No âmbito da gestão de documentos da Câmara Municipal de Trindade/GO, após o recebimento e o registro de determinado documento pela unidade de protocolo, realiza-se seu encaminhamento inicial à unidade competente para conhecimento ou providências. A partir desse momento, o documento poderá percorrer diferentes unidades administrativas até a conclusão do assunto tratado. Considerando os conceitos de distribuição e tramitação de documentos, assinale a alternativa correta.

Martins (2023) destaca três fases básicas da gestão de documentos. Entre elas está a fase de utilização de documentos, que inclui as atividades de:

I. Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação).
II. Expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
III. Elaboração de documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.

Quais estão corretas?

Durante a reorganização do acervo documental de uma ouvidoria, verificou-se que os registros das manifestações estavam distribuídos entre arquivos digitais e pastas físicas, sem critérios uniformes de classificação. Alguns documentos haviam sido separados por nome do atendente, enquanto outros estavam organizados conforme o assunto tratado. A equipe decidiu instituir procedimentos que preservassem o vínculo entre os documentos de cada manifestação e permitissem sua recuperação durante o período de guarda previsto nos instrumentos arquivísticos aplicáveis.

Considerando os fundamentos da gestão de documentos arquivísticos, assinale a afirmativa CORRETA.

São fases da gestão de documentos: 

Associe as categorias de documentos públicos da Coluna I às respectivas características da Coluna II.

Coluna I

1 - Documentos correntes

2 - Documentos intermediários

3 - Documentos permanentes

Coluna II

( ) Conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

( ) Documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, sejam objeto de consultas frequentes.

( ) Documentos que, não sendo de uso corrente, aguardam eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Conforme a organização de arquivos, a classificação documental é uma atividade essencial para a recuperação das informações. Diante do exposto, assinale a alternativa CORRETA.

A gestão documental constitui importante atividade administrativa, contribuindo para a preservação das informações e para a eficiência organizacional. Com base no conceito de arquivo, assinale CORRETAMENTE:

Ao implantar o programa de gestão de documentos de uma autarquia, a comissão responsável precisou definir o tratamento dos documentos em cada fase do ciclo vital. Também precisou definir os valores que eles apresentam e a localização física dos acervos. Sobre o tema, julgue as afirmativas a seguir em verdadeiras (V) ou falsas (F).

(__) Na fase intermediária, os documentos, ainda dotados de valor administrativo, são pouco consultados e aguardam sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

(__) Ao término do prazo de guarda na fase intermediária, o documento adquire valor secundário, o que impõe seu recolhimento ao arquivo permanente da instituição.

(__) Os arquivos intermediários devem permanecer junto aos órgãos produtores, a fim de facilitar a consulta pelos setores que geraram os documentos.

(__) O valor primário acompanha o documento desde a sua criação e está presente nas fases corrente e intermediária.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA, de cima para baixo.

Sobre as noções de rotinas administrativas e organização de documentos no serviço público, analise as afirmativas abaixo:

I. A rotina administrativa compreende o conjunto de procedimentos padronizados executados diariamente para garantir o funcionamento regular do órgão.
II. O arquivamento de documentos deve seguir critérios de classificação, codificação e catalogação, permitindo a localização rápida e segura das informações.
III. A tramitação de documentos refere-se exclusivamente ao arquivamento definitivo, sem necessidade de registro de entrada e saída.
IV. A organização e atualização de arquivos, fichários e cadastros funcionais contribuem para a eficiência administrativa e para o cumprimento dos prazos legais.

Estão CORRETAS apenas as afirmativas:

Os documentos de uso frequente, necessários às atividades em andamento de uma unidade escolar, integram o arquivo: 

Durante a implantação de um sistema eletrônico de gestão documental, determinado órgão municipal passou a digitalizar documentos físicos, mantendo procedimentos destinados à indexação, ao controle de acesso e à recuperação das informações. Com base nesse contexto, analise as assertivas a seguir.

I. A digitalização de documentos, quando integrada à adequada indexação e aos mecanismos de recuperação da informação, contribui para maior eficiência da gestão documental.
PORQUE
II. A indexação possibilita relacionar documentos a informações que facilitam sua localização e recuperação, reduzindo o tempo necessário para acesso aos registros.

Assinale a alternativa correta.

Em determinado órgão público, uma assistente administrativa iniciou o expediente recebendo cidadãos no balcão de atendimento, registrando solicitações encaminhadas por telefone e por correio eletrônico, protocolando documentos entregues presencialmente e acompanhando processos administrativos em tramitação. Ao longo do dia, também atualizou planilhas de controle de prazos, elaborou um comunicado interno, encaminhou documentos à unidade competente e organizou processos físicos e eletrônicos para facilitar sua localização quando solicitados. Com base nessa situação e nas rotinas administrativas normalmente adotadas, assinale (V) para as afirmativas verdadeiras ou (F) para as falsas.

(__) O atendimento prioritário restringe-se às pessoas com idade igual ou superior a sessenta anos, não alcançando outros públicos previstos na legislação.

(__) O protocolo tem a finalidade de registrar o recebimento ou a expedição de documentos, contribuindo para o controle de sua movimentação administrativa.

(__) A autuação consiste na formação de um processo administrativo a partir da reunião organizada de documentos relacionados a determinado assunto.

(__) A juntada corresponde ao ato de anexar documentos ou peças a um processo, conforme a necessidade de sua instrução.

(__) O encaminhamento de uma solicitação à unidade competente pode ocorrer após seu registro, favorecendo o acompanhamento da demanda durante a tramitação.

(__) O arquivamento de documentos e processos busca facilitar sua localização, preservação e recuperação quando necessária à atividade administrativa.

(__) Comunicações administrativas simples devem apresentar linguagem clara, objetiva e adequada à finalidade institucional.

(__) O atendimento por telefone, por meio eletrônico e de forma presencial pode exigir o registro das informações essenciais para possibilitar o adequado acompanhamento da solicitação.

(__) O preenchimento de planilhas destinadas ao controle de prazos constitui atividade incompatível com a gestão administrativa de documentos e processos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.

Uma escola encaminhou à Secretaria de Educação um processo administrativo relacionado à solicitação de determinada providência. Durante a análise do trâmite, um servidor verificou que os registros estavam organizados de forma inadequada no sistema e identificou os seguintes momentos do fluxo:
I. O setor competente examinou o conteúdo do processo, realizou as verificações necessárias e registrou sua manifestação por meio de despacho.
II. Após a conclusão da análise, a autoridade responsável deliberou sobre a providência solicitada e formalizou sua decisão mediante assinatura do documento.
III. O processo foi disponibilizado aos interessados e, concluída sua finalidade administrativa, recebeu a destinação documental correspondente.
IV. A solicitação foi recebida pela Secretaria de Educação e passou a integrar o fluxo administrativo da instituição.
V. O documento foi formalmente cadastrado, recebeu identificação própria e teve seus dados registrados para possibilitar o acompanhamento de sua tramitação.
Considerando a sequência lógica das etapas do fluxo documental, assinale a alternativa que apresenta a ordenação CORRETA dos procedimentos descritos.

A gestão documental constitui instrumento essencial para assegurar a produção, a tramitação, o uso, a avaliação e a destinação adequada dos documentos produzidos e recebidos pelos órgãos públicos. A Lei nº 8.159/1991 estabelece diretrizes para a política nacional de arquivos públicos e privados, disciplinando conceitos fundamentais relacionados à gestão documental. Com base na referida lei, informe se é verdadeiro (V) ou falso (F) para o que se afirma e assinale a alternativa com a sequência correta. 

( ) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 

( ) É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

( ) Compete ao Poder Público a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta aos interessados, na forma da lei.

( ) A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público poderá ocorrer livremente, independentemente de autorização da instituição arquivística pública competente.

No âmbito da administração pública, o protocolo desempenha papel fundamental na organização e no controle de documentos e processos. Sobre as etapas de recepção, classificação, registro e distribuição, assinale a alternativa CORRETA:

Um documento externo foi recebido por determinado órgão público e, após sua identificação inicial, deverá ingressar no fluxo administrativo até chegar à unidade responsável pela análise do assunto. Considerando a necessidade de assegurar rastreabilidade e controle da tramitação, o servidor responsável deverá observar uma sequência coerente de operações. Análise as afirmativas a seguir, marque V, para verdadeiro e F, para falso:

(__)O registro possibilita a formalização de informações necessárias à identificação e ao controle do documento no âmbito do órgão.

(__)A classificação pode ser realizada considerando o assunto do documento e os instrumentos de gestão documental adotados pela instituição.

(__)A distribuição corresponde ao encaminhamento do documento à unidade responsável pelo tratamento da matéria.

(__)A tramitação permite acompanhar o percurso do documento entre unidades ou responsáveis até a conclusão das providências administrativas.

Assinale a sequência CORRETA, de cima para baixo:

Durante processo de modernização administrativa, o Instituto de Previdência dos Servidores do Município de Araguaína (IMPAR) implantou procedimentos com a finalidade de racionalizar recursos e facilitar o acesso às informações institucionais. Tendo em vista os conceitos relacionados à Gestão de Documentos, assinale a alternativa correta.

Em determinado órgão, documentos relacionados a atividades administrativas rotineiras são mantidos inicialmente próximos aos setores que os produzem e utilizam com frequência. Com o passar do tempo, alguns deixam de ser consultados regularmente, embora ainda precisem ser conservados por razões administrativas ou legais. Outros, após avaliação, são destinados à guarda definitiva em razão de seu valor histórico ou informativo. A situação apresentada corresponde às diferentes fases do ciclo documental. Sobre o tema, assinale a alternativa incorreta.

Para o desenvolvimento das atividades de organização documental, é necessário conhecer alguns conceitos básicos da Arquivologia. Diante do exposto, assinale a alternativa correta.

Acerca das noções de documentação e arquivo, assinale a alternativa incorreta.