Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores, para efeitos futuros. A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. Tem-se outra finalidade, que surge em consequência da anterior: servir à história, como fonte de pesquisa. No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais.

Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em:

É possível segmentar os métodos de arquivos em duas categorias gerais: básicos e padronizados.

Qual é o método que não se enquadra dentro dessas duas categorias?

Todas as alternativas abaixo trazem benefícios de um programa de gestão de documentos, com EXCEÇÃO de:

A Administração de documentos é relevante por considerar na organização dos arquivos suas particularidades, e, assim, permitir acessibilidade, facilidade e rapidez no manuseio, quando necessário. O armazenamento está diretamente relacionado às fases ou ciclos de vida dos documentos, ou seja, com a sua frequência de uso e seus valores, e não, com o tempo de existência do documento.

Marque a alternativa CORRETA sobre gestão de documentos:

Dentre as alternativas a seguir, qual apresenta uma vantagem do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

Quais são as quatro principais funcionalidades do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

A natureza do assunto que consta em um documento determina a sua classificação no processo de gestão de arquivos. Quanto aos assuntos os documentos podem ser classificados em:

No contexto de gestão de arquivos existe a "Teoria das três idades", importante para determinar o prazo de guarda dos documentos nos arquivos. Quais são os três tipos de arquivos correspondentes a essa teoria?

De acordo com Calderon et al (2004) a gestão de documentação originou-se na impossibilidade de se lidar com as quantidades cada vez maiores de documentos produzidos pelas administrações públicas. Logo, a partir das soluções desenvolvidas por comissões governamentais no final dos anos de 1940, foram estabelecidos princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo documental. Qual alternativa apresenta todas as etapas do ciclo documental apontadas pelos autores e que são base importante no processo de gestão de documentação?

O sistema padronizado de arquivamento que é considerado uma variação do sistema alfabético, utilizando cores associadas a um grupo de letras, é o do tipo:

Os documentos arquivados do Poder Público, quanto à natureza do assunto, podem ser classificados como ostensivos ou sigilosos. Os arquivos sigilosos, por sua vez, são classificados em graus crescentes de sigilo. Os dados, documentos ou informações, cuja restrição de acesso é de 5 anos e cujo acesso por pessoa não credenciada possa comprometer os objetivos neles constantes, referem-se ao grau de sigilo:

Os documentos que possuem valor histórico, probatório e informativo, que NÃO são necessários ao cumprimento de atividades administrativas diárias, são os da seguinte idade:

O método de arquivamento desenvolvido por Dewey apresenta configuração decimal e é utilizado em bibliotecas, na administração pública e nas empresas, como ferramenta no arquivamento e gestão de documentos por meio da utilização de códigos. Por esse método, na atividade meio da empresa, a classe 000 é utilizada para assuntos de “administração geral” e, na subclasse “orçamento e finanças,” utiliza-se o seguinte código:

Os documentos que estão em trâmite e que são de uso e consulta frequente, que podem ser conservados onde foram produzidos e permanecer sob a responsabilidade do servidor ou órgão que os elaborou, de acordo com a teoria das três idades, fazem parte do arquivo denominado:

Nos arquivamentos e procedimentos administrativos sobre a gestão de documentos, destaca-se o sistema de classificação decimal de Dewey, que é utilizado em empresas públicas, empresas privadas e em bibliotecas. Assim, para arquivar um documento da classe de “assuntos gerais”, usa-se o código 900 e, para um evento da subclasse “solenidades, comemorações e homenagens”, usa-se o seguinte código: