.

Sobre a Tabela de Temporalidade de documentos escolares, assinale a alternativa que indica CORRETAMENTE um documento de guarda permanente:

Concluída a avaliação das séries documentais, a comissão precisa consolidar, para cada série, o prazo de permanência em cada fase e a destinação ao fim do prazo. Um servidor afirma que o código de classificação já cumpre essa função. Com base no enunciado, o instrumento que consolida CORRETAMENTE essa decisão é: 

No arquivo da Secretaria de Saúde, um conjunto de processos de inventário e de notas fiscais cumpriu o prazo na fase intermediária, deixou de servir à rotina administrativa e teve a guarda permanente definida na avaliação documental. Considerando que o almoxarife precisa indicar a operação que dará a esse conjunto o seu destino na fase seguinte, a operação arquivística CORRETAMENTE aplicável deve ser: 

O setor de protocolo de uma câmara municipal passou por auditoria que identificou as seguintes práticas: documentos recebidos eram encaminhados diretamente aos setores destinatários sem registro de entrada; expedientes externos eram enviados sem comprovante de expedição; documentos com prazo de guarda encerrado eram eliminados sem listagem de eliminação nem publicação em diário oficial; e processos administrativos em tramitação eram consultados por servidores de setores não envolvidos, sem qualquer controle de acesso.

Julgue as afirmativas a seguir como V, para verdadeiro ou F, para Falso:

(__)O registro de entrada de documentos no protocolo é procedimento obrigatório que garante a rastreabilidade dos expedientes, a comprovação do recebimento e o controle da tramitação, sendo irregular o encaminhamento direto sem o devido registro e formalização no sistema de protocolo.

 

(__)A expedição de documentos sem comprovante de envio é procedimento admissível para comunicações de baixa relevância administrativa, desde que o conteúdo do documento esteja arquivado nos sistemas do órgão e possa ser reproduzido em caso de contestação pelo destinatário.

(__)A eliminação de documentos públicos exige, além do cumprimento do prazo previsto na tabela de temporalidade, a elaboração de listagem de eliminação e, quando aplicável, a publicação de edital no veículo oficial de imprensa, assegurando transparência e controle sobre o descarte do acervo público.

(__)O controle de acesso a processos administrativos em tramitação é medida de segurança documental que protege a integridade dos expedientes e restringe a consulta aos servidores diretamente envolvidos ou autorizados, sendo irregular o acesso irrestrito por servidores de setores alheios à tramitação.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

O Secretário elabora relatórios e expedientes administrativos baseados nos instrumentos de gestão documental. Os documentos escolares transitam e, após perderem a vigência administrativa corrente, podem ser guardados temporariamente antes do descarte. Considerando isso, analise as assertivas abaixo e julgue-as em Verdadeiras (V) ou Falsas (F):

( ) A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é um instrumento arquivístico que estabelece os prazos de guarda dos arquivos e sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).
( ) O plano de classificação de documentos atribui codigos estruturados aos assuntos para padronizar o arquivamento das pastas dos estudantes.
( ) Fica sujeito a responsabilidade administrativa aquele que destruir documentos de valor permanente considerados como de interesse público e social.

Qual alternativa preenche, CORRETAMENTE, de cima para baixo, os parênteses acima?

Conforme o cronograma de atividades da secretaria, o Secretário arquiva e avalia papéis institucionais. Considerando que, de acordo com os princípios da arquivologia, há documentos que aguardam destinação final, pode-se afirmar que: 

Durante auditoria interna em uma prefeitura municipal, constatou-se que o setor administrativo havia adotado o procedimento de eliminar cópias físicas de documentos imediatamente após sua digitalização, sem observância de qualquer critério legal ou normativo. Paralelamente, identificou-se que os documentos digitalizados não possuíam certificação digital nem metadados de autenticidade, e que o sistema de gestão documental utilizado não garantia a integridade dos arquivos ao longo do tempo. A situação foi agravada pelo fato de que parte dos documentos eliminados ainda se encontrava na fase corrente, com tramitação em curso e prazos administrativos não encerrados.

Considerando os fundamentos da gestão documental física e digital à luz da Lei nº 8.159/1991 e das diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), assinale a alternativa correta: 

A gestão documental organiza o ciclo de vida dos documentos públicos, da produção à destinação final. Sobre o tema, assinale a alternativa CORRETA.

Para evitar o acúmulo desnecessário de papel e organizar o fluxo documental, as instituições utilizam um instrumento aprovado por autoridade competente que define os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Esse instrumento é denominado 

Uma das características do arquivamento intermediário é 

A autorização para eliminação de documentos que não constam da tabela de temporalidade e destinação de documentos aprovada cabe 

Analise as afirmações sobre a gestão de documentos e assinale a alternativa que apresenta o erro técnico:

Na prefeitura de um município de médio porte, o servidor José é responsável pela avaliação e organização de arquivos e acompanhamento do processo de eliminação de parte do acervo, como parte integrante e final do processo de gestão arquivística. Durante os trabalhos, foram adotados procedimentos formais de seleção, elaboração de listagem, publicação de edital e execução da eliminação. Com base na situação hipotética e, ainda, nas normas relativas à organização e eliminação de acervos documentais, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) A eliminação consiste na destruição de documentos avaliados como sem valor para guarda permanente, devendo ser precedida de seleção fundamentada em critérios definidos na tabela de temporalidade.

( ) A seleção pode incluir amostragem documental, observadas orientações da instituição arquivística pública competente, com o objetivo de preservar parte do conjunto para fins informativos ou administrativos.

( ) A listagem de eliminação de documentos registra informações como identificação do órgão, códigos dos conjuntos documentais, datas-limite correspondentes e quantificação.

( ) O edital de ciência de eliminação de documentos é elaborado para registro interno, dispensando publicação oficial.

A sequência está correta em: