Segundo o Conselho Internacional de Arquivos (2000, p. 14), “descrição arquivística é a elaboração de uma acurada representação de uma unidade de descrição e suas partes componentes, caso existam, por meio da extração, análise, organização e registro de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar documentos de arquivo e o contexto e o sistema de arquivo que os produziu”.

Para elaborar essas representações, o arquivista deve utilizar as diretrizes informadas no(a):

A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) define que:

A Lei Federal n^o 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, em seu artigo 8^o estabelece expressamente que os documentos públicos podem ser identificados como:

No contexto da gestão de arquivos, como se chama o instrumento de destinação, aprovado pelo Arquivo Nacional, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento ou a eliminação de documentos?

Analise as frases a seguir relacionadas à Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.

■ Documentos ....................... são aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituem objeto de consultas frequentes.

■ Documentos ...................... são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

■ Documentos .................... referem-se aos conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Assinale a alternativa que completa correta e sequencialmente as lacunas do texto.

Analise o trecho abaixo da Lei Federal n° 8.159, de 1991:

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É dever do Poder Público a gestão documental e _____________ de documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

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Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna do texto.

A Lei Federal n° 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, estabelece expressamente que os documentos públicos são identificados como:

Relacione as colunas 1 e 2 abaixo em relação à classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades da Administração Pública.

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Coluna 1

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1. Tabela de temporalidade

2. Teoria das três idades

3. Trâmite

4. Termo de eliminação

5. Protocolo

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Coluna 2

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( ) Determina prazos e condições de guarda, tendo em vista transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.

( ) Curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.

( ) Define princípios e parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo

( ) Reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido, foram eliminados.

( ) Encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

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Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Assinale a alternativa correta em relação à Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.

Em determinado arquivo, os documentos foram arquivados seguindo uma sequência numérica, a qual era composta de três pares de números, cuja leitura era realizada iniciando-se no último par e findando-se no primeiro. Pode-se, dizer, de acordo com a descrição, que o método de arquivamento utilizado foi o:

De acordo com o princípio da reversibilidade:

Sônia explicou para Márcia, recém-nomeada para auxiliá-la no Arquivo Público Municipal, que os arquivos produzidos por uma entidade, uma pessoa ou até uma família não devem ser misturados com os produzidos por outras entidades, pessoas ou famílias. O que Sônia estava ensinando à Márcia, na verdade, é um princípio arquivístico chamado de:

A organização de arquivos físicos é um cuidado que deve ser permanente em qualquer repartição, independentemente de seu porte. Ela ajuda a evitar o acúmulo de papéis, facilitando o acesso às informações e gerando segurança contra extravios e perdas, os quais podem prejudicar as rotinas de trabalho. Dentre os diversos padrões de organização de documentos, temos:

I. O ideográfico.

II. O numérico.

III. O geográfico.

IV. O alfabético.

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É correto o que se afirma apenas em:

O sistema padronizado de arquivamento que é considerado uma variação do sistema alfabético, utilizando cores associadas a um grupo de letras, é o do tipo:

Os documentos arquivados do Poder Público, quanto à natureza do assunto, podem ser classificados como ostensivos ou sigilosos. Os arquivos sigilosos, por sua vez, são classificados em graus crescentes de sigilo. Os dados, documentos ou informações, cuja restrição de acesso é de 5 anos e cujo acesso por pessoa não credenciada possa comprometer os objetivos neles constantes, referem-se ao grau de sigilo:

Os documentos que possuem valor histórico, probatório e informativo, que NÃO são necessários ao cumprimento de atividades administrativas diárias, são os da seguinte idade:

O método de arquivamento desenvolvido por Dewey apresenta configuração decimal e é utilizado em bibliotecas, na administração pública e nas empresas, como ferramenta no arquivamento e gestão de documentos por meio da utilização de códigos. Por esse método, na atividade meio da empresa, a classe 000 é utilizada para assuntos de “administração geral” e, na subclasse “orçamento e finanças,” utiliza-se o seguinte código:

Os documentos que estão em trâmite e que são de uso e consulta frequente, que podem ser conservados onde foram produzidos e permanecer sob a responsabilidade do servidor ou órgão que os elaborou, de acordo com a teoria das três idades, fazem parte do arquivo denominado:

Nos arquivamentos e procedimentos administrativos sobre a gestão de documentos, destaca-se o sistema de classificação decimal de Dewey, que é utilizado em empresas públicas, empresas privadas e em bibliotecas. Assim, para arquivar um documento da classe de “assuntos gerais”, usa-se o código 900 e, para um evento da subclasse “solenidades, comemorações e homenagens”, usa-se o seguinte código:

A classificação de documentos é feita por meio de um sistema de gestão de documentos, que tem como objetivo gerar mais eficiência para as empresas e, também, manter os arquivos seguros de extravios, danos ou perdas.

Disponível em:https://ged.taugor.com.br/classificacao-de-documentos/

Nesse sentido, assinale V, para as afirmativas verdadeiras, ou F, para as falsas:

(__)Gênero é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, por exemplo: ata, contrato, Decreto, ofício, certidão e entre outras.

(__)Tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: contrato de prestação de serviço e certidão de nascimento.

(__)Forma é determinada de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos: livros, fichas, caderno e pergaminho.

(__)A natureza do assunto que está sendo abordado no documento é observada, nos casos concretos, se está prejudicando a administração ou não quando divulgado.

Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas, de cima para baixo: