Como é denominado o método de arquivamento de documentos que os divide em classes conforme o assunto?

No departamento de pessoal de um certo órgão público, os dossiês são arquivados mediante uma combinação de número da matrícula e nome do servidor. O método de arquivamento utilizado nesse órgão é o:

“__________________ é o método de ordenação de documentos que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes.” Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior.

Quanto ao método duplex de arquivamento, assinale a alternativa correta.

No que diz respeito aos métodos de arquivamento, analise as proposições a seguir. I. Os métodos de arquivamento são divididos em duas classes: básicos e padronizados. Na classe dos padronizados, há o método por assunto, o qual não é de fácil aplicação, pois depende de interpretação dos documentos sob análise. II. Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a considerar são: nome (do remetente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento), local, número, data e assunto. III. No método numérico dígito-terminal, uma das vantagens é a leitura não convencional dos números, porém, tem como desvantagem o aumento de erros de arquivamento. IV. O método de arquivamento variadex, pertencente à classe dos padronizados, é uma variante do alfabético, no qual as cores foram introduzidas como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos. V. No método alfabético, as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetização, através de guias divisórias, com as respectivas letras. Estão CORRETAS, apenas, as proposições

Considere as afirmações a seguir, sobre documentação. I. Recolhimento, leitura e classificação são fases do processo de documentação. II. Documentação é um conjunto de técnicas cujo objetivo primordial é a produção, sistematização, distribuição e utilização de documentos. III. Atualmente, a documentação assume uma característica predominantemente estática, que a impulsiona a alcançar com mais rapidez e eficácia a sua principal funcionalidade. IV. No sistema numérico de classificação, os documentos são organizados por sua ordem de entrada, considerando sua ordem alfabética. V. Em sentido amplo, a reunião e a organização dos conhecimentos que o homem adquiriu através dos tempos para permitir sua divulgação e utilização é a finalidade da documentação. Estão CORRETAS, apenas, as afirmações

O método numérico dígito-terminal de arquivamento tem como elemento principal de identificação o número. Os documentos são numerados sequencialmente, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um. Se considerarmos o número 193228 teremos:

Segundo Mazulo e Liendo (2010), dentre os métodos de arquivamento existentes, o mais utilizado é o alfabético nominal, que consiste em abrir pastas com o nome correspondente ou o nome da empresa. Nesse sentido, com base nessas autoras, assinale a alternativa correta para o ordenamento alfabético, em um arquivo de correspondências em pastas, para os seguintes nomes:

• Suzana Castelo Dourado.

• Manoel Santo Expedito.

• José Francisco Gomes Júnior.

No arquivamento de nomes devemos observar pequenas regras, conhecidas como regras de alfabetação. Assim assinale a alternativa em que a regra esteja INCORRETA

Na escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos ao serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente consultado. Assim quando ao número do documento vier associado à data, o método é o:

Para que tenha organização no ambiente de trabalho e rastreabilidade rápida e fácil, o(a) secretário(a), ao fazer a gestão dos documentos, deve utilizar o método de arquivamento e classificá-los de forma adequada.

Essas formas são:

A ordenação de documentação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos. De forma geral (e sempre dependendo do tipo documental em questão), os elementos informativos mais comumente tomados como referência para a ordenação são:

I - Número do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor)

II - Data

III - Local de procedência

IV - Nome do emissor ou do destinatário

V - Objeto ou tema específico do documento Estão corretos:

Levando em consideração o método alfabético e as regras de alfabetação, assinale a alternativa incorreta.

Analise os nomes abaixo.

(1) Ana Maria Teixeira.

(2) Ana Beatriz Teixeira.

(3) João Barbosa Sobrinho.

(4) Maria Luiza Castelo Branco.

(5) Paulo Eduardo de Oliveira Júnior.

A sequência correta para alfabetação é

A área ideal destinada ao trabalho técnico em arquivos corresponde a 15% de todo o seu prédio. Esta área geralmente é privativa à equipe, sendo o acesso ao público negado. Nessa concepção, é CORRETO dizer que essa área inclui:

I. Serviço de protocolo.

II. Gabinete do diretor e assistentes.

III. Administração e recursos humanos.

IV. Biblioteca de apoio.

V. Serviço de reprografia.

Assinale a alternativa em que (todas) (a)s afirmativa(s) está(ão) CORRETA(S):

Dentro do planejamento de Arquivos a área destinada ao público possui importância, pois é neste espaço que a consulta aos documentos será feita. Esse planejamento está inserido em boas políticas de preservação e conservação de documentos de arquivo, pois a qualidade destes ambientes definirá a maneira como estes serão manuseados pelos usuários, o que acarretará na melhor preservação da informação para gerações futuras. Em percentuais ideais, a área destinada ao público deve ser de aproximadamente 25% da área total útil onde o espaço poderá disponibilizar serviços de apoio ao usuário, como:

I. Balcão de informação.

II. Serviço de protocolo.

III. Lanchonete ou cafeteria.

IV. Administração e Recursos Humanos.

V. Serviço de Reprografia para atendimento ao público.

Assinale a alternativa em que todas as afirmativas estão CORRETAS:

O planejamento de espaços físicos pode ser considerado uma faceta importante das políticas de preservação e conservação de documentos de arquivo. Arquivos bem projetados, sejam eles construções novas ou adaptadas, permitem, além do crescimento, a melhor conservação preventiva de seus artefatos. Estudos colocam um percentual ideal para cada área de um arquivo para que este obtenha um bom desempenho dos diversos serviços prestados. Em relação somente à área de Depósito, é CORRETO dizer que o percentual ideal de área corresponde a:

Protocolo, distribuição e arquivo de documentos são rotinas nos setores administrativos. No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas. Considere as seguintes afirmativas.

I. Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior. Exemplos:

Barreiros Filho, Marcus Polidoro

Correa Júnior, Lucas Tavares

Gonçalves Neto, Maria Silva

Tedesco Sobrinho, Luiz dos Santos

II. Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no final, entre parênteses. Exemplos:

Álvares, José Duarte dos (Presidente)

Borges, Lúcia Mota (Conselheiro)

Campos, João de Souza (Tesoureiro)

Rodrigues, Maria Luíza (Secretário)

III. Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração. Exemplos:

Associação Alagoana de Psicologia

Centro Universitário Fundação Santo André Dia (O)

Fundação Educacional Dr. Raul Bauab

Guardian (The)

Sindicato dos Psicólogos do Estado de São Paulo

Está correto o que se afirma em:

Considere as questões abaixo a respeito da organização e administração de arquivos.

I. A análise dos dados coletados configura-se na real situação dos serviços de arquivo da instituição, além de fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas necessárias.

II. Para que um arquivo cumpra seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que leve em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.

III. O levantamento de dados visa apenas verificar a infraestrutura da instituição.

IV. Durante a fase de implantação e testes é que é elaborado o manual de arquivo, no qual ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo.

V. O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, normas, regulamentos, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo.

Marque a alternativa CORRETA: