Questões de Concurso
Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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O método alfabético deve seguir regras de alfabetação e, entre os métodos de arquivamento, ele é, desde que considere o nome como elemento principal, o mais simples.
No método geográfico para arquivamento de correspondências com outros países, alfabeta-se, necessariamente nesta ordem, o nome da capital, do país e, por fim, do correspondente.
Utilizando a metodologia por assunto, o arquivamento de conjuntos documentais recorre, primariamente, à classificação por espécie documental, tais como atas, correspondências, contratos e acordos.
Na metodologia de arquivamento por assunto, é possível, também, a adoção de métodos alfabéticos e numéricos.
O método de arquivamento denominado duplex permite a abertura ilimitada de classes, mas apresenta a desvantagem, caso não seja bem elaborado, com classes bem definidas, de que o arquivamento de documentos com o mesmo assunto possa ser realizado em mais de um lugar.
O valor dos documentos de arquivo pode ser permanente ou temporário e é estabelecido conforme suas finalidades e respectiva vigência, sejam elas administrativas, legais, fiscais ou informativas.
A classificação de documentos reflete as atividades executadas às quais ele se refere, bem como a estrutura organizacional e os assuntos por ele tratados. Assim, é correto afirmar que os métodos de classificação são divididos meramente em organizacional e por assunto.
De acordo com o grau de sigilo dos documentos, no momento da expedição e da tramitação, deverão ser adotados procedimentos específicos, como, por exemplo, o uso de envelopes duplos, de modo que, no envelope externo, conste a identificação do destinatário e a indicação do grau de sigilo.
No arquivo permanente, as atividades são divididas em: arranjo; descrição e publicação; e conservação e referência.
Em arquivística, considera-se que todos os documentos possuem um valor primário, mas apenas alguns possuem ou adquirem um valor secundário.
Considerando-se as fases da gestão documental, que são a produção, a utilização e a destinação dos documentos, é correto afirmar que, na última fase, a documentação perdeu seu valor primário.
O setor de protocolo, no recebimento de correspondências oficiais, não deverá proceder à abertura de envelopes se estes contiverem as indicações de confidencial, reservado, particular ou equivalentes.
No que concerne à classificação e à caracterização de correspondências nos setores de protocolo, elas são, quanto ao seu destino e à sua procedência, classificadas como externa e interna.
Com relação a procedimentos administrativos, julgue o item que se segue.
No protocolo, documentos de natureza ostensiva devem ser
abertos e analisados.
Julgue o item subsequente, acerca de noções de arquivamento.
O método de arquivamento numérico simples utiliza como
elementos de busca o número e a data do documento.
Julgue o item subsequente, acerca de noções de arquivamento.
Ainda que documentos sejam arquivados de maneira errada,
sua localização não será prejudicada se existir instrumento
que descreva o acervo.
Julgue o item subsequente, acerca de noções de arquivamento.
O tipo vertical de arquivamento permite rápida consulta aos
documentos.
Julgue o item subsequente, acerca de noções de arquivamento.
Documentos são encaminhados ao arquivo com a única
finalidade de serem arquivados.
“Art. 2º A autorização para a eliminação de documentos digitais e _____________ de que trata o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dar-se-á mediante aprovação ___________ e ____________ elaborados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD de cada órgão ou entidade e aprovados pela instituição arquivística pública, em sua esfera de competência.”
Assinale a alternativa que completa, correta e respectivamente, as lacunas do trecho acima.