Leia o trecho e responda.

“Esse método ordena os documentos por assuntos. A classificação é feita pelos assuntos básicos ou temas que admitem diversas composições.”

O trecho acima faz referência a qual método de organização de documentos?

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes básicos e padronizados.
Fonte: Paes, Marilena Leite, Arquivo: teoria e prática − 3 ed. - FGV − Rio de Janeiro, 2004.
Nesse contexto, das alternativas a seguir, qual opção pertence a classe padronizada?

Associe a segunda coluna de acordo com a primeira, que relaciona formas de classificação dos documentos e seus conceitos.
Primeira coluna:
1.Gênero.
2.Formato.
3.Tipo
Segunda coluna:
(__)Corresponde à configuração física do suporte no qual a informação foi registrada, considerando a sua natureza ou modo como foi confeccionado. Exemplos: caderno, livro, mapa e rolo de filme.
(__)Se refere à configuração de um registro documental conforme os signos usados para comunicar seu conteúdo. Exemplos: textual, audiovisual ou iconográfico.
(__)Diz respeito à atividade que gerou determinada espécie de documento. Exemplos: ata de reunião e ata de condomínio.
Assinale a alternativa que descreve a correta sequência.

Associe o termo à sua definição:

1. Disponibilidade.
2. Autenticidade.
3. Integridade.
4. Primariedade.

( ) qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino.
( ) qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados.
( ) qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações.
( ) qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema. Preenche as lacunas corretamente, respectivamente: 

Conforme dispõe o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ (2023):

I - A gestão de documentos é operacionalizada por meio do planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.

II - A gestão de documentos é definida como conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento, reprodução, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

III - A gestão de documentos pode ser realizada por qualquer profissional, sem necessidade de formação na área, pois a informações disponibilizadas não necessitam transparência e são apenas papeis desnecessários às organizações.

Assinale a alternativa correta: 

Arquivar é um processo que exige conhecimento e técnica. Sendo assim, padronizar o processo dos arquivos exige a escolha de um método de arquivamento que atende as necessidades específicas de cada instituição. Tomando por base essa premissa, assinale o método de arquivamento que é “simples, prático e proporciona consultas diretas e rápidas tendo como regra principal o nome para organizar os documentos”: 

Torna-se muito desagradável a necessidade de encontrar um documento no arquivo, com urgência, e não conseguir. A sensação que se tem é de incompetência. Neste sentido, no processo de organização de arquivos, essencial se faz observar alguns  princípios básicos. São eles, EXCETO: 

Na análise documental podem ser identificados os elementos característicos de cada documento. Na classificação “quanto ao gênero do documento temos aquela configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos (com a linguagem) utilizado na comunicação de seu conteúdo” (PAES, 2002). São gêneros documentais, EXCETO: 

O ciclo vital de documentos pode ser conceituado como sendo aquele composto por uma sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação final. Neste ciclo, a fase também “conhecida como ativa, por ser composta por aqueles arquivos imediatos e conservados próximos dos órgãos a que servem, sejam eles responsáveis pelas atividades-fim ou pelas atividades-meio da instituição” é denominada de: 

Assinale a alternativa correta: 

Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas abaixo: 

“As informações _____________, ______________ e _____________ pelos órgãos e entidades da Administração Pública no exercício de suas ___________ e ___________ são registradas nos documentos públicos”. 

Pode-se definir arquivamento como o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura. No que se refere aos métodos de arquivamento, analise as sentenças:

I - No método alfabético de arquivamento, as fichas ou pastas de documentos são dispostas rigorosamente na ordem alfabética, por meio de guias divisórias com as respectivas letras, devendo também ser respeitadas as normas gerais para a alfabetação.

II - No método numérico o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número, a escolha deve recair sobre o método numérico.

III - No método numérico simples, para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos.

IV - No método numérico cronológico, os documentos são organizados a partir de uma data, que, na maioria das vezes, é a data de produção do documento. É o caso de notas fiscais, por exemplo, quando são arquivadas pelo dia, mês e ano de sua emissão.

V - O método numérico dígito-terminal é aplicado para o arquivamento de grandes volumes de documentos, nas situações em que tais documentos contenham grandes números. Os documentos são numerados sequencialmente, porém sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método, isto é, os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.

VI - O método geográfico consiste em organizar a documentação de acordo com lugares e regiões geográficas, ou seja, os documentos são arquivados conforme seu local de produção ou sua procedência.

VII - No método ideográfico a organização é feita pelo assunto dos documentos. O método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser alfabético ou numérico. Para ser eficientemente aplicado, o método de arquivamento por assunto exige a interpretação dos documentos e grande conhecimento das atividades empresariais.

Após a análise das sentenças, pode-se afirmar:

O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Seu objetivo é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição (corrente, intermediária e permanente). Referindo-se aos documentos ou arquivos de segunda idade ou intermediário, é INCORRETO:

No que se refere ao princípio de proveniência na arquivologia, é CORRETO:

Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas, privadas ou pessoa física. Considerando V (verdadeiro) e F (falso), são funções do arquivo:

( ) Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa.

( ) Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação.

( ) Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa.

( ) Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação.

( ) Conservar e não assegurar a integridade dos documentos, causando danos que possam ocasionar sua perda.

Após a análise das sentenças, pode-se afirmar que a alternativa que representa respectivamente é:

Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma e formato. Com base nessa informação marque a alternativa correta.

Considerando o tema arquivologia, associe as duas colunas, relacionando o conceito inerente às espécies de documentos com suas respectivas características.

A sequência CORRETA dessa associação é:

O documento que é composto de parte digital e parte não digital é definido como:

É o conjunto de documentos, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos por pessoas físicas e instituições públicas ou privadas em decorrência do exercício de atividade específica, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento. O trecho faz referência:

No que diz respeito às noções de arquivologia, julgue o item correto: 

Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo gênero e a natureza do assunto. De acordo com este contexto assinale a opção abaixo que corresponde a natureza do assunto.
Fonte: Paes, Marilena Leite − Arquivo Teoria e Prática − 3. Ed. − Rio de Janeiro − Editora: FGV − 2004.