Questões de Concurso
Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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Relacione a primeira coluna de acordo com a segunda que descreve a respeito da identificação dos documentos públicos:
Primeira coluna
1.Documento Corrente.
2.Documento Intermediário.
3.Documento Permanente.
Segunda coluna
(__)Conjunto de documentos em uso frequente, ligados às atividades cotidianas da organização.
(__)Contém documentos de valor histórico, cultural ou científico, preservados indefinidamente.
(__)Destinado a documentos menos consultados, mas que ainda possuem valor administrativo e legal.
Fonte disponível em: <https://www.planalto.gov.br/ccivil_ 03/leis/l8159.htm>
Assinale a alternativa que apresenta a correta associação entre as colunas:
Arquivar documentos de forma eficiente é fundamental para manter a organização e facilitar a recuperação quando necessário. Considere as afirmativas relacionadas a documentação e arquivo apresentadas a seguir e registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:
(__) O método muito utilizado nos arquivos é o alfabético, é o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome.
(__) Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
(__) O método de arquivamento é determinado pela natureza do documento a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Fonte: Paes, Marilena Leite, Arquivo Teoria e prática − 3ª ed. Rio de Janeiro − Editora: FGV, 2004.
Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo:
I.Todo documento deve ser classificado com base em seu valor legal.
II.A ordenação alfabética é o único método válido para organização de documentos.
III.A preservação de documentos se refere apenas à proteção física do material.
Assinale a alternativa correta:
I – Na Administração Pública os documentos em papel, oriundos de órgãos externos e cidadãos, são recebidos e protocolizados. O protocolo é um serviço que recebe, registra, classifica, distribui, controla a tramitação e a expedição desses documentos. Ele observa a padronização e a uniformidade dos procedimentos, que tornam a rastreabilidade dos documentos mais fáceis, evitando retrabalho e garantindo a agilidade no processamento das informações.
II – As rotinas de protocolo abrangem desde a entrada ou produção de processos e documentos, passando por seu controle, tratamento, análise e encaminhamento às unidades ou envio aos órgãos externos. Instituir normas e procedimentos proporciona a segurança das informações e a organização do trabalho.
III – O Setor de Protocolo, é um setor da administração pública que tem a incumbência de garantir que documentos sejam tramitados de forma legal; ou seja, de atestar sua autenticidade.
IV – O protocolo representa a tramitação das atividades da gestão de documentos. Essa etapa garante a ineficácia das atividades arquivísticas, sem levar em conta que os procedimentos padronizados serão seguidos com fidelidade pelos seus usuários.
Marque a alternativa correta:
1- Codificação.
2- Classificação.
3- Estudo.
4- Inspeção.
5- Guarda dos documentos.
6- Ordenação.
Fonte: Paes, Marilena Leite − Arquivo teoria e prática − 3ªed − Ed. FGV − Rio de Janeiro − 2004.
A sequência correta em que ocorre esse processo é:
I- Promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central.
II- Prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ.
III- Implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental.
IV- Garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor temporário.
Fonte: Decreto nº4.073/2002.
É correto o que se afirma em:
1.Os dados são acessados um registro logo após outro registro em um pedido.
2.É baseado no modelo de disco de um arquivo, pois o disco permite acesso aleatório a qualquer bloco de arquivo.
3.Quando usamos o comando de escrita, ele aloca memória e move o ponteiro para o final do arquivo.
Assinale a alternativa correta:
Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. Assinale a opção correta, referente aos documentos identificados como intermediários.
Fonte: Lei nº8.159/1991.
São procedimentos de protocolo de documentos, que garantem acesso à informação pública de forma rápida e segura, EXCETO:
Fonte disponível em: https://www12.senado.leg.br
A classificação de documentos com base no gênero e na natureza do assunto é uma abordagem que organiza os documentos de acordo com suas características específicas e conteúdo. Assinale a opção abaixo que descreve a classificação segundo natureza do assunto:
Fonte: Paes, Marilena Leite, Arquivo: teoria e pratica − 3 ed. - FGV − Rio de Janeiro, 2004.
A _________________ de documentos é o processo pelo qual documentos são preparados, revisados e enviados para serem entregues a destinatários específicos. É a remessa do documento ou processo a instituições externas. Essa atividade é comum em ambientes de trabalho e empresas, bem como em instituições governamentais. Prioriza que a correspondência seja entregue de forma eficaz e eficiente, contribuindo para a operação eficaz da organização.
Marque a opção que completa corretamente a lacuna no texto.
I. O sistema de arquivamento indireto é aquele em que se deve primeiro fazer uma pesquisa consultando um índice ou um código para o documento ser achado.
II. A tramitação é a atividade que identifica os setores pelos quais passam os documentos, a fim de identificá-los mais rápido, caso necessário. Pode ser com sistema informatizado ou manual.
III. A expedição é a prática de se cadastrar os documentos recebidos no arquivo em um sistema, que pode ser manual ou informatizado.
Assinale
(1ª parte): A correspondência, independentemente do conteúdo, deve ser aberta pelo recepcionista para verificação.
(2ª parte): O recepcionista deve assegurar que a correspondência seja encaminhada ao destinatário correto de forma organizada e eficiente.
(3ª parte): O recepcionista deve reter correspondências suspeitas sem comunicar às autoridades competentes.
Das partes, pode-se afirmar que:
Indique a alternativa que corretamente completa a lacuna no excerto:
Excerto I: O arquivamento de documentos é um processo importante nas organizações públicas e privadas, a gestão de documentos bem realizada pode economizar tempo, recursos e melhorar a eficiência, ainda proporcionar o armazenamento seguro, organizado e acessível das informações e de seus registros.
Excerto II: Ao estabelecer um sistema para arquivar os documentos, o responsável precisar escolher o método ideal, que visa atender suas necessidades, ao buscar alguma informação, de algum documento específico do arquivo.
Excerto III: Podemos citar como processo de arquivamento os métodos geográficos, alfabéticos, ideográfico e numérico.
Fonte disponível em: < https://www.totvs.com/blog/ gestao -para-assinatura-de-documentos/arquivamento-dedocumentos/>
Está CORRETO o que se afima em:
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