A organização de arquivos é composta pelo desenvolvimento de etapas de trabalho, listadas na primeira coluna do quadro a seguir. Leia o quadro e, em seguida, assinale a alternativa que apresenta a correspondência correta entre as etapas e as descrições contidas na segunda coluna:

ETAPA

A) levantamento de dados

B) análise dos dados coletados

C) planejamento

D) implantação e acompanhamento

DESCRIÇÃO DA ETAPA

1) Nesta etapa, devem ser considerados os seguintes elementos: posição do arquivo na estrutura da instituição, centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo, escolha de métodos de arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, recursos humanos, escolha das instalações e do equipamento, constituição de arquivos intermediário e permanente, recursos financeiros.

2) Ocorrência de campanhas de sensibilização, com palestras e reuniões, treinamento de pessoal, teste de procedimentos e elaboração de manual de arquivos.

3) Análise do gênero dos documentos; das espécies de documentos mais frequentes; dos modelos e formulários em uso pela instituição; do volume e estado de conservação do acervo; do arranjo e classificação dos documentos; existência de registros e protocolos; entre outros.

4) Verificar se a estrutura, as atividades e a documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional, constatando, assim, os pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, ou seja, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

No ambiente organizacional, a informação é de grande relevância para subsidiar as tomadas de decisões e o processo de gerir documentos arquivísticos pode ser fonte de informação estratégica para os gestores. Em relação ao processo de gerenciar documentos, é correto afirmar:

No gerenciamento de arquivos, existem dois tipos de métodos: os arquivos diretos, que permitem uma consulta direta ao documento, sem auxílio de índices, e os indiretos, que dependem de um índice para serem consultados. Nesse processo, define-se por unidade de arquivamento

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência, deve-se utilizar o método de arquivamento

A posição em que são dispostos fichas e documentos distingue os Tipos de Arquivamento, que pode ser Horizontal e Vertical. Assinale a alternativa CORRETA correspondente ao Tipo de Arquivamento Vertical.

O método de arquivamento indicado para documentos cujo elemento principal de identificação é um número extenso e consiste em decompor esse número em grupos de dois dígitos cada, é o método

Classificação alfabética:
I – Cristina Câmara de Sá II – João Carlos dos Santos III – Joana Carvalho da Silva IV – Cristóvão de Almeida Santana V – Júlia da Costa Soares
A sequência correta é

O método de arquivamento que consiste em atribuir aos documentos números em ordem crescente, e destacar deles os elementos identificadores que servirão à pesquisa, que será feita por intermédio da comparação desses elementos, é chamado

O método de arquivamento onde a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia, com quantidade de classes ilimitada, é chamado

Considere os seguintes itens e indique qual seria o primeiro na ordenação, utilizando o método geográfico por estado.

O método de arquivamento que, além da ordem numérica considera também a data do documento, é o

São exemplos de métodos de arquivamento do sistema direto

O método de arquivamento que não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto é o

Considere que em determinado setor do IFTO os documentos estão organizados com base no nome dos servidores. Nesta situação, o método de arquivamento adotado denomina-se.

Considerando as regras de alfabetação para arquivamento de documentos, marque a assertiva correspondente. 1. Ariovaldo Dias Furtado 2. Joaquim Pereira da Boa Morte 3. Heitor Villa-Lobos 4. Severino Alves dos Santos Júnior 5. Ministro Jorge Cardoso 6. XV Congresso de Direito 7. Vicente Van Gogh 8. Enrico Gutierrez Salazar 9. Mao Tsé Tung 10. Fábio Corrêa Miranda 11. Luciano Corrêa Miranda

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, "Método de arquivamento é uma sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou colação". Sobre os métodos de arquivamento, analise as seguintes afirmativas:

I - O método Alfabético pode ser utilizado em associação com o método numérico.

II - O método numérico tem subdivisões bem distintas como: Método numérico simples, Método de indexação coordenada e método numérico cronológico.

III - O método temático pode ser dividido em dicionário, enciclopédico, unitermo, duplex e de classificação decimal.

IV - A organização baseada na procedência geográfica dos documentos se chama método geográfico digito-terminal.

V - O método de vigência contínua tem grande valor no controle de informação solicitada e encomendas de materiais.

Solon Buck define: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. Pode-se classificar o método básico de arquivamento em:

I. Alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome);

II. Geográfico (principal elemento: local ou procedência);

III. Numérico (principal elemento: número);

IV. Ideográfico (principal elemento: assunto).

É correto o que se afirma em

Os arquivos devem ser desenvolvidos de maneira simples, fácil e que atenda às necessidades da empresa, portanto não existe o melhor método. A secretária deve escolher a forma de arquivamento, segundo as necessidades da empresa. O princípio básico do arquivo deve ser o da simplicidade e da organização. Assinale a alternativa que não condiz com as melhores práticas de arquivamento.