Na gestão documental da Administração Pública, os documentos percorrem diferentes etapas ao longo de seu ciclo de vida. Em determinado momento, alguns registros deixam de ser utilizados com frequência nas rotinas administrativas, mas ainda precisam ser preservados por razões legais, fiscais ou administrativas, permanecendo armazenados em unidades de arquivo até que seja definida sua eliminação ou guarda permanente.

Com base nos conceitos de gestão documental, assinale a alternativa que indica corretamente a fase do ciclo de vida documental descrita acima.

Leia o excerto abaixo:
Nas rotinas administrativas de órgãos públicos, especialmente no controle de documentos, processos e bens patrimoniais, é essencial que todas as etapas de registro, tramitação e atualização das informações permitam identificar a origem, o histórico de movimentações e os responsáveis por cada procedimento. Esse princípio administrativo assegura a _________________________ das informações e contribui para a transparência e o controle das atividades institucionais.

Preencha a lacuna acima e assinale a alternativa correta. 

Segundo Paes (2012), quanto ao gênero, os documentos podem, entre outros, ser classificados como iconográficos, que são aqueles 

Para Paes (2012), a conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda. Segundo a autora, entre as principais operações de conservação de documentos está o(a) ___________________, que exige um conhecimento profundo dos papéis e das tintas empregados. Vários são os métodos existentes. O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente — mofo, pragas, gases, manuseio — sem que advenha prejuízo quanto a legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso.

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna do trecho acima.

Márcio é responsável pelo arquivamento de documentos da sua unidade de trabalho. Com base na tabela de temporalidade, promoveu a destruição de documentos que, após avaliação, foram considerados sem valor permanente. Assim, é correto afirmar que Márcio efetuou o que o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) denomina _______________ de documentos.

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna do trecho acima.

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o arquivo corrente é o conjunto de documentos

No âmbito da administração pública, a gestão e a digitalização de documentos devem observar um conjunto de dispositivos legais que regulam diferentes dimensões do tratamento da informação. Tais quais:

• a Lei n.º 12.527, de 2011, estabelece o direito de acesso à informação e a obrigação de sua organização e disponibilização;

• a Lei n.º 12.682, de 2012, e o Decreto n.º 10.278, de 2020, definem condições para que documentos digitalizados tenham validade jurídica, com base em critérios como integridade, autenticidade e rastreabilidade;

• a Lei n.º 13.709, de 2018, dispõe sobre a proteção de dados pessoais, estabelecendo limites e responsabilidades no tratamento dessas informações.

A partir desse contexto normativo, é correto afirmar que a digitalização de documentos escolares:

Em razão da limitação de espaço físico, a gestão de uma unidade escolar cogita a eliminação de documentos escolares antigos que contêm informações relativas à vida escolar dos estudantes. Um servidor sugere o descarte integral do acervo físico após a realização de digitalização parcial de alguns documentos considerados mais relevantes. Considerando as normas do Conselho Estadual de Educação de Santa Catarina (CEE/SC), os princípios da administração pública, as regras de escrituração escolar e os deveres funcionais dos servidores públicos, analise as afirmativas a seguir:

I.Documentos que contenham informações relativas à vida escolar dos estudantes possuem valor administrativo e probatório permanente, sendo vedada sua eliminação sem a preservação integral das informações em registros oficiais reconhecidos.

II.A digitalização parcial de documentos escolares, ainda que realizada por sistema institucional, não autoriza a eliminação do acervo físico original, por comprometer a integridade, a rastreabilidade e a segurança jurídica dos registros.

III.A eliminação irregular de documentos escolares que inviabilize a comprovação da vida escolar do estudante pode caracterizar infração funcional do servidor responsável, sujeitando-o à responsabilização administrativa.

IV.A eliminação de documentos escolares pode fundamentar-se exclusivamente em critérios de conveniência administrativa, desde que haja ciência da direção e registro interno da decisão.

É correto o que se afirma em:

Nos termos do art. 37 da Constituição Federal, que impõe à Administração Pública a observância dos princípios da legalidade, moralidade, publicidade e eficiência, e em conformidade com a Resolução CEE/SC n.º 005/2022, que estabelece normas complementares para a expedição, organização, protocolo e guarda de documentos escolares no Sistema Estadual de Educação de Santa Catarina, analise a situação a seguir:

Em determinada unidade escolar da rede pública estadual, a secretaria escolar encaminhou informações acadêmicas de um estudante a outro setor sem a adoção do devido protocolo administrativo, utilizando linguagem inadequada e deixando de proceder ao arquivamento do documento, em desacordo com as diretrizes de gestão documental e controle dos atos escolares estabelecidas pela Secretaria de Estado da Educação de Santa Catarina (SED/SC) e pelo Conselho Estadual de Educação (CEE/SC).

Considerando os princípios que regem a administração pública e as normas específicas que regulam a organização e o funcionamento da secretaria escolar no Sistema Estadual de Ensino de Santa Catarina, analise as afirmativas a seguir:

I.A ausência de protocolo e de arquivamento compromete a formalização dos atos administrativos, fragiliza a segurança jurídica e dificulta a rastreabilidade das informações no âmbito da gestão escolar.

II.A utilização de linguagem inadequada em documentos institucionais, embora configure impropriedade de natureza predominantemente comunicacional, não compromete, em regra, a regularidade administrativa nem a validade dos atos praticados, desde que não haja prejuízo à clareza, à legalidade ou à correta interpretação de seu conteúdo.

III.A conduta descrita viola o dever de responsabilidade administrativa, na medida em que impede a verificação posterior dos atos praticados, compromete a transparência dos procedimentos e afronta os princípios que regem a administração pública.

É correto o que se afirma em:

A secretaria escolar apresenta dificuldades recorrentes para localizar documentos antigos, situação atribuída à inexistência de critérios técnicos de classificação, temporalidade, destinação e guarda documental. Considerando os princípios da administração pública, as técnicas de gestão arquivística e o valor administrativo e probatório da documentação escolar, assinale a alternativa correta:

Leia o texto a seguir:

Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Como objetivo de organizar, minimizar e facilitar o acesso às informações existentes nos arquivos do Instituto Estadual de Educação (IEE), das Unidades Escolares e dos diferentes setores do órgão Central da SED, a Secretaria implantou o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

As escolas da rede estadual catarinense têm por obrigação armazenar o histórico escolar dos alunos e informações referentes à contratação/registro dos professores em seus arquivos. Estes dados são armazenados em papel, dificultando o acesso e manuseio com o passar do tempo. Por isso, o objetivo do projeto é colocar as informações escolares num formato digital, com indexação e armazenamento em uma infraestrutura de banco de dados, na qual o documento poderá ser encontrado facilmente por meio de sistemas corporativos, tais como o SISGESC.

Os dados referentes às escolas extintas ou desativadas são enviados para a Secretaria de Estado da Educação, onde eles são microfilmados e guardados, ficando disponíveis para consulta apenas no Setor de Escolas Extintas.

Conforme regulamento do Sistema, a SED, por meio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, vem desenvolvendo trabalhos referentes à Avaliação de Documentos, aplicação da Tabela de Temporalidade e digitalização de documentos da SED, que segue os passos do Manual de Avaliação de Documentos da SED.

(Disponível em: <https://www.sed.sc.gov.br/programas-e-projetos/gerenciamento-eletronico-de-documentos/>. Acesso em 17 abr. 2026. Adaptado.)

Tendo em vista o texto anterior e as práticas de gestão de documentos do Estado de Santa Catarina, analise as sentenças e registre V, para verdadeiras, e F, para falsas: 

(__)A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) em Santa Catarina é um órgão centralizado junto à Secretaria do Estado da Administração que tem como atribuição a análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados pela Administração Pública estadual.

(__)A Tabela de Temporalidade Documental é um instrumento que objetiva estabelecer os prazos de guarda e de destinação adequada de documentos, definindo as fases pelas quais os documentos passam.

(__)Leva-se em consideração, na hora da construção da Tabela de Temporalidade Documental, fatores como: utilidade administrativa, cultural, histórica, fiscal e legal.

(__)A análise da legislação específica é fundamental na determinação dos prazos de guarda dos documentos da atividade-meio. Para os documentos sem prazo regulamentado, esses serão analisados, definidos e aprovados pela CPAD de cada órgão de forma unilateral.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

A figura a seguir foi adaptada do Plano de Classificação de Documentos da Secretaria de Estado da Educação de Santa Catarina:

(Disponível em:

https://www.sed.sc.gov.br/wp-content/uploads/2025/02/Tabela-de-

Temporalidade-GEDOC-04.02.25.pdf. Acesso em: 18 abr. 2025.)

Considerando a estrutura funcional de classificação adotada pelo Estado de Santa Catarina, associe a segunda coluna de acordo com a primeira, relacionando os níveis presentes na imagem às categorias metodológicas correspondentes:

Primeira coluna: níveis presentes na imagem

1.Nível 1

2.Nível 2

3.Nível 3

4.Nível 4

5.Nível 5

6.Nível 6

Segunda coluna: categorias metodológicas correspondentes 

(__)Documento.

(__)Atividade.

(__)Grupo.

(__)Subgrupo.

(__)Função.

(__)Subfunção.

Assinale a alternativa que apresenta a correta associação entre as colunas:

Em sistemas de gestão de documentos e informação, os metadados desempenham um papel essencial na organização, classificação, busca e recuperação eficiente de conteúdos digitais. Eles fornecem informações sobre os dados, ajudando a contextualizar, estruturar e gerenciar os recursos armazenados. Assinale a alternativa correta sobre o conceito de metadados:

Classificação é considerada uma “reunião ordenada de documentos”, tendo-se por parâmetro: 

Tendo o Arquivo Nacional como referência de instituição com disponibilização de “pleno acesso à informação”, para que se cumpra este objetivo, um acervo deve estar organizado a partir de processamento técnico que englobe ações de: recolhimento, tratamento técnico, preservação, divulgação, controle de acesso e uso.
Entendendo, nesse contexto, descrição e indexação do acervo como atividades essenciais para promover a recuperação da informação, observando-se:
I. É por meio das atividades de descrição e indexação que o usuário pode fazer uso dos instrumentos de pesquisa para o acesso aos documentos de seu patrimônio arquivístico.
II. A descrição é multinível, ou seja, a representação dos elementos e informações contidos nos documentos, levando-se em consideração a estrutura de organização de um acervo e integrando-o em diferentes níveis e em relações horizontais e verticais.
III. Entende-se a indexação como um processo que visa à recuperação da informação, dificultando, no entanto, a elaboração de índices.

Escolha, dentre as opções abaixo, a correta.

Durante a reorganização do arquivo legislativo da Câmara Municipal, Juliana identificou que diversos processos estavam armazenados sem critérios claros de classificação, dificultando a localização de documentos e comprometendo a eficiência administrativa. Alguns documentos estavam arquivados por ordem aleatória, enquanto outros não possuíam identificação adequada quanto ao conteúdo ou à data.
Diante desse cenário, a chefia determinou a adoção de práticas adequadas de gestão documental, visando garantir a preservação, a organização e o acesso eficiente às informações, especialmente em processos legislativos e atos normativos que frequentemente precisam ser consultados.
Considerando os princípios básicos da arquivologia aplicados à Administração Pública, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa CORRETA.

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, método de arquivamento é a “Sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade”.
Dentre os métodos são elencados e definidos o:

I . Método decimal: Método de ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante.
II. Método dígito-terminal: Método de ordenação que tem por eixo um código numérico dividido em grupos de dígitos, lidos de forma aleatória, que indicam a disposição física dos documentos.
III. Método temático: Método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou não, nos documentos. Também chamado método ideográfico ou método por assunto.

Escolha, dentre as opções abaixo, a correta: 

Considerando o processo arquivístico do ponto de vista biblioteconômico, observa-se que uma abordagem orgânica deste processo mostra que o documento arquivístico contém informação produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, em sua produção que pode significar tanto a elaboração do documento pelo próprio organismo, como a recepção e guarda, o que significa dizer que esse caráter orgânico do arquivo refere uma gênese documental:

Um Analista Administrativo foi designado para reorganizar o arquivo de um setor público. Durante a análise, verificou que documentos correntes estavam misturados com documentos antigos, alguns sem classificação adequada, dificultando a localização das informações e comprometendo a eficiência do serviço. Diante desse cenário, ele propôs a adoção de práticas arquivísticas baseadas no ciclo de vida dos documentos, com critérios de classificação, organização e destinação.
Considerando os princípios de gestão documental e organização de arquivos, assinale a alternativa  CORRETA:

No âmbito da gestão documental da Administração Pública, a organização racional dos arquivos institucionais constitui medida essencial para assegurar eficiência administrativa, preservação da memória organizacional e adequada recuperação das informações produzidas e recebidas no exercício das atividades estatais. Considerando os princípios técnicos aplicáveis à documentação e ao arquivo, analise as asserções a seguir:
I.A classificação documental deve observar a função e a atividade que deram origem ao documento, de modo a refletir organicamente o contexto de sua produção no âmbito institucional.
PORQUE
II.A organização arquivística fundamentada exclusivamente na ordem cronológica de produção documental é suficiente para assegurar a adequada gestão dos documentos administrativos em qualquer estrutura organizacional.
Assinale a alternativa CORRETA.