Na escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos ao serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente consultado. Assim quando ao número do documento vier associado à data, o método é o:

Para que tenha organização no ambiente de trabalho e rastreabilidade rápida e fácil, o(a) secretário(a), ao fazer a gestão dos documentos, deve utilizar o método de arquivamento e classificá-los de forma adequada.

Essas formas são:

A ordenação de documentação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos. De forma geral (e sempre dependendo do tipo documental em questão), os elementos informativos mais comumente tomados como referência para a ordenação são:

I - Número do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor)

II - Data

III - Local de procedência

IV - Nome do emissor ou do destinatário

V - Objeto ou tema específico do documento Estão corretos:

Levando em consideração o método alfabético e as regras de alfabetação, assinale a alternativa incorreta.

Analise os nomes abaixo.

(1) Ana Maria Teixeira.

(2) Ana Beatriz Teixeira.

(3) João Barbosa Sobrinho.

(4) Maria Luiza Castelo Branco.

(5) Paulo Eduardo de Oliveira Júnior.

A sequência correta para alfabetação é

A área ideal destinada ao trabalho técnico em arquivos corresponde a 15% de todo o seu prédio. Esta área geralmente é privativa à equipe, sendo o acesso ao público negado. Nessa concepção, é CORRETO dizer que essa área inclui:

I. Serviço de protocolo.

II. Gabinete do diretor e assistentes.

III. Administração e recursos humanos.

IV. Biblioteca de apoio.

V. Serviço de reprografia.

Assinale a alternativa em que (todas) (a)s afirmativa(s) está(ão) CORRETA(S):

Dentro do planejamento de Arquivos a área destinada ao público possui importância, pois é neste espaço que a consulta aos documentos será feita. Esse planejamento está inserido em boas políticas de preservação e conservação de documentos de arquivo, pois a qualidade destes ambientes definirá a maneira como estes serão manuseados pelos usuários, o que acarretará na melhor preservação da informação para gerações futuras. Em percentuais ideais, a área destinada ao público deve ser de aproximadamente 25% da área total útil onde o espaço poderá disponibilizar serviços de apoio ao usuário, como:

I. Balcão de informação.

II. Serviço de protocolo.

III. Lanchonete ou cafeteria.

IV. Administração e Recursos Humanos.

V. Serviço de Reprografia para atendimento ao público.

Assinale a alternativa em que todas as afirmativas estão CORRETAS:

O planejamento de espaços físicos pode ser considerado uma faceta importante das políticas de preservação e conservação de documentos de arquivo. Arquivos bem projetados, sejam eles construções novas ou adaptadas, permitem, além do crescimento, a melhor conservação preventiva de seus artefatos. Estudos colocam um percentual ideal para cada área de um arquivo para que este obtenha um bom desempenho dos diversos serviços prestados. Em relação somente à área de Depósito, é CORRETO dizer que o percentual ideal de área corresponde a:

Protocolo, distribuição e arquivo de documentos são rotinas nos setores administrativos. No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas. Considere as seguintes afirmativas.

I. Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior. Exemplos:

Barreiros Filho, Marcus Polidoro

Correa Júnior, Lucas Tavares

Gonçalves Neto, Maria Silva

Tedesco Sobrinho, Luiz dos Santos

II. Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no final, entre parênteses. Exemplos:

Álvares, José Duarte dos (Presidente)

Borges, Lúcia Mota (Conselheiro)

Campos, João de Souza (Tesoureiro)

Rodrigues, Maria Luíza (Secretário)

III. Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração. Exemplos:

Associação Alagoana de Psicologia

Centro Universitário Fundação Santo André Dia (O)

Fundação Educacional Dr. Raul Bauab

Guardian (The)

Sindicato dos Psicólogos do Estado de São Paulo

Está correto o que se afirma em:

Considere as questões abaixo a respeito da organização e administração de arquivos.

I. A análise dos dados coletados configura-se na real situação dos serviços de arquivo da instituição, além de fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas necessárias.

II. Para que um arquivo cumpra seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que leve em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.

III. O levantamento de dados visa apenas verificar a infraestrutura da instituição.

IV. Durante a fase de implantação e testes é que é elaborado o manual de arquivo, no qual ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo.

V. O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, normas, regulamentos, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo.

Marque a alternativa CORRETA:

Dentre as alternativas abaixo apresentas, qual NÃO se refere a um método de arquivamento?

Qual é a medida para mensurar o tamanho de um acervo produzido por uma determinada instituição?

O arranjo físico dos documentos nas estantes, de acordo com critérios pré-estabelecidos, é conhecido na arquivística como:

Segundo Medeiros e Hernandes (2010), no arquivamento por nome de empresas ou razões sociais, existem também algumas regras básicas. Assim, com base nos mencionados autores, assinale a alternativa correta para o ordenamento alfabético em arquivo de correspondências em pastas, para os seguintes nomes de empresas ou razões sociais:

Comercial 3 Irmãos Ltda.

O Bicho de Pé Pet Shop Ltda.

11º Cartório de Registro de Imóveis da Comarca de São Paulo.

Com referência aos métodos de arquivamentos , julgue os itens como certos ( C ) ou errados ( E ).

( ) O método alfabético faz parte do sistema indireto de arquivamento.

( ) O método geográfico faz parte do sistema direto de arquivamento.

( ) No método geográfico, quando se organiza o arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas por último.

( ) Os métodos de arquivamento são universais e independem da natureza dos documentos que serão arquivados ou das atividades ou estrutura da instituição.

( ) O método alfabético de arquivamento não depende do índice para ser consultado.

A sequência correta é:

Sobre método de arquivamento, assinale a afirmativa INCORRETA.

Entre os métodos de arquivamento básico de documentos, o método alfabético é o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome. É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse método, as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetação. Assinale a alternativa que contraria as regras de alfabetação.

Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a se considerarem são: nome (do remetente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento), local, número, data e assunto. De acordo com o elemento mais importante e mais frequente procurado, em cada caso, podem-se organizar fichários ou arquivos em ordem, exceto:

Uma das etapas mais importantes para o planejamento do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais é o Levantamento da Produção Documental da Instituição, que é uma etapa muito inicial que subsidia todo o planejamento da gestão arquivística de documentos. Dadas as afirmativas sobre essa etapa,

I. A partir dessa etapa será possível monitorar as falhas de implantação da gestão arquivística de documentos.

II. Ela possibilita identificar quais documentos são produzidos ou recebidos como resultado das atividades desenvolvidas pelo órgão.

III. Nessa etapa já é possível estabelecer os espaços de armazenamento definitivos dos documentos.

verifica-se que está(ão) correta(s)

Para iniciar o processo de planejamento do arquivo, é importante conhecer os sistemas e as regras do método de arquivamento.

A esse respeito, assinale com V as afirmativas verdadeiras e com F as falsas.

( ) Os títulos que acompanham nomes completos não são considerados unidades de arquivamento e devem ser escritos entre parênteses após a última unidade.

( ) Registra-se sempre o último sobrenome seguido de vírgula, nome e prenome.

( ) Os sobrenomes compostos de substantivos e mais adjetivos devem sempre ser separados.

( ) Nomes de razões sociais são sempre registrados de forma direta.

( ) Os títulos que acompanham os nomes incompletos são considerados unidade de arquivamento.

Assinale a sequência CORRETA.