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I - Podem-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto. O direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se encontra arquivado, sendo exemplos, os métodos alfabético e geográfico.
II - O método indireto de arquivamento é aquele que para se localizar um documento, é necessário consultar um índice ou um código, tendo como exemplos, métodos numérico e ideográfico.
III - No método alfabético para arquivamento, as fichas ou pastas de documentos são dispostas rigorosamente na ordem alfabética, por meio de guias divisórias com as respectivas letras, devendo também ser respeitadas as normas gerais para a alfabetação.
IV - Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número, a escolha deve recair sobre o método numérico.
V - O método geográfico consiste em organizar a documentação de acordo com lugares e regiões geográficas, ou seja, os documentos são arquivados conforme seu local de produção ou sua procedência. É recomendável que, em caso de organização de nomes de cidades, esta seja realizada iniciando-se pela capital e, em seguida, por ordem alfabética das demais cidades.
VI - No método ideográfico, a organização é feita pelo assunto dos documentos. O método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser alfabético ou numérico. Tais categorias podem ser subdivididas, por sua vez, em dicionário ou enciclopédico - no caso da divisão alfabética - ou decimal ou duplex, no caso da divisão numérica.
VII - Para ser eficientemente aplicado, o método de arquivamento por assunto exige a interpretação dos documentos e grande conhecimento das atividades empresariais.
Após a análise, pode-se afirmar:
( ) Antes de ser implantado o programa de gestão documental na instituição faz-se necessário, primeiramente, o planejamento do sistema de administração dos seus arquivos.
( ) Um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou à descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. É nesse momento de planejamento que cada instituição deve definir se os arquivos serão descentralizados - reunidos num arquivo central - ou centralizados - arquivados nos diversos setores institucionais.
( ) Os arquivos setoriais são aqueles localizados nos próprios setores em que são gerados os documentos. Os arquivos gerais ou centrais são aqueles que se destinam a receber os documentos correntes provenientes de vários setores institucionais.
( ) O arquivo corrente é aquele que possui, em seu conjunto, documentos que são consultados de modo frequente e que, geralmente, estão em fase de intensa tramitação.
( ) Para que o arquivo corrente seja bem gerenciado, recomenda-se que cada departamento constituinte da instituição siga normas e procedimentos padronizados quanto ao tratamento desses tipos de arquivos, a partir do planejamento e da implementação do programa de gestão documental na organização.
( ) Os depósitos de documentos intermediários geralmente são centralizados. Os documentos advindos dos setores organizacionais, via transferência, são retidos principalmente por razões legais, de acordo com prazos prescricionais e precaucionais.
( ) Mesmo arquivados em local distinto daquele em que foram criados, os documentos em arquivo intermediário continuam sendo propriedade do departamento que os gerou. Assim, os documentos só poderão ser acessados por tais setores, ou só poderão ser consultados por terceiros após a autorização daquelas unidades organizacionais.
I - Ser precipitado nas conclusões e decisões.
II - Cumprimentar a todos.
III - Tratar as pessoas pelo nome.
IV - Criticar os atos e as ideias dos outros.
V - Agir com falsidade.
VI - Elogiar as realizações de seus colaboradores.
VII - Ter cuidado com gestos e expressões, pois muitas vezes, mesmo sem palavras, pode se magoar as pessoas.
VIII - Utilizar sarcasmo e a gozação.
Após a análise, pode-se afirmar:
I - Na redação oficial, quem comunica é sempre o serviço público (este/esta ou aquele/aquela Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção); o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; e o destinatário dessa comunicação é o público, uma instituição privada ou outro órgão ou entidade pública, do Poder Executivo ou dos outros Poderes. Além disso, deve-se considerar a intenção do emissor e a finalidade do documento, para que o texto esteja adequado à situação comunicativa.
II - A necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e nos expedientes oficiais decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações; de outro, de sua finalidade.
III - Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de caráter normativo, ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o funcionamento dos órgãos e entidades públicos, o que só é alcançado se, em sua elaboração, for empregada a linguagem adequada. O mesmo se dá com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de informar com clareza e objetividade.
IV - A redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige comunicações oficiais e atos normativos.
V - A redação oficial não é necessariamente árida e contrária à evolução da língua. É que sua finalidade básica – comunicar com objetividade e máxima clareza – impõe certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular etc.
VI - A redação oficial deve caracterizar-se por: clareza e precisão; subjetividade; concisão; coesão e coerência; pessoalidade; formalidade e padronização; e uso da norma padrão da língua portuguesa.
Após a análise, pode-se afirmar:
I - É o instrumento utilizado para o registro expositivo dos fatos e das deliberações ocorridos em uma reunião, sessão ou assembleia.
II - Sua estrutura é composta pelo 1. Título - NOME DO DOCUMENTO. Em se tratando de documentos elaborados sequencialmente, indicar o respectivo número da reunião ou sessão, em caixa alta; e 2. Texto.
III - O texto do documento deve incluir: a) Preâmbulo – registro da situação espacial e temporal e participantes; b) Registro dos assuntos abordados e de suas decisões, com indicação das personalidades envolvidas, se for o caso; e c) Fecho – termo de encerramento com indicação, se necessário, do redator, do horário de encerramento, de convocação de nova reunião etc.
IV - O documento será assinado e/ou rubricado por todos os presentes à reunião ou apenas pelo Presidente e Relator, dependendo das exigências regimentais do órgão.
V - O texto apresenta-se seguidamente, sem parágrafos, ocupando cada linha inteira, sem espaços em branco ou rasuras, para evitar fraudes.
Após a análise das sentenças, tais características referem-se a:
1ª COLUNA
1 - Produção de documentos.
2 - Utilização de documentos.
3 - Avaliação e Destinação de documentos.
2ª COLUNA
( ) Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
( ) Geralmente considerada a mais complexa das três fases da gestão de documentos, desenvolve-se mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
( ) Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão. Nesta fase, deve-se intervir nos processos de geração dos documentos organizacionais, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. São projetados também modelos de formulários e demais documentos que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com as necessidades dos órgãos. Evita-se, portanto, a proliferação de documentos inúteis ou de duplicatas, de modo a otimizar e disciplinar também os serviços de reprografia e automação arquivística.
Após a associação, a sequência CORRETA, respectivamente, é:
I - Licitação é um processo administrativo utilizado pela administração pública para selecionar a proposta menos vantajosa para a contratação de bens, serviços ou obras, por meio de não concorrência entre os interessados em fornecer ou prestar tais serviços.
II - A obrigação de licitar está prevista na Constituição Federal de 1988, que determina que as contratações de serviços, obras, compras e alienações da administração pública devem ser realizadas por meio de licitação, ressalvadas como garantidas em lei.
III - A Lei de Licitações (Lei 14.133/21) também estabelece a obrigatoriedade de licitação para as contratações realizadas pela administração pública, salvo nos casos de dispensa e inexigibilidade de licitação previstas na própria lei.
Após a análise, pode-se afirmar:
I - A carta comercial é meio de comunicação muito utilizado na indústria e comércio, com o objetivo de iniciar, manter ou encerrar transações.
II - É a comunicação escrita, acondicionada em envelope (ou semelhante) e endereçada a uma ou várias pessoas.
III - É necessário que a linguagem adotada seja clara, simples, objetiva, concreta (não pode ser inespecífica, vaga) e correta.
IV - Na correspondência comercial, o conteúdo da mensagem deve ser sempre significativo para o receptor, ir ao encontro de seu interesse, de suas necessidades.
V - Uma correspondência motiva o leitor a prosseguir na leitura quando apresenta imprevisibilidade na mensagem, isto é, quando rompe com as expectativas do leitor.
VI - O estilo floreado, carregado de adjetivos é adequado à carta comercial.
Após a análise, pode-se afirmar:
I - O usuário/cidadão espera que o servidor que o atenda detenha informações detalhadas sobre o funcionamento da instituição e do setor que ele procurou.
II - É importante que o servidor identifique as necessidades do usuário e trate o problema ou encaminhe para o setor responsável pela análise da questão.
III - É importante que o usuário/cidadão seja tratado de forma ética e respeitosa, sem diferença de tratamento por sua condição social, física ou cultural.
IV - Preferencialmente, trate o usuário pelo nome.
V - Não realizar outras atividades enquanto o estiver atendendo.
VI - Estar atento à condição física do usuário (ofereça ajuda especial aos idosos e às pessoas com deficiência).
Após a análise, pode-se afirmar:
I - No âmbito das aquisições públicas, a assinatura do contrato representa a formalização do vínculo entre a Administração Pública e uma outra parte (licitante ou vencedor) para contratação do objeto que soluciona a necessidade que deu origem à contratação, após a correta execução do procedimento de contratação previsto em lei.
II - Os contratos administrativos podem ser entendidos como acordos celebrados pela Administração Pública com o objetivo de atender ao interesse público por meio de fornecimentos de bens, serviços, locações e obras de um particular (pessoa física ou jurídica).
III - Os contratos administrativos são regidos pelo direito administrativo, ostentam o caráter público e possuem como marca fundamental a existência da Administração Pública em um dos polos da relação jurídica.
IV - O regime jurídico dos contratos administrativos confere prerrogativas à Administração, denominado pela doutrina de cláusulas exorbitantes, que são consubstanciadas no princípio da supremacia do interesse público sobre o privado.
Após a análise, pode-se afirmar:
I - Ética é muito além do cumprimento das leis, pois envolve agir de forma justa, honesta, transparente e comprometida com o interesse coletivo.
II - A ética no serviço público está relacionada à responsabilidade moral do servidor diante da sociedade.
III - Cada ato administrativo deve refletir respeito à coletividade, comprometimento com o bem comum e zelo pela coisa pública.
IV - Ser ético significa fazer o que é correto mesmo quando ninguém está observando, tomando decisões que priorizem o interesse particular acima de conveniências públicas, políticas ou corporativas.
V - Um servidor que se recusa a favorecer um parente em um processo seletivo interno demonstra postura ética e respeito à impessoalidade.
Após a análise, pode-se afirmar: