O método alfabético é um dos mais utilizados para arquivamento em instituições públicas e privadas. Nesse método, os arquivos são dispostos em ordem alfabética, respeitadas as normas de alfabetação, por meio de guias divisórias, com as respectivas letras. Do conjunto de documentos abaixo listados, pelo método alfabético, o que seria arquivado na frente dos demais é:

Os princípios que norteiam a Arquivologia têm como marco de surgimento a Revolução Francesa e começaram a ser enunciados como princípios arquivísticos propriamente ditos, posteriormente, a partir da publicação Manual dos Arquivistas Holandeses. De acordo com Bellotto (2002, p. 20), os princípios arquivísticos foram decisivos para distinguir a Arquivologia de outras ciências documentais:

I - Ordem Original é o princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

II - Unicidade é relação natural entre documentos de um documento de arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.

III - Integridade decorre do princípio da proveniência que consiste em resguardar um fundo para que ele não se misture a outros, não ocorra parcelamentos e nem eliminações indiscriminadas.

IV - Princípio da territorialidade diz que os documentos de arquivo são derivados das atividades desenvolvidas na instituição, ou seja, são acumulados naturalmente/organicamente.

É correto o que se afirma em:

Analise as afirmativas abaixo sobre os conceitos básicos de Arquivologia.

1. O Recolhimento representa a operação pela qual um conjunto de documentos passa para o arquivo permanente. Ele é efetivado por meio da produção do termo de recolhimento, que é o instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente.

2. A Eliminação consiste na destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. Ela também é conhecida como transferência de documentos.

3. A Transferência representa a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Ela é efetivada por meio da produção do termo de transferência, que é o instrumento legal que define e formaliza a transferência de documentos.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 152), a “Seleção” consiste na:

De acordo com a autora Marilena Leite Paes (2004, p. 20), “dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados segundo: as entidades mantenedoras, a extensão de sua atuação, a natureza dos documentos e os estágios de sua evolução”.

Acerca das entidades criadoras, de acordo com as características das organizações, os arquivos por elas produzidos podem ser:

De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos, a digitalização é o: “Processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominados de bits – que são 0 (zero) e 1(um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados”. (CONARQ, 2010, p. 5).

Assinale a alternativa correta acerca da digitalização.

“Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes”. (DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005, p. 132).

O conceito expresso se refere:

O tipo documental é entendido como a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou (BELLOTO, 2002).

Assinale a alternativa que corresponde aos tipos documentais.

Assinale a alternativa que indica corretamente a função arquivística considerada por Bernardes (2015, p. 166) “a mais estratégica das atividades da gestão documental”.

A avaliação e destinação de documentos é uma das funções arquivísticas mais importantes e complexas da gestão de documentos, que compreende a última etapa, na qual se decide o prazo de guarda dos documentos arquivísticos nas fases corrente e intermediária, e sua destinação final: guarda permanente ou eliminação.

Sobre a avaliação e destinação de documentos, é correto afirmar:

Nos arquivos correntes, as atividades desempenhadas podem ser classificadas em cinco setores distintos: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta e destinação.

O serviço de protocolo de um órgão e/ou entidade compreende as seguintes atividades:

1. A atualização da Tabela de equivalência e remissivas.

2. O recebimento e a classificação de documentos.

3. A elaboração de instrumentos de pesquisa.

4. O registro e a movimentação de documentos.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

“O processo de descrição consiste na elaboração de instrumentos de pesquisa que possibilitem a identificação, o rastreamento, a localização e a utilização de dados” (BELLOTTO, 2006, p. 179).

Assinale a alternativa que corresponde a exemplos de instrumentos de pesquisa.

A operação de arranjo em Arquivologia resume-se à ordenação dos conjuntos documentais nos fundos, das séries dentro dos fundos, e dos itens documentais dentro das séries, obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos interna e externamente (BELLOTTO, 2006; PAES, 2004).

Assinale a alternativa correta com relação ao arranjo nos arquivos.

De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 36), “arquivo técnico é o arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de uma instituição ou unidade administrativa”.

A expressão “arquivo técnico” é usada em oposição a:

No método alfabético, o arquivamento de documentos pelos nomes próprios obedece a 13 regras de alfabetação.

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) acerca dessas regras.

( ) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o prenome e depois o último sobrenome.

( ) Os títulos (ministro, professor, general, doutor etc.) não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

( ) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados, os números deverão ser sempre colocados em números arábicos.

( ) Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome no arquivamento.

( ) Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma não são considerados no arquivamento.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Para localizar e armazenar documentos de forma a recuperá-los com maior precisão e rapidez existem algumas técnicas de arquivamento. De acordo com Paes (2004), o método (ou sistema) de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.

Assinale a alternativa correta acerca dos métodos de arquivamento.

A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) prevê a existência de oito áreas compreendendo 28 elementos de descrição, sendo que dentro destes elementos disponíveis, sete são obrigatórios (BRASIL, 2006).

Assinale a alternativa que compreende corretamente os sete elementos obrigatórios para a descrição.

A gestão de documentos prevê a organização dos documentos considerando o ciclo de vida dos mesmos, que se referem aos objetivos mediatos ou imediatos para os quais o documento foi produzido e/ou recebido no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio.

Quanto aos estágios de sua evolução, os arquivos classificam-se em:

Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, é indispensável que os documentos estejam organizados de forma a atender às necessidades da instituição e dos usuários desses documentos, com foco na precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada para a organização de um arquivo deve respeitar a Teoria das Três Idades ou ciclo de vida dos documentos.

Analise as afirmativas abaixo em relação a essa teoria.

1. O arquivo de primeira idade ou corrente é constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, mas que possuem valor secundário e por isso devem ser guardados para sempre.

2. O arquivo de segunda idade ou intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados pelos órgãos que os receberam ou produziram.

3. O arquivo de terceira idade ou permanente é constituído de documentos que perderam o valor de natureza administrativa, mas que precisam ser conservados pelo seu valor histórico ou documental.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Em geral, as normas de Descrição Arquivística se baseiam em princípios teóricos aceitos, como do “geral para o particular”, sendo hierárquicos. Essa hierarquização é uma consequência prática do princípio do respeito aos fundos, no qual documentos de fundos diferentes não se misturam (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2000).

A partir dessa afirmação, indique a sequência que corresponde à hierarquia do geral para o específico: