Imagine que uma empresa de contabilidade, após anos de trabalho com arquivamento físico de documentos, decidiu migrar para um sistema digital para melhorar a eficiência e segurança do processo. Para isso, eles estão realizando um projeto piloto de implementação de um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos. Considerando a situação descrita sobre a implementação de um sistema digital de gerenciamento de documentos eletrônicos em uma empresa de contabilidade, assinale a alternativa que indica, corretamente, as ações recomendadas para garantir a eficiência e segurança do processo:

Assinale a alternativa que traduz corretamente a ordem de arquivamento a partir do método numérico digito-terminal.

1 – 10.315

2 – 11.315

3 – 21.298

4 – 20.298

5 – 50.000

Assinale a alternativa que traduz corretamente a forma de arquivamento dos nomes de pessoas físicas.

1 – Paulo Souza Neto

2 – Bruno Souza Filho

3 – Walter Santo Cristo

4 – J. Alves

5 – Jorge Alves

Em relação ao arquivamento vertical, são verdadeiras as asserções seguintes, salvo:

As técnicas de arquivamento podem tanto empregar métodos básicos como métodos padronizados. Nesse sentido, qual é o tipo de método que combina letras, números e cores?

Qual é a importância do arquivo e das técnicas de arquivamento em um ambiente organizacional?

Utilizando as técnicas de arquivamento por ordem alfabética, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa que apresenta corretamente a ordem que deverão ser arquivadas.

I- Maria Alice;

II- Antônio Jucelino;

III - Daniele Gabrielli,

A partir das regras de alfabetação, destaque a alternativa que apresenta corretamente a posição do primeiro, terceiro e quinto elemento da sequência a seguir:

Marcos Alves

Isabella Alves

Ana Porto Seguro

Hugo Villa-Lobos

Hugo Andradas

Os documentos podem ser classificados de diversas maneiras, sendo que a partir dessa classificação é possível fazer a opção pela técnica de arquivamento mais condizente com o propósito que se tem. Nesse sentido, complete o enunciado a seguir com o termo correspondente.

________ é determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento, como por exemplo, fichas.

Na administração pública, a eficiência na gestão de documentos é crucial para o acesso rápido e seguro às informações. O plano de classificação de documentos é uma ferramenta essencial nesse processo. Qual das seguintes afirmações melhor descreve a função de um plano de classificação em uma instituição pública?

O protocolo é um aspecto fundamental na gestão de documentos em órgãos públicos, atuando como a porta de entrada e saída de documentos. Qual das seguintes atividades NÃO é típica da função de protocolo em uma instituição pública?

São objetivos da gestão de documentos:
I. Contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, por seu valor probatório, científico e histórico.
II. Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa.
III. Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros.
Está CORRETO o que se afirma:

As atividades de protocolo são um conjunto de operações que visam ao controle dos documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Pública Federal.
Consideram-se atividades de protocolo:

I. Recebimento.
II. Distribuição. III. Aviso de classificação. IV. Registro.
Está CORRETO o que se afirma:

A teoria das três idades é a teoria que define os arquivos como correntes, intermediários ou permanentes. O arquivo corrente é o conjunto de documentos:

Sobre o controle da tramitação de documentos, analisar a sentença.
O controle da tramitação consiste em registrar o curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa (1ª parte). São as operações destinadas a registrar a localização do documento dentro da instituição. Tal controle pode ser executado somente por meio de cadernos físicos de protocolo (2ª parte).

A sentença está:

Os documentos de valor permanente são:  

O surgimento do documento nato-digital e as novas formas de armazenamento provocaram reconfigurações na organização de arquivos.

Nessa nova realidade e com foco na informação orgânico-funcional, é imprescindível preservar  

Para averiguar o valor primário, é preciso verificar se o documento é necessário para o cumprimento das atribuições e para o desempenho das funções da entidade produtora/acumuladora.

Nesse contexto, o valor fiscal é aquele que

O ciclo de vida dos documentos é um conceito fundamental na arquivologia, que descreve as diferentes fases pelas quais um documento passa, desde a sua criação até a sua destinação final. Cada fase exige procedimentos e cuidados específicos para garantir a organização, a preservação e o acesso à informação.

Em uma empresa de engenharia, um projeto de construção de uma ponte foi concluído há cinco anos. Os documentos relacionados ao projeto, incluindo plantas, relatórios e correspondências, estão armazenados em um depósito externo, com acesso restrito. Com base no ciclo de vida dos documentos, em qual fase esses documentos se encontram atualmente e qual seria a próxima ação recomendada?

A classificação de documentos é uma etapa crucial na organização de arquivos, permitindo a recuperação eficiente da informação. Existem diversos métodos de classificação, cada um com suas características e aplicações específicas.
Imagine um grande arquivo que reúne documentos sobre a história da música brasileira, o qual necessita da aplicação de método de classificação para organizar partituras musicais de diferentes compositores e épocas.
Nesse sentido, assinale a alternativa que apresenta o método de classificação mais adequado ao caso.