Biblioteconomia.

Gestão do conhecimento.

Arquivologia.

Diplomática.

Biblioecologia.

Toda intervenção na estrutura dos materiais que compôem os documentos, visando melhorar o seu estado físico.

Eliminação mecânica de todas as sujidades que se encontram nos arquivos e dos agentes considerados agressores.

Conjunto de medidas e estratégias administrativas, políticas e operacionais que contribuem direta ou indiretamente para a conservação da integridade dos acervos e dos prédios que os abrigam.

Ações para adequar o meio ambiente, os modos de acondicionamento e de acesso, visando prevenir e retardar a degradação.

Conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelos arquivos ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

fase corrente dos documentos.

fase intermediária dos documentos.

fase permanente dos documentos.

fase final dos documentos.

fase de inexistência dos documentos.

Arquivo permanente.

Arquivo corrente.

Arquivo intermediário.

Arquivo morto.

Arquivo inativo.

a sua eliminação ou recolhimento para guarda temporária.

o seu recolhimento para guarda permanente.

a sua eliminação permanente apenas.

a organização produtora/recebedora.

a reprodução em série

série.

subsérie.

fundo.

dado.

item documental.

Tecnologia que usa recursos de hardware e software para armazenar, classificar, compartilhar e permitir o acesso às informações, sejam elas impressas ou digitais, existentes em documentos.

Abordagem multidisciplinar para alcançar os objetivos organizacionais por meio das melhores práticas do uso do conhecimento.

Reunião de documentos com o propósito de esclarecer encontram nos arquivos e dos agentes considerados ou provar alguma coisa.

Técnica científica que almeja a eficácia e economia no processo de acumulação, ou seja, conservação dos documentos de caráter permanente visando registro da memória social.

Conjunto de documentos em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

II e III.

II.

I.

I e III.

I e II.

Uma vez arquivado, pode o processo voltar a tramitar, desde que haja solicitação da autoridade competente.

O arquivamento de processo é a ação pela qual uma autoridade, por meio de resolução de encerramento de processo, determina o encerramento de sua tramitação.

A custódia do todos os processo arquivado é de responsabilidade do setor de arquivo do Superior Tribunal Federal (STF). É este setor que guarda e armazena os processos em local adequado, de forma que sejam facilmente recuperados quando solicitados.

É admitido o arquivamento de processos apensados, exceto aqueles relacionados a imóveis, bancas, boxes, quiosques ou que tenha natureza similar.

Somente será transferido ao setor de arquivo o processo encerrado que contenha resolução de encaminhamento ao setor, emitido por autoridade competente, exarado na última folha, independentemente do código de autuação.

A tramitação é uma operação intelectual e física que permite ordenar os documentos por assunto visando sua recuperação. Toda documentação produzida, recebida ou acumulada é classificada no ato de produção, recebimento ou arquivamento.

Entende-se como registro de documento a sua entrega nas Unidades de Comunicação Administrativa e/ou demais setores administrativos. É obrigatório apontar matrícula, rubrica, data, horário e setor/órgão na via do documento. Recomenda-se para tanto, a utilização de carimbo específico.

Para o encaminhamento de documentos é utilizado o formulário recibo de distribuição de documentos ou cópia do documento. Caso haja sistema informatizado, este será utilizado para a tramitação de documento.

Recebimento é a atividade que consiste em inserir os elementos identificadores do processo no SICOP, para fins de acompanhamento, controle e consulta.

Classificação é o curso do documento desde a produção ou a recepção até o cumprimento de sua função administrativa e deve ser realizada sob estrito controle dos órgãos que compõem o SOCA.

classificação de atividades.

classificação de documentos.

classificação de áreas.

classificação de funções.

classificação de materiais de consumo.

SIOP - Sistema Interno de Operação e Produção, integra informações para acompanhamento de orçamentos de compras e gestão da produção das indústrias brasileiras.

SIAFI - Sistema Interno de Avaliação, Fiscalização e Intimação, integra informações sobre auditoria dos processos governamentais, atualizando de forma transparente todas as instâncias do governo federal sobre os trâmites de auditorias realizadas nos níveis municipal, estadual e federal.

SISG - Sistema Interno de Segurança do Governo, responsável pela vigilância e todo sistema de segurança das autoridades que transitam pelos prédios que formam o Congresso Nacional, zelando, também, pela segurança do patrimônio público.

SIGA - Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos, tem por finalidade racionalizar a produção e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação, fortalecer os serviços arquivísticos, preservar o patrimônio documental arquivístico e garantir o acesso aos documentos de forma ágil e segura.

SIC - Sistema Interno de Comunicação, centraliza o controle de todos os comunicados formais para ampla divulgação, gerados pela Presidência da República e pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário.

Segurança.

Precisão.

Simplicidade.

Flexibilidade.

Acesso.

Redução do volume.

Pouca durabilidade.

Consulta mais difícil.

Pouca exatidão dos documentos reproduzidos.

Pouca segurança contra incêndios e furto.

Cronológico.

Assunto em ordem de classificação.

Alfabético.

Assunto em ordem de codificação.

Natureza do documento.

(I) (III) (II)

(II) (I) (III)

(I) (II) (III)

(II) (III) (I)

(III) (II) (I)

plano de classificação.

plano de destinação

tabela de temporalidade.

listagem de recolhimento.

inventário.

Interoperabilidade

Confiabilidade

Captura

Reutilização

Reformatação

recuperação de documentos.

sistema informatizado.

destinação de documentos.

arquivo intermediário.

recolhimento de documentos.

No recebimento de documento, a interpretação da correspondência e sua classificação deve ser de acordo com a empresa.

É sabido que durante a tramitação de um documento, os arquivos intermediários podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo.

Quando desejamos saber algo sobre um documento, verificamos seu andamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinação dele estiver para o arquivo, é possível sabermos sob que notação ele está arquivado, que é a mesma atribuída ao documento.

Quando o documento chega ao seu destino, o responsável daquele setor precisa retirar a ficha de protocolo, que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor.