Questões de Concurso
Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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A gestão da qualidade é composta por critérios que orientamuma eficaz gestão de documentos. Esses critérios estão relacionados ao controle dos documentos que envolvem processos como elaboração; recebimento e verificação; registro e validação. Entre esses critérios, temos:
No que se refere aos métodos de arquivamento de documentos, uma empresa pode adotar:
A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental que reparte o ciclo de vida dos documentos em três fases ou idades. A fase da segunda idade ou intermediária diz respeito:
Cada instituição pública ou privada, prestadora de serviços específicos, possui documentos que marcam as atividades que são realizadas nesse determinado contexto. A esses documentos chamamos de gêneros:
Especificamente, os arquivos de instituições públicas da esfera federal, estadual ou municipal, de atividades administrativas, judiciárias ou legislativas, são classificados em três espécies:
Os arquivos são classificados em três tipos: ativo, inativo e morto. Nesse sentido, relacione a Coluna 1 à Coluna 2 quanto a sua classificação.
Coluna 1
1. Ativo.
2. Inativo.
3. Morto.
Coluna 2
( ) Onde estão guardados documentos que nunca ou pouquíssimas vezes são consultados. Apesar da condição desse tipo de arquivo, não deve ser considerado depósito de lixo.
( ) Armazena documentos com pouca frequência de uso. Uma boa opção para esse tipo de arquivo, quando há grande quantidade de documentos, é a microfilmagem, cujo processo de reprodução fotográfica reduzida atinge 95% do tamanho original do documento.
( ) Guarda documentos que são utilizados com muita frequência, documentos em processo de conclusão e, também, do ano letivo.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
Organização e Simplicidade apresentam em comum o princípio básico do arquivo, que pode ser classificado como corrente, intermediário ou permanente. Desta forma, sobre o trabalho de arquivamento da secretária, é correto afirmar que:
Sobre o material a ser arquivado e a teoria das três Idades, assinale a opção INCORRETA.
Sobre arquivo, analise as afirmativas a seguir e marque (V) para as VERDADEIRAS e (F) para as FALSAS.
( ) O arquivo permanente é constituído essencialmente de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados em razão do seu valor histórico.
( ) O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação de letras e números, pertence ao sistema indireto.
( ) A classificação de documentos de arquivo é realizada a partir de um instrumento específico para essa tarefa denominada Tabela de Temporalidade.
Assinale a opção que apresenta a sequência CORRETA.
O método geográfico é aquele utilizado quando os documentos possuem sua organização através do local. Ou seja, ele é usado quando a empresa escolhe classificar os documentos através de seu local de origem. Diante disto, analise as afirmativas.
I. No método geográfico os documentos são organizados por estado ou país; eles devem ser ordenados alfabeticamente.
II. No método geográfico as cidades de um mesmo estado ou país sempre são postas em ordem alfabética.
III. No método geográfico, as capitais devem aparecer sempre no início da lista, isto porque elas são mais procuradas e possuem uma maior quantidade de documentos.
Assinale a alternativa correta.
Sobre os métodos de arquivamento mais utilizados, assinale a alternativa correta.
Segundo A Associação de Arquivistas Brasileiros, arquivo tem a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. Toda empresa tem uma grande demanda de papéis que devem ser arquivados, como documentos, atas, estatutos, nomeações, processos, entre outros. Estes arquivos devem estar organizados de tal maneira que se possa achá-los com extrema facilidade. Nesse sentido assinale a alternativa incorreta.
Sobre a abordagem aos arquivos e aos tipos ou sistemas de arquivamento, é incorreto afirmar:
Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares. Em cada caso pode-se organizar os arquivos em, EXCETO:
Na organização de documentos, a INDEXAÇÃO consiste em:
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