Questões de Concurso

M. é agente administrativo em uma instituição pública e, ao realizar uma revisão dos documentos no arquivo corrente, encontrou um documento que não está registrado na tabela de temporalidade. Assinalar a alternativa que corresponde à melhor maneira de M. prosseguir nessa situação.

Os documentos podem ser classificados de várias maneiras. A classificação quanto ao gênero é uma delas. Assinale a alternativa que não tenha uma forma de classificação quanto ao gênero.

Os documentos podem ter diversos tipos de valor. O valor secundário se refere à importância de um documento para outras pessoas ou instituições. Diante disso, assinalar a alternativa que indica um documento que NÃO possui valor secundário:

A tramitação de documentos é um processo fundamental para o cumprimento dos objetivos administrativos de uma instituição. Quando um documento está em uso e circulando por diversas áreas até ser resolvido, esse processo é chamado de tramitação. O processo de protocolo tem como objetivo organizar e controlar essa movimentação, garantindo o acompanhamento adequado dos documentos em trâmite. A atividade de protocolo é realizada principalmente em documentos correntes, ou seja, aqueles que ainda estão sendo resolvidos.
Considerando as etapas do processo de protocolo, é correto afirmar que:

Diante dos conceitos de arquivologia relacionados à classificação de documentos, marque a alternativa CORRETA sobre o tema.

Na arquivologia, é essencial ter um suporte voltado à gestão de documentos, considerando que nem todos são relevantes, e, por esse motivo, só serão direcionados a arquivos aqueles que atendem à necessidade de uma pessoa ou instituição pública ou privada.
Analise as afirmações abaixo sobre a gestão de documentos.

I- A Tecnologia da Informação torna o processo de gerenciamento documental mais complexo, lento e inseguro, dificultando seu manuseio e guarda de informações importantes e sigilosas, sendo possível acessá-lo por toda a população, sem restrição, de forma remota.
II- Na gestão de documentos, existem três fases distintas: produção, utilização e destinação.
III- No gerenciamento eletrônico de documentos, o termo capture está relacionado à ação da captação de documentos e formulários, transformando-os em informações confiáveis e recuperáveis.
IV- Records and Information Management (RIM) é uma tecnologia que possibilita converter um documento do meio físico para o digital.

É CORRETO o que se afirma apenas em: 

Na arquivologia, compreender as terminologias arquivísticas facilita a tramitação e desempenho das atividades que precisam ser realizadas. Dessa forma, assinale a alternativa que se refere ao termo que tem como função a destruição de documentos julgados sem valor para guarda permanente.

Leia.

“_____________ conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

o conceito descrito acima refere-se à:

Leia o enunciado abaixo com atenção e assinale a alternativa que apresenta o termo correspondente pela lacuna:

Os _______________________ são conjuntos de documentos custodiados de forma definitiva, devido ao seu valor probatório, jurídico e/ou informativo. Uma vez transferidos para essa categoria, os documentos não têm mais utilidade para a administração pública, sendo utilizados exclusivamente para pesquisa científica, social e cultural.

No contexto da Arquivologia, a classificação dos documentos é uma atividade essencial para a organização e recuperação da informação. Um dos princípios arquivísticos fundamentais estabelece que os arquivos devem refletir funções, estrutura e atividades da entidade que o produz ou acumula, além de suas relações, tanto externas quanto internas. Esse princípio é conhecido como princípio da 

A Teoria das Três Idades é uma teoria da Arquivologia que divide os documentos em três fases de acordo com a sua frequência de uso. Segundo a teoria, os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados são identificados como: 

A implementação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) requer o cumprimento de normas específicas e o alinhamento com as políticas arquivísticas da instituição. A Câmara Municipal de Araraquara deseja implantar um GED para gerenciar os processos legislativos. Sobre os benefícios do GED, assinale a afirmativa correta.

O Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) é uma solução fundamental para a preservação e o acesso de documentos digitais em longo prazo. Considerando as características do RDC-Arq, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Deve garantir a autenticidade dos documentos arquivados.
( ) Precisa oferecer metadados que assegurem rastreabilidade.
( ) Deve ser capaz de preservar documentos em formatos proprietários sem migração.
( ) Possui mecanismos para controlar acessos não autorizados.
( ) Exige a implementação de estratégias de preservação digital, como a migração.

A sequência está correta em

A implementação de políticas arquivísticas exige o alinhamento das diretrizes institucionais com as boas práticas da gestão documental, garantindo a preservação e a acessibilidade dos documentos, além do cumprimento de requisitos legais. A Câmara Municipal de Araraquara deseja implementar uma política arquivística eficiente. Qual das alternativas representa um passo INCORRETO no processo de implementação?

“__________ é o ‘conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas atividades, conservados para fins administrativos, legais ou históricos’. Para garantir a preservação desses documentos, é necessário realizar __________, que consiste no ‘ato ou efeito de guardar e embalar documentos de forma apropriada à sua preservação e manuseio’. Além disso, a __________ é a ‘análise dos documentos de arquivo para determinar seus valores e estabelecer os prazos de guarda e a destinação final’. O(A) correto(a) __________ dos documentos, definida como o ‘ato de dispor os documentos de acordo com um plano ou código de arranjo preestabelecido’, facilita o acesso e a recuperação da informação. Por fim, o princípio da __________ é o ‘princípio segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras’.” Assinale a alternativa que completa correta e sequencialmente a afirmativa anterior com os termos apropriados da arquivologia.

Uma empresa de engenharia contratou uma consultoria para reorganizar o seu arquivo histórico, que acumula documentos produzidos ao longo de cinquenta anos. O acervo inclui desenhos técnicos, contratos de grandes obras, relatórios de fiscalização e correspondências institucionais. Durante a avaliação inicial, a equipe da consultoria apresentou dois planos de intervenção, cada um com uma abordagem distinta:

• Plano A: propôs organizar os documentos por tipo (desenhos técnicos, contratos, relatórios e correspondências), priorizando a facilidade de acesso ao conteúdo específico.
• Plano B: recomendou organizar os documentos considerando as atividades que geraram o acervo, respeitando a relação entre os documentos e as funções desempenhadas pela empresa ao longo de sua trajetória.

Sabe-se que a equipe de gestão documental da empresa deverá escolher o plano que melhor se alinha aos princípios da arquivologia, garantindo a preservação do contexto original de produção dos documentos e a coerência do acervo para futuras consultas. Qual princípio da arquivologia embasa a escolha correta do plano mais alinhado com as boas práticas?

Durante uma auditoria em determinada repartição pública, a equipe identificou que documentos de diferentes departamentos estavam sendo arquivados juntos, organizados por temas como “projetos”, “contratos” e “relatórios”. Essa prática gerava confusão, dificultava a recuperação de documentos e desrespeitava um dos princípios fundamentais da Arquivologia. Após a auditoria, foi recomendado que os documentos fossem organizados respeitando o órgão ou a entidade que os produziu. O princípio da arquivologia que fundamenta a recomendação feita pela equipe de auditoria é:

Em uma fábrica têxtil, o setor de arquivos implementou boas práticas para a gestão de documentos correntes e intermediários, garantindo eficiência no acesso e no armazenamento. Algumas atividades e princípios arquivísticos aplicados incluem:

• Classificação de documentos com base no plano de classificação;
• Avaliação dos prazos de guarda utilizando a tabela de temporalidade;
• Centralização de arquivos intermediários;
• Conservação de documentos de valor permanente no arquivo corrente.

Nesse contexto, é uma prática INADEQUADA:

“No arquivo de um hospital universitário, a gestão de documentos segue procedimentos definidos para garantir eficiência e economia. Essa gestão envolve três fases básicas, que são: (1) _____________, onde são gerados os documentos em decorrência das atividades do hospital; (2) _____________, que inclui atividades de protocolo, organização e arquivamento; e (3) _____________, na qual são analisados os documentos acumulados para determinar sua destinação, seja para guarda permanente ou eliminação. Para a execução dessas fases, é essencial utilizar instrumentos como _____________ e _____________.” Assinale a alternativa que completa correta e sequencialmente a afirmativa anterior.

A Câmara Municipal de Araraquara possui uma grande quantidade de documentos armazenados nos setores de origem, mas muitos deles são consultados esporadicamente e ocupam um espaço valioso nos arquivos correntes. Além disso, esses documentos possuem prazos legais de guarda, o que impede sua eliminação imediata. Considerando as boas práticas de gestão documental e os princípios arquivísticos, uma solução precisa ser implementada para resolver esse problema. Qual é a prática mais adequada para gerenciar esses documentos, segundo os preceitos arquivísticos?