Em um órgão público, um servidor é responsável pela expedição de correspondências e documentos. Durante suas atividades diárias, ele precisa garantir que todos os documentos sejam encaminhados de forma adequada e dentro dos prazos estabelecidos. Considerando as rotinas de expedição, é correto afirmar que:

Assinale a opção em que é citada uma técnica de preservação digital.  

Sistema informatizado de gestão de documentos é  

Assinale a opção que identifica corretamente uma fase da gestão de documentos. 

Os documentos considerados permanentes da CAESB deverão ser recolhidos ao 

Assinale a opção que corresponde à sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização de documentos.

Assinale a opção cujo termo indica a entidade coletiva, pessoa ou família acumuladora de arquivo.  

No setor público, o protocolo e registro de documentos são essenciais para garantir a organização e a transparência na gestão administrativa. Para manter o fluxo de trabalho eficiente e de acordo com a legislação, o servidor deve seguir normas específicas para registrar e tramitar documentos. Analise as três afirmações abaixo sobre protocolo e registro de documentos no setor público:

I. O protocolo de documentos no setor público deve ser feito de forma informal, com o objetivo de garantir agilidade no recebimento e encaminhamento, sem a necessidade de seguir regras rigorosas de classificação.

II. O servidor público responsável pelo protocolo deve registrar a entrada e saída dos documentos, garantindo que cada um seja devidamente identificado com data, número de protocolo, remetente e destinatário, seguindo as normas estabelecidas pelo órgão.

III. A numeração sequencial dos documentos não é importante, desde que o servidor registre as informações básicas, como nome e assunto do documento, sem a necessidade de um controle detalhado.

Assinale a alternativa correta: 

Relacione corretamente os métodos de arquivamento da primeira coluna 1, com suas respectivas características descritas na coluna 2:

Coluna 1 − Método de Arquivamento

1. Alfabético.

2. Numérico.

3. Geográfico.

4. Cronológico.

Coluna 2 − Característica

(__) Sequência baseada no dia, mês e ano dos documentos.

(__) Organização conforme a inicial dos nomes de pessoas ou empresas.

(__) Separação dos documentos por região, cidade ou estado.

(__) Identificação por meio de números atribuídos de forma progressiva. A sequência correta         

A preservação e a conservação de documentos de arquivo são práticas essenciais para garantir a longevidade e a integridade das informações registradas ao longo do tempo. Enquanto a preservação envolve medidas preventivas que visam proteger os documentos contra agentes de deterioração físicos, químicos e biológicos, a conservação se refere às ações diretas aplicadas para reparar ou estabilizar materiais já danificados. Essas práticas são fundamentais para manter o valor histórico, legal e administrativo dos documentos, assegurando seu acesso pelas gerações futuras. Ambiente controlado, manuseio adequado e políticas de conservação bem definidas são elementos-chave nesse processo. Sobre a preservação e a conservação de documentos de arquivo, uma das principais causas da deterioração química dos documentos em papel nos acervos de arquivos é: 

Ao desenvolver seu trabalho, o arquivista do protocolo se encontra desempenhando uma função essencial no controle e organização dos documentos. Considerando os princípios da arquivologia e os procedimentos de gestão documental, assinale a alternativa que descreve corretamente a principal função do protocolo.

Os princípios arquivísticos são normas fundamentais que orientam a organização e a gestão de arquivos, essenciais para diferenciar a Arquivologia de outras ciências documentais, como a Biblioteconomia.
(BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes. Tratamento documental. 2. ed. rev. e aum. Rio de Janeiro: FGV, 2004.)

Considerando os princípios arquivísticos, assinale a afirmativa INCORRETA.

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 140), protocolo é o “serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos”. Com base nas boas práticas de protocolo e gestão documental na administração pública, assinale a alternativa INCORRETA.

Segundo Heloísa Liberalli Bellotto, a etapa de tratamento documental no ciclo de vida dos documentos arquivísticos abrange uma série de procedimentos técnicos que se relacionam diretamente com a racionalização da produção e do uso da informação.
(BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes. Tratamento documental. 2. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004.)

De acordo com o contexto, sobre o que representa uma compreensão crítica e integrada sobre o papel do preparo, preenchimento e tratamento de documentos, assinale a alternativa INCORRETA.

Em um órgão público, o setor de Protocolo é responsável por organizar o fluxo de entrada e saída de documentos, garantindo que cada etapa, da recepção à distribuição, seja realizada com segurança e eficiência. Considerando esse cenário, analise as afirmativas a seguir e registre V, para as verdadeiras, e F, para as falsas:

(__) A recepção consiste na entrada de documentos na instituição, devendo ser feita com conferência dos dados essenciais e verificação de integridade.
(__) A classificação de documentos se refere à definição do grau de sigilo do conteúdo, sendo uma etapa exclusiva do setor de segurança institucional.
(__) O registro corresponde à anotação sistemática dos dados do documento recebido, como data de entrada, origem, assunto e destino.
(__) A distribuição consiste no envio dos documentos aos setores responsáveis para análise ou providências, conforme a natureza e o conteúdo do material.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

Em um órgão público, o setor de protocolo é responsável por garantir que todos os documentos recebidos sejam corretamente tratados antes de serem encaminhados aos setores competentes. Certa manhã, a servidora responsável identificou os seguintes casos:

• Um envelope com documentação sigilosa, sem identificação clara do remetente, mas endereçado diretamente ao setor jurídico.
• Um ofício externo com assunto genérico, endereçado à presidência, porém com conteúdo de interesse da área técnica.
• Um memorando interno enviado por e-mail, mas posteriormente impresso para arquivamento e distribuição.
• Um processo físico com prazos administrativos já em andamento, mas que chegou sem número de protocolo.

Com base nas boas práticas de gestão documental e nas etapas do protocolo, avalie as medidas mais adequadas que a servidora deve adotar: 

A Secretaria de Educação de um município está reorganizando seus documentos para atender às exigências de auditoria e preservar sua memória institucional. Para isso, uma equipe foi designada para revisar os seguintes conjuntos documentais:

• Conjunto A, listas de presença e atas de reuniões pedagógicas de 2024, ainda em uso para planejamento de 2025.
• Conjunto B, contratos com prestadores de serviço encerrados há dois anos, com prazo legal de guarda de cinco anos.
• Conjunto C, o primeiro Plano Municipal de Educação, datado de 1995, e documentos relacionados à fundação das escolas públicas locais.

Com base nos conceitos arquivísticos, classifique corretamente os conjuntos A, B e C, respectivamente, quanto ao tipo de arquivo:

Durante uma auditoria interna em uma repartição pública, foram identificados diversos problemas relacionados à organização física do acervo documental: pastas rasgadas, etiquetas ilegíveis, dificuldade de localização de documentos com frequência de uso elevado e desorganização no interior das caixas arquivo. Como medida corretiva, a equipe administrativa foi orientada a revisar os acessórios de arquivamento utilizados, promovendo maior eficiência, conservação dos documentos e facilidade de acesso. Considerando as boas práticas de arquivística, analise as ações abaixo:

I. Substituir pastas danificadas por pastas suspensas com etiquetas padronizadas, para garantir durabilidade e melhor identificação visual.
II. Adotar o uso de divisórias internas e separadores alfabéticos ou numéricos, facilitando a ordenação lógica dentro das caixas arquivo.
III. Implantar um sistema de codificação por cores nas etiquetas das pastas, atribuindo significados específicos para cada setor ou tipo documental.

Assinale a alternativa correta:

Em relação aos sistemas e métodos de arquivamento, analise as afirmativas a seguir. Considerando a aplicação prática em ambientes organizacionais complexos, assinale V, para verdadeiro ou F, para falso:

(__) A adoção do método alfabético em grandes instituições exige regras rígidas de padronização nominal e uso constante de guias, pois erros na ordenação podem comprometer seriamente a recuperação da informação.
(__) Em empresas com filiais em diversas regiões, o método geográfico pode se tornar ineficiente, já que exige o cruzamento de nomes e códigos, tornando mais lenta a localização do documento.
(__) Métodos ideográficos, baseados em símbolos, cores ou formas, podem oferecer agilidade na identificação visual de documentos, mas exigem treinamento específico dos usuários e uma padronização rigorosa para manter a eficácia do sistema.
(__) Independentemente do método adotado, a eficácia do arquivamento depende mais da classificação lógica dos documentos do que da forma como eles são fisicamente organizados.

Assinale a alternativa que apresenta a sequencia correta: 

O controle e a rastreabilidade de correspondências oficiais expedidas são fundamentais para a eficiência da gestão documental em instituições públicas. Em situações em que documentos precisam ser enviados com segurança e comprovação de entrega, o setor responsável deve observar cuidados específicos. A seguir, são apresentadas ações relacionadas ao processo de expedição de correspondência. Avalie e identifique as corretas:

I. Registro da correspondência em sistema próprio, com informações como data, número do documento, remetente, destinatário e tipo de envio.
II. Encaminhamento do documento sem verificação de assinatura ou anexos, pois essa conferência não compete ao setor de expedição.
III. Utilização de meios que garantam a confirmação de entrega, como o Aviso de Recebimento (AR) ou protocolo eletrônico.

São procedimentos adequados à expedição de correspondência o que se afirma em: