A elaboração dos instrumentos de gestão de documentos, fundamentada no estudo das funções, exige pesquisa, análise e organização de informações.

De acordo com o Arquivo Nacional, para que esse processo seja eficaz, é necessário seguir as etapas indicadas na figura a seguir.

                                                       

BRASIL. Arquivo Nacional. Orientações para o estudo de 

funções. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2024, p. 6.

Tendo como referência a figura apresentada, analise as orientações a seguir.

I. No processo de identificação das competências, não é necessário competências gerais.

II. Na denominação das funções, é recomendado evitar vestígios da estrutura do órgão / entidade.

Assinale a alternativa correta.

O artigo 3º da Portaria nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, do Ministério de Educação, que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino, estabelece que estas deverão indicar ao Ministério da Educação o nome completo e número de Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) do responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico.

De acordo com a portaria em questão, o responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico será designado

“De acordo com a lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, os documentos produzidos pela administração pública devem ser protegidos e submetidos a procedimentos e atividades de gestão de documentos. Ressalta-se que a gestão de documentos se justifica em decorrência de seus objetivos primários [...].”

BRASIL. Arquivo Nacional. Guia de gestão de documentos 

para os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal.

Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2025, p. 16.

Com base no texto apresentado, analise os objetivos a seguir.

I. Racionalizar a produção de documentos.

II.  Otimizar o uso dos recursos humanos, materiais e financeiros.

III. Assegurar a preservação e o acesso aos documentos destinados à guarda permanente.

IV. Contribuir para a melhoria contínua e o bom funcionamento administrativo da organização, otimizando a tomada de decisões.

Segundo o Arquivo Nacional brasileiro, são objetivos primários da gestão de documentos:

Em uma secretaria municipal, durante uma auditoria interna, foi observado que alguns documentos recebidos não estavam corretamente registrados no sistema de protocolo, alguns processos eram arquivados fora da ordem e outros tinham informações incompletas sobre o remetente e a data de recebimento. Como resultado, houve atrasos na tramitação e dificuldades de localização de processos importantes.
Para corrigir a situação, o setor administrativo decidiu:

1. Padronizar o registro de todos os documentos recebidos, incluindo remetente, data, tipo de documento e número do protocolo;
2. Criar rotinas de arquivamento de acordo com normas de classificação e temporalidade;
3. Treinar os servidores sobre procedimentos internos de protocolo e arquivamento.

Com base nesse contexto, assinale a alternativa correta:

O índice de Maturidade em Gestão de Documentos (iMGD) avalia a qualidade e a padronização da gestão documental nos órgãos públicos. São componentes do iMGD:

I. Estratégia. II. Produção. III. Utilização. IV. Destinação.

Quais estão corretos?

Sobre o planejamento da gestão de documentos, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.

( ) O diagnóstico avalia a situação arquivística e aponta melhorias. ( ) O levantamento identifica normas e instrumentos existentes. ( ) O mapeamento de processos mostra onde e como os documentos são produzidos e usados. ( ) A criação de CPADs, normas e instrumentos integra o programa de gestão e preservação.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

De acordo com o CONARQ (2021), assinale a alternativa correta sobre os requisitos técnicos de digitalização de documentos arquivísticos.

Sobre o papel dos arquivos e seu uso pelos diversos públicos de acordo com Bellotto (2014), analise as seguintes características: 

• É informativo, correspondendo a conhecimento (no sentido cultural). • Envolve o arquivo como instrumento de cidadania. • Pode ocorrer em atividades culturais e educativas dos arquivos históricos.

As características acima definem qual uso dos arquivos?

Em relação a auditorias em repositórios digitais confiáveis, analise as assertivas abaixo:

I. As auditorias internas devem ser feitas por equipe multidisciplinar (arquivistas e TI), com checklists e resultados a cada dois anos.
II. A auditoria externa e a de certificação são realizadas por certificadoras credenciadas, conforme a ISO 16363 e a TRAC (Trustworthy Repository Audit & Certification).
III. O RDC-Arq prevê auditoria apenas na implantação, sem reavaliações posteriores.


Quais estão corretas?

Sobre o e-ARQ e o RDC-Arq, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.
( ) O e-ARQ Brasil define a estrutura e os requisitos dos SIGADs para gestão digital. ( ) O RDC-Arq baseia-se no modelo OAIS, orientando preservação e interoperabilidade. ( ) e-ARQ e RDC-Arq são sistemas prontos para uso criados pelo CONARQ.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Segundo Rabelo (2023), a blockchain é uma tecnologia de registro distribuído e imutável que valida e registra dados de forma permanente. Sobre seu uso na gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais, assinale a alternativa correta. 

De acordo com Silva e Araújo (2024), a Arquivologia Computacional é um campo que une a Arquivologia e a Computação para lidar com acervos digitais em grande escala. Sobre a Arquivologia Computacional, analise as assertivas abaixo:

I. Utiliza tecnologias como inteligência artificial e mineração de dados para melhorar a gestão e a preservação de acervos digitais.
II. Transforma documentos digitais em conjuntos de dados interligados, facilitando o acesso e a reutilização das informações.
III. Exige formação interdisciplinar e colaboração entre arquivistas e profissionais da computação.
IV. Amplia o acesso e a reutilização de registros digitais, fortalecendo a função social dos arquivos.

Quais estão corretas? 

De acordo com o e-ARQ Brasil, a avaliação de documentos digitais consiste em:

O RDC-Arq é o modelo nacional de repositório digital confiável, baseado no OAIS (ISO 14721), para garantir preservação e autenticidade de documentos digitais. Sobre sua estrutura, assinale a alternativa correta.

Conforme a Resolução CONARQ nº 51/2023, que dispõe sobre as diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis, analise as seguintes assertivas:

I. Todo documento digital é automaticamente autêntico e confiável.
II. O planejamento de preservação em um RDC-Arq pode ser dispensado se o formato dos documentos for PDF.
III. OAIS (Open Archival Information System) fundamenta, TRAC (Trustworthy Repository Audit & Certification.) audita e NOBRADE e e-ARQ padronizam e geram confiabilidade aos RDC-Arq.
IV. A certificação de um RDC-Arq inclui autoavaliação, auditoria externa e certificação, com revisão quinquenal.

Quais estão corretas?

Quanto à complementaridade entre a LAI e a LGPD, analise as assertivas abaixo:

I. A LAI garante a fiscalização do Estado, e a LGPD assegura transparência no uso de dados pessoais.

II. Aos arquivos públicos é vedado atuar como controladores de dados pessoais.

III. A revogação do consentimento aplica-se a órgãos públicos, mas não a entidades privadas.

IV. O sigilo de 100 anos impede totalmente a divulgação de arquivos públicos.

Quais estão corretas?

O método recomendado para interromper o crescimento de fungos em um grande volume de documentos molhados é o(a):

Segundo a Lei nº 8.159/1991 (Lei de Arquivos), analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.

( ) O Poder Público deve garantir a gestão e a proteção dos arquivos. ( ) A Lei prevê indenização por sigilo violado e taxas de consulta. ( ) Arquivos privados só são públicos após avaliação de custos. ( ) O capítulo de acesso e sigilo foi revogado pela LAI, mas os prazos permaneceram.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Conforme a Orientação Técnica nº 1 da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE/CONARQ) sobre SIGADs, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas. 

( ) O SIGAD deve usar apenas um software para garantir autenticidade. ( ) O ciclo de vida não se aplica aos documentos digitais. ( ) GED e SIGAD têm finalidades diferentes. ( ) O SIGAD pode gerenciar documentos digitais, em papel e híbridos.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Fazem parte da administração de um programa de conservação de documentos:

I. Especificações para edifícios de arquivos. II. Prevenção e controle de incêndios e inundações. III. Prevenção e combate a insetos e roedores. IV. Plano de emergência.

Quais estão corretas?