O conjunto de regras gerais para a descrição arquivística citado na norma ISAD(G) faz parte de um processo que visa:

I assegurar a criação de descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativas.

II facilitar a recuperação e a troca de informações sobre documentos arquivísticos.

III orientar a descrição de documentos especiais, como os registros sonoros e mapas.

Está correto o que se afirma apenas em:

O ciclo de vida dos documentos ou teoria das 3 idades visam estabelecer prazos para a guarda dos documentos ou eliminação, contribuindo para a eficiência administrativa e preservação do patrimônio documental. Escolha a alternativa correta que corresponde a idade e a fase do ciclo de vida do documento.

Imagine que foi encontrado em um depósito de uma Prefeitura Municipal uma quantidade imensa de documentos amarrados, soltos, em sacos plásticos e sem nenhuma ordem. Como teremos certeza de que são documentos de arquivo?

Com relação aos elementos característicos dos documentos, faça a correlação abaixo:

I-Suporte

II-Forma

III-Formato

IV-Gênero

V-Espécie

VI-Tipo

(_) Certidão

(_) Papel

(_) Boletim de ocorrência

(_) Rascunho

(_) Cartaz

(_) Documentação audiovisual

Qual a melhor definição para o conceito de arquivo:

Analise as afirmativas abaixo em relação aos conceitos de termos arquivísticos e marque (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

( ) Cabeçalho de assunto é o termo ou grupo de termos que serve à recuperação de unidades de descrição.

( ) Dossiê é o conjunto de símbolos alfanuméricos que, mediante uma convenção, representam dados.

( ) Tabela de temporalidade é um instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda de documentos.

( ) Tesauro é um vocabulário controlado que reúne termos derivados da linguagem natural, normalizados e preferenciais, agrupados por afinidade semântica.

( ) Laminação é o processo de exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou não.

A sequência correta é

De acordo com o CONARQ (2010), os formatos mais utilizados para os representantes digitais matrizes são:

Seguindo a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES, relacione a destinação final ao assunto/tipo de documento:

(1) Eliminação

(2) Guarda permanente

( ) Formatura

( ) Calendário acadêmico

( ) Publicação. Divulgação

( ) Reformulação curricular

( ) Verificação de autenticidade

( ) Matrícula semestral em disciplinas

A sequência correta é

O contexto é uma das partes constituintes do documento arquivístico, descrito por Rondinelli (2013) como sendo o ambiente em que ocorre a ação registrada do documento. Dentro do contexto, é possível estabelecer uma hierarquia de estruturas.

Nessa hierarquia, são identificados os seguintes tipos de contexto:

De acordo com o CONARQ, Fidedignidade pode ser entendida como

Considerando as três idades dos arquivos, descritas por Marilena Leite Paes, em sua obra “Arquivo: teoria e prática” (2008), relacione a segunda coluna de acordo com a primeira:

COLUNA 1

(1) Arquivos de primeira idade

(2) Arquivos de segunda idade

(3) Arquivos de terceira idade

COLUNA 2

( ) também chamados de correntes.

( ) também chamados de permanentes.

( ) também chamados de intermediários.

( ) compostos de documentos transitórios.

( ) compostos de documentos que não necessitam serem conservados próximos aos escritórios.

( ) compostos de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, conservados em razão de seu valor histórico ou documental.

A sequência correta é

Analise os procedimentos seguintes:

I. Todas as correspondências expedidas devem ser assinadas pelo respectivo remetente e protocolada no setor responsável pelo protocolo.

II. É importante a definição do horário em que se vai expedir correspondência para orientação de todos os interessados neste tipo de serviço.

III. É correto e imprescindível que se registre no envelope da correspondência a ser expedida, o nome e o endereço corretos do destinatário e do remetente,m para as devidas identificações.

IV. As correspondências que contêm documentos da empresa devem ser expedidas com aviso de recebimento (AR).

Estão corretas:

“Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. _{(Por: Neire de Rossio Martins. Associação de Arquivistas Brasileiros)}

De acordo com as entidades criadoras / mantenedoras os “Arquivos” recebem classificações, excetuando-se:

Os termos mais utilizados na área documental pelos arquivistas devem ser conhecidos pelo Secretário Executivo, a fim de facilitar sua rotina de trabalho no que diz respeito ao arquivamento. Sobre o tema, considere as seguintes afirmativas:

1. Acervo é o conjunto de documentos de um arquivo.

2. Arquivamento é um conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo.

3. Classificação, na organização de arquivos correntes, significa colocar os documentos em uma sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado.

4. Dossiê é a unidade de arquivamento formada por documentos diversos, inerente a um assunto específico ou a uma determinada pessoa.

5. Unidade de arquivamento é um documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém de pessoas diferentes.

Assinale a alternativa correta.

Assinale a alternativa que elenca corretamente os três estágios de evolução de um arquivo:

Em arquivologia, o que é “valor primário” de um documento?

O princípio de arquivologia que pressupõe que os arquivos constituem-se em uma formação progressiva e natural decorrente das funções e atividades de um organismo (pessoa, empresa etc) é designado de:

Quando mantidos por associações, igrejas ou entidades sem fins lucrativos os arquivos são classificados em:

A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição. Todas as alternativas abaixo são finalidades do arquivo, EXCETO:

A consulta aos documentos em um arquivo técnico de uma empresa pode ser feita de duas formas:

1ª) Direta: quando a informação é recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada.

2ª) Indireta: quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a um índice e posteriormente no local arquivado.

Dois métodos de arquivamento nos quais a consulta aos documentos é feita de forma indireta são: