Questionando os princípios do racionalismo científico e a ideia de verdades universais, o renomado arquivista canadense Terry Cook (1947-2014) representou, no âmbito da Arquivologia, a corrente pós-moderna de pensamento. Para o autor, a atribuição de valores aos documentos deve levar em conta o mais amplo contexto social em que foram produzidos, e não apenas os organismos (públicos ou privados) de que se originaram. Tal procedimento ficou conhecido como

A produção de documentos, no âmbito das instituições públicas ou privadas, não é arbitrária, nem discricional. Ao contrário, é determinada

O processo de arquivamento propõe vários métodos para que o profissional que trabalhe com arquivos nas organizações possa padronizar e uniformizar suas atividades. Dentre os principais métodos de arquivamento temos o alfabético, o numérico, o geográfico, o alfanumérico, o ideográfico. Um deles é aquele “utilizado quando o elemento principal a ser resgatado é o assunto tratado pelo documento”. (PAES, 2005). Assinale a alternativa que corresponde a este método:

Associe os termos arquivísticos apresentados na coluna à esquerda às afirmativas destacadas na coluna à direita.

(1) Desclassificação

(2) Fundo fechado

(3) Tabela de Equivalência

(4) Tabela de Temporalidade

(5) Desapensação

( ) Não recebe acréscimos de documentos em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade.

( ) Instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda.

( ) Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta, no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo.

( ) Instrumento que estabelece uma correspondência entre notações diferentes.

A sequência correta é

Tendo em vista a atual legislação que rege a política nacional de arquivos públicos e privados, assinale a alternativa correta.

Em relação às funções arquivísticas, considere as afirmativas a seguir.

I→ A avaliação dos documentos refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão.

II→ A aquisição contempla a entrada de documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento de acervo.

III→ Classificação é a sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.

IV→ A descrição torna os documentos acessíveis e promove sua consulta mediante publicações, exposições, conferências, serviços educativos e outras atividades.

Está(ão) correta(s)

A normalização da gestão documental tem como foco garantir o desenvolvimento de um processo organizado e eficiente que controle a produção, a utilização e a eliminação da informação como prova das atividades de determinada instituição. A primeira destas normas internacionais, que assume por completo a cultura da qualidade total, tem origem em estudos da norma australiana AS 4390:1996 e foi publicada em 2001, com diretrizes básicas de boas práticas de gestão documental, que constituíram um dos fundamentos para a construção da norma E-ARQ Brasil.

A norma de gestão integral dos sistemas de arquivos, dos arquivos e dos documentos de arquivos referida é a

Recentemente, estudiosos, pensadores e profissionais têm discutido princípios da ciência arquivística que, por muito tempo, foram considerados inexoráveis para o estudo e a prática dos arquivos. Sob esta perspectiva, considere as afirmativas a seguir.

I→ O modelo arquivístico vigente não se encaixa aos organismos vivos que são os arquivos hoje. A problemática reside em refinar a informação baseada na proveniência geral, sem obscurecer a conexão documento-atividade.

II→ O arquivista atua como mediador entre documento e usuário, devendo, para tanto, possuir formação sólida em áreas como história, idiomas e diplomática, que lhe permitam ler e compreender os documentos, dominando uma série de detalhes técnicos por meio de extensos esforços práticos.

III→ Os processos de avaliação constituem um elemento vital do contexto em que os arquivos históricos são formados. Guiados pelos valores de sua sociedade, os arquivistas acham-se implicados na formação dos arquivos que sua época legará ao futuro.

Em consonância com as correntes atuais do pensamento arquivístico, está(ão) correta(s)

As funções arquivísticas são, comumente, enumeradas em sete. De acordo com essa visão, assinale a alternativa que contém somente funções arquivísticas.

A avaliação documental permite a definição dos prazos de guarda corrente e intermediária, bem como a destinação final dos documentos, tendo por base seus valores

Tendo em vista as recomendações para construção de arquivos, considere as afirmativas a seguir.

I→ No que diz respeito à localização do edifício sobre o terreno, deve-se observar a influência que o ambiente externo exercerá sobre o interno, ou seja, o projeto de construção deve considerar o posicionamento da construção em relação à incidência de luz solar, além da localização da vegetação nos arredores, que pode causar riscos de raios, térmitas, danos estruturais pelas raízes, queda de folhas, galhos e frutos e incidência de sombras, que poderão ocasionar acúmulo de umidade nas paredes.

II→ Os espaços projetados devem ser distribuídos pensando em suas funções: depósitos (inclusive para acervos especiais), áreas para o público e áreas de trabalho (gabinetes, recepção, seleção, higienização, restauração, entre outras).

III→ As construções espaçosas, com grandes vãos ou abertas são mais eficientes quanto à manutenção das condições ambientais e de segurança necessárias para a preservação do que espaços menores, fragmentados e compactos.

IV→ O projeto do edifício deverá levar em conta as condições e dimensões do terreno; os regulamentos e tradições locais; as condições climáticas; o fluxo de trabalho e de atendimento ao público; as características físicas e formatos dos documentos; o volume do acervo e a expectativa de crescimento.

Estão corretas

A classificação de documentos arquivísticos consiste em

O Agente Administrativo tem como atribuição, entre outras, arquivar/registrar documentos e cuidar de sua tramitação. A gestão de documentos é operacionalizada por meio de planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental, e possui três fases básicas: produção, utilização e destinação. Na fase da utilização, estão incluídas quais atividades?

I. De protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), expedição, organização e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária.

II. A elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e a recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.

III. A elaboração padronizada de tipos/séries documentais e a implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.

Pode-se afirmar que:

Leia o texto a seguir e marque a alternativa correta.

A Unidade do Arquivo Público do Estado, na condição de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, é a responsável pela formulação e implementação da política estadual de arquivos e gestão de documentos, a que se refere o artigo 2º, inciso II do Decreto nº 58.052/2012, e deverá propor normas, procedimentos e requisitos técnicos complementares, visando o tratamento da informação. Integram a política estadual de arquivos e gestão de documentos:

I. os serviços de protocolo e arquivo dos órgãos e entidades;

II. as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, a que se refere o artigo 11 deste decreto;

III. o Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc;

IV. os Serviços de Informações ao Cidadão – SIC;

V. o Sistema Estadual de Controladoria - SEC.

Quanto ao ciclo de vida, os arquivos são classificados como:

Quando a procedência da informação é a base para o arquivamento e guarda de um documento, utiliza-se o método

A organização deste quadro de informações com os nomes das alunas pressupõe a aplicação de um arquivamento com base no método

Um serviço essencial é o registro de entrada e de saída de documentos na escola. Para isso, é necessário o uso diário de um livro de registros, pois somos seres humanos e a nossa memória costuma falhar. Com registros escritos, podemos esclarecer dúvidas, atestar a expedição e recebimento de documentos.

SOUSA, R. M. Técnicas de redação e arquivo. Brasília: Universidade de Brasília, 2007. p. 48.

O texto refere-se ao livro de

O sistema de arquivamento que associa um grupo de palavras a um determinado padrão de cores está relacionado ao método

Analise as afirmações sobre Protocolo de documentos e assinale a alternativa correta.

I. Classificar o documento de acordo com o seu assunto, buscando identificar o destinatário, é uma tarefa de Protocolo.

II. Encaminhar os documentos aos respectivos destinatários internos ou externos, é uma tarefa de Protocolo.

Estão corretas as afirmativas: