Sobre a temática de arquivo e documentação, relacione a coluna 1 à coluna 2 e assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Coluna 1

I. Digitalização

II. Documento digital

III. Dossiê

IV. Protocolo

Coluna 2

( ) Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

( ) Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto, constituindo uma unidade de arquivamento.

( ) Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de um dispositivo apropriado.

( ) Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.

Em relação à destinação de documentos e à tabela de temporalidade e destinação de documentos, analise as afirmativas a seguir e marque (V) para as verdadeiras e (F) para as falsas.

( ) A tabela de temporalidade e destinação de documentos é o instrumento resultante do processo de classificação de documentos.

( ) A listagem de eliminação de documentos é a relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente do órgão ou da entidade e aprovada pelo Arquivo Nacional.

( ) A avaliação de documentos é responsabilidade exclusiva do arquivista, que deverá realizá-la individualmente.

( ) O recolhimento de documentos refere-se à passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

( ) Entre os documentos de guarda temporária incluem-se aqueles que, embora sejam originais, tenham interesse administrativo apenas por determinado período.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Ao definir procedimentos para o desenvolvimento de atividades de protocolo para a Administração Pública Federal, a Portaria Interministerial MJ/MP Nº 1.677, de 7 de Outubro de 2015, trata da “juntada”, que é a união de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a processo, realizada por anexação ou apensação.
Em relação a esse procedimento, assinale a alternativa INCORRETA.

Conforme a teoria das três idades, os documentos de arquivo passam por fases distintas e sucessivas durante seu ciclo vital, de acordo com a frequência de uso e a identificação de seus valores. Trata-se das fases corrente, intermediária e permanente.

Considerando-se as características dos documentos em cada uma de suas fases, assinale a alternativa correta.

Aqueles documentos que aguardam para que se tome a decisão sobre sua destinação final são os arquivos

Na biblioteca da Universidade Saberes e Conhecimentos optou-se por organizar documentos tendo por base a divisão por 10 classes principais, que, por sua vez, são divididas em subclasses. O nome desse método de arquivamento é

A etapa na gestão de documentos em que é tomada a decisão por seu arquivamento ou por sua eliminação é a

A movimentação de um documento entre áreas e/ou unidades, internas ou externas à organização, também conhecida como fluxo documental, é chamada de

A partir de 1950, os métodos de arquivamento passaram a ser determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Esses métodos também são chamados de flexíveis.

Assinale a alternativa que apresente um exemplo de método de arquivamento flexível.

Para Ponjuán Dante (1998, p.135), a gestão da informação visa a todas as alternativas a seguir, à exceção de uma. Assinale-a.

De acordo com o método de arquivamento alfabético, organize as entradas para os nomes a seguir:

a) João Pedro Filho

b) Antônia Sá de Pinho

c) Mariana Monte Castelo

d) Úrsula do Monte Calvo

e) Ataíde Dias Júnior

Assinale a alternativa que traga a ordem de alfabetação correta.

O estabelecimento das classes e subclasses de um plano de classificação pode ser pelos critérios:

I. funcional, no qual as classes correspondem à função dos documentos;

II. estrutural, de acordo com a estrutura organizacional de determinada instituição;

III. por assunto, referente aos conteúdos registrados nos documentos;

IV. por local, onde a localização do documento determina a classificação.

Analise os itens acima e assinale

Para Rhoads (1989), o ciclo total de vida dos documentos é representado por quatro fases.

Com base nessa informação, faça a correta correlação entre as fases.

a Elaboração/criação/produção do documento (gestação)

b Utilização e manutenção do documento (do nascimento à vida produtiva)

c Disponibilização do documento (destinação final)

d Gestão de documentos de valor permanente

( ) Compreende o controle e a utilização dos documentos necessários para realizar ou facilitar as atividades de uma organização. Abarca a criação e o aperfeiçoamento dos sistemas de arquivo e a recuperação de dados, a gestão dos arquivos, a análise de sistemas de produção e a manutenção de programas de documentos vitais, o funcionamento dos centros de documentação e a automação dos processos.

( ) Contempla desenho e produção de formulários, estipulação de diretrizes e fomento de sistemas de gestão e aplicação de tecnologia moderna aos processos.

( ) Contempla a identificação e a descrição das séries documentais, o estabelecimento de programas de retenção, disponibilização e destinação dos documentos e as decisões acerca de conservação. A conservação de documentos comporta a eliminação de uma parte deles.

( ) Abarca o desenho e os equipamentos dos depósitos, os processos de conservação e preservação dos arquivos, o planejamento de políticas de acesso aos arquivos, os procedimentos dos serviços de referência, a criação de novos arquivos e a informação sobre eles.

Assinale a alternativa que traga a sequência correta da correspondência entre as duas colunas, de cima para baixo.