Questões de Concurso
Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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O processo de avaliação de documentos de arquivo baseia-se na identificação e aplicação de valores aos documentos. O valor primário é a qualidade inerente às razões de criação de todo documento, enquanto o valor secundário refere-se à qualidade informativa que um documento pode possuir para além de seu valor primário.
Documento de valor informativo é aquele que possui informações sobre a forma de organização da instituição que o acumulou.
A aprovação da tabela de temporalidade de documentos pelo Arquivo Nacional dispensa a elaboração da listagem de eliminação de documentos.
A publicidade da eliminação de documentos é feita a partir da publicação de edital de ciência dessa eliminação em periódicos oficiais.
O arquivamento de dossiês funcionais utilizando-se o método numérico simples, visando à segurança da informação, requer um índice auxiliar para consulta dos documentos.
De acordo com a teoria arquivística, para se evitar que os documentos fiquem amontoados nas repartições e dificultem a execução dos trabalhos, ocupando espaços valiosos, os administradores devem implementar a gestão de documentos e transferi-los para os arquivos permanentes.
Os documentos inativos que não adquiram um valor secundário devem ser eliminados pelas próprias unidades administrativas, dispensando consulta às Normas e às Leis.
As noções de valor primário e secundário dos documentos fornecem o relevo indispensável para a prática da teoria das três idades.
São considerados instrumentos básicos de destinação de documentos a tabela de temporalidade e os sistemas de classificação.
A sequência de operações: análise, avaliação, seleção e eliminação está relacionada ao estabelecimento de prazo de vida dos documentos, de acordo com seus valores.
As fases de organização de arquivos acontecem na seguinte ordem: planejamento — levantamento de dados — implantação e acompanhamento — análise dos dados coletados.