Em que tipo de arquivo devem ser armazenados documentos com valor histórico?

O(A) secretário(a), no seu dia a dia de trabalho, deve assegurar que a gestão dos documentos seja feita de forma eficiente.

I - Produção, administração, manutenção e destinação eficientes.

II - A informação pode demorar, o primordial é que ela chegue de forma eficiente ao gestor.

III - Propiciar que a informação seja recuperada com uso da tecnologia para que a busca seja de forma rápida e precisa.

IV - Preservar a memória da instituição.

Quanto às assertivas sobre a gestão de documentos enumeradas acima, assinale a alternativa CORRETA:

Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossiês e móveis correspondentes, os funcionários de arquivo deverão obedecer a uma sequência de etapas, estando entre elas temos inspeção, que consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, porque vários motivos fazem-no chegar ao arquivo.

Com base no enunciado, marque os elementos que correspondem à inspeção.

Reis (2012) explana sobre as fases da gestão de documentos. As 03 (três) fases da gestão documental são:

(REIS, L. Arquivologia Facilitada. Rio de Janeiro: Elsevier, 2012).

Quais são as três fases principais do processo de documentação?

Schellenberg identifica as seguintes operações de destinação de documentos:

Para legitimar o processo de destruição de documentos de arquivo, recomenda-se a publicação prévia de

Certo documento foi substituído por uma versão mais recente, onde algumas especificações foram modificadas. O documento anterior, que foi modificado, deve ser identificado formalmente como:

Certo documento só pode ser consultado por determinados setores de uma empresa. Diz-se formalmente, neste caso, que o documento é de acesso:

Um documento que regulamenta alguns procedimentos pode sofrer uma série de alterações ao longo do tempo, conforme se torne necessário devido a mudanças naturais nas condições de trabalho e no ambiente em que são realizados. Formalmente, essas diferentes versões do documento são chamadas de:

O instrumento de gestão documental responsável por estabelecer os prazos de guarda e a respectiva destinação final de documentos produzidos e recebidos por uma organização, é conhecido como

Segundo Bernardes (1998, p.2), a gestão de documentos pode ser descrita como o “Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.”

Utilizando a abordagem da Administração Estratégica dada pelos autores Samuel C. Certo e J. Paul Peter marque a opção que relaciona corretamente a segunda coluna, de acordo com a primeira, relacionando as etapas de um Planejamento Estratégico de Arquivos Empresariais:

A) Estabelecimento da diretriz organizacional.

B) Implementação da estratégia.

C) Análise ou diagnóstico do ambiente.

D) Controle.

E) Formulação da estratégia operacional/funcional.

( ) Estabelece o cenário, descrevendo sucintamente o serviço documental que se planeja executar; o acervo existente; o pessoal de que se dispõe; como será dirigido; tamanho do orçamento, etc.

( ) É importante, neste momento, obter a anuência de seu superior hierárquico, uma vez que serão definidas as normas, os protocolos de recebimento, destinação e uso, bem como é feito o plano de classificação dos documentos.

( ) O ideal é estabelecer desde o início um sistema de controle estatístico de classificação, acondicionamento e uso, bem como de avaliação da gestão documental e dos serviços prestados.

( ) Formular a missão e os objetivos do Serviço ou atividade que se deseja implementar. Conhecer a dinâmica existente entre os diversos setores da empresa é essencial nesta etapa.

( ) Significa colocar em prática o que foi planejado, ainda que sejam testadas rotinas e classificações que, posteriormente, precisem ser revistas.

Dadas as afirmativas sobre as recomendações para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo,

I. Em caso de acervos danificados pela água, congelar imediatamente os encadernados em freezers, verticais ou horizontais, de preferência do tipo industrial, com temperatura mínima de -20° C.

II. Evitar o armazenamento de acervos em subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações, dando preferência a terrenos mais elevados, distanciados do lençol freático.

III. Os desenhos arquitetônicos e materiais de grandes dimensões devem ser enrolados cuidadosamente em tubos alcalinos, em formatos cilíndricos que se acomodem ao tamanho da gaveta ou da caixa.

verifica-se que está(ão) correta(s)

Eliminar documento público sem a devida autorização é crime. Sua eliminação indiscriminada ou sua perda injustificável pode resultar em processos administrativos e penais. É necessária a implantação de uma efetiva política de gestão arquivística de documentos que prevê a existência de uma Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, que analisará as normas institucionais e a legislação brasileira relacionadas aos documentos arquivísticos, bem como o instrumento de gestão arquivística de documentos denominado Plano de Classificação, e criará uma Tabela de Temporalidade de Documentos, com os prazos de guarda dos documentos. Enquanto o documento não passar por essa avaliação, tem potencial para ser permanente e de interesse público e social. Dadas as afirmativas sobre a gestão de documentos aplicados aos arquivos de uma instituição de ensino superior,

I. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.

II. A utilização dos documentos inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição), todas as atividades de Arquivo (organização e arquivamento, reprodução, acesso à documentação e recuperação de informações) e a gestão de sistemas de protocolo e arquivo, sejam eles manuais ou informatizados.

III. A destinação de documentos inclui uma das atividades mais complexas da gestão de documentos que é a avaliação, a qual se desenvolve a partir da classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos públicos ou empresas privadas, com vista a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinação final, garantindo a preservação de documentos de guarda permanente e a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor probatório e informativo.

verifica-se que está(ão) correta(s)

Assinale a alternativa que apresenta um procedimento de gerenciamento de produção documental.

Assinale (V) para Verdadeiro e (F) para Falso nos pressupostos abaixo:

( ) Atividade-fim é o conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.

( ) Atividade-meio é o conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

( ) Ciclo vital dos documentos é a sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados, até a sua destinação final.

( ) Data - limite é o elemento de identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido pelos documentos de um processo, dossiê, série, fundo ou coleção.

( ) Indexação é o processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-chaves que permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e informações.

(Dicionário de Terminologia Arquivística. Disponível em:<http://www.arquivopublico.pr.gov.br/modules/conteudo/ conteudo.php?conteudo=24)

Marque a alternativa CORRETA:

Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de Gestão de Documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis. Desse modo, associe corretamente a coluna correspondente a cada nível descrito.

(1) Nível mínimo

(2) Nível mínimo ampliado

(3) Nível Intermediário

(4) Nível máximo

( ) Complementa o anterior, somada à adoção de programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondências e à implantação de sistemas de arquivo.

( ) Complementa o anterior, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário;

( ) Complementa o anterior, somada à gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de recursos da automação.

( ) Estabelece que o governo deve contar com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento à Instituição Arquivística pública, aqueles de valor permanente;

A gestão da qualidade é composta por critérios que orientamuma eficaz gestão de documentos. Esses critérios estão relacionados ao controle dos documentos que envolvem processos como elaboração; recebimento e verificação; registro e validação. Entre esses critérios, temos:

Segundo A Associação de Arquivistas Brasileiros, arquivo tem a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. Toda empresa tem uma grande demanda de papéis que devem ser arquivados, como documentos, atas, estatutos, nomeações, processos, entre outros. Estes arquivos devem estar organizados de tal maneira que se possa achá-los com extrema facilidade. Nesse sentido assinale a alternativa incorreta.

No que concerne à gestão de documentos, é correto afirmar que o arquivo