No momento de organizar um arquivo, a escolha de um método ideal de arquivamento que permita o acesso rápido aos documentos deve ser bem pensada.

O que determina a escolha do método de arquivamento a ser usado em um arquivo?

Analise as afirmativas abaixo e, em seguida, assinale a alternativa correta:

I. Protocolo é a denominação atribuída aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição de documentos.

II. A maior preocupação de quem faz arquivos é apenas arquivar os documentos.

III. O sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo.

IV. A consulta do arquivo é direta quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a um índice e posteriormente no local arquivado.

Está correto o que se afirma APENAS em:

Sobre técnicas de arquivo, considere as seguintes afirmações:

I. Pelo método cronológico é possível recuperar os documentos segundo o seu conteúdo.

II. O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta é efetuada diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar.

III. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiramente o último nome, depois os prenomes na ordem em que se apresentam.

IV. Pelo método cronológico, o principal elemento de classificação do documento deve ser o local ou procedência da informação.

Está correto o que se afirma APENAS em:

Em relação à classificação e à ordenação de documentos de arquivo, assinale a alternativa correta.

O método de arquivamento de documentos chamado “Dicionário” pertence ao grupo _________ que, por sua vez, é uma subdivisão do método __________ .

Assinale a alternativa que preenche, correta e respectivamente, as lacunas.

Ao se organizar um arquivo, deve-se observar o melhor método de classificação, para que o acesso aos documentos seja totalmente atingido. Um dos métodos utilizados é o “alfabético”, considerado um método

Em um arquivo privado de uma instituição, os documentos são arquivados por método de ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante. Qual é o método utilizado por essa instituição?

A função principal dos arquivos é possibilitar o rápido acesso às informações nele armazenadas. Para tanto, é necessário que as informações estejam arquivadas de forma organizada. São exemplos de métodos de arquivamento ideográfico e numérico, nesta ordem:

Para facilitar e agilizar a localização das pastas em um arquivo, a secretária do Departamento de Ciências Sociais fixou um índice onomástico na porta do armário, de forma que, quando precisar retirar uma delas, basta identificar seu número na lista e efetuar a busca no arquivo, no qual as pastas estarão arquivadas em ordem numérica crescente. Essa prática, muito comum nos escritórios, utiliza o método de arquivamento

Visando sua localização futura, documentos podem ser armazenados de quatro formas distintas, de acordo com um dos seguintes métodos de arquivamento: alfabético, numérico, geográfico ou ideográfico. Para que os documentos dos docentes de uma instituição de ensino sejam arquivados em pastas, é necessário organizá-los de acordo com um desses critérios. Suponha que a relação apresentada a seguir seja desses docentes e que suas pastas devam ser ordenadas para fins de arquivamento pelo primeiro dos métodos anteriormente citados.

A - José Ouro Preto

B - Pedro da Silveira Neto

C - Heitor Villa-Lobos

D- Jesuína Santa Cruz

E - Antônio Teixeira

De acordo com as regras de alfabetação, essas pastas devem ser organizadas na seguinte ordem: 

No tocante aos métodos de arquivamento, é correto afirmar que o método

O processo de arquivamento propõe vários métodos para que o profissional que trabalhe com arquivos nas organizações possa padronizar e uniformizar suas atividades. Dentre os principais métodos de arquivamento temos o alfabético, o numérico, o geográfico, o alfanumérico, o ideográfico. Um deles é aquele “utilizado quando o elemento principal a ser resgatado é o assunto tratado pelo documento”. (PAES, 2005). Assinale a alternativa que corresponde a este método:

A classificação de documentos arquivísticos consiste em

Quando a procedência da informação é a base para o arquivamento e guarda de um documento, utiliza-se o método

A organização deste quadro de informações com os nomes das alunas pressupõe a aplicação de um arquivamento com base no método

O sistema de arquivamento que associa um grupo de palavras a um determinado padrão de cores está relacionado ao método

O método de arquivamento pertencente ao sistema direto, ou seja, quando a busca será feita diretamente no documento, sem a necessidade do auxílio de um índice ou código, e cuja metodologia de arquivamento é bastante utilizada, quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência ou local, é conhecido como método

Um auxiliar administrativo recebeu a incumbência de organizar o arquivo com os dossiês dos funcionários da empresa em que trabalha.

Os dossiês estão numerados como descrito abaixo.

001.298 Pedrinho Abelha

033.298 Mariazinha Camacho

305.118 Joaninha Pereira

785.654 Joãozinho Cardoso

O assistente deve ordenar os dossiês pelo método dígito-terminal, obedecendo suas numerações.

A ordenação correta será: