Uma organização pública está revisando sua política de gestã...
1.Documentos digitais de grande volume não estão classificados corretamente, dificultando o acesso rápido às informações.
2. Suportes físicos, como pastas e caixas, apresentam deterioração devido ao armazenamento inadequado em locais úmidos.
3.Documentos confidenciais estão sendo armazenados sem criptografia em sistemas digitais, expondo informações sensíveis.
4.O descarte de documentos não segue critérios claros de temporalidade, gerando custos desnecessários de armazenamento.
Considerando o cenário, julgue a adequação das orientações para ações de melhoria apresentadas pela equipe responsável e marque V para as verdadeiras e F para as falsas.
( ) A implementação de um plano de classificação documental com uso de metadados é essencial para melhorar a recuperação de informações e garantir a eficiência na gestão documental.
( ) A deterioração dos suportes físicos pode ser solucionada com a digitalização de todos os documentos, eliminando a necessidade de manutenção do acervo físico.
( ) A proteção de documentos confidenciais em formato digital exige a aplicação de políticas de segurança da informação, como o uso de criptografia e controle de acesso.
( ) A adoção de uma tabela de temporalidade e destinação documental é necessária para orientar o descarte ou preservação dos documentos, conforme as legislações vigentes.
A sequência está correta em
Gabarito comentado
Confira o gabarito comentado por um dos nossos professores
Gabarito: B) V, F, V, V
1. Interpretação e tema jurídico:
A questão avalia conhecimentos sobre a gestão documental e os princípios da Lei nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação) em procedimentos administrativos, essenciais para a atuação de um Assistente Organizacional.
2. Legislação aplicável:
Lei nº 12.527/2011, destaque para o art. 6º (“Cabe aos órgãos... assegurar a gestão transparente da informação... proteção da informação...”) e art. 4º (definições de informação, documento, proteção, integridade e autenticidade).
Comentário sobre cada afirmação:
(Primeira afirmação – VERDADEIRA):
A classificação com uso de metadados facilita a localização e “recuperação” de informações. Exemplo prático: um formulário digital bem indexado com metadados permite busca eficiente, evitando retrabalho.
(Segunda afirmação – FALSA):
Digitalizar documentos reduz riscos, mas não elimina a necessidade de se manter parte do acervo físico (principalmente arquivos de valor histórico, legal ou original). Além disso, a digitalização deve seguir normas técnicas e não substitui a correta preservação física quanto necessário por lei.
(Terceira afirmação – VERDADEIRA):
Documentos confidenciais digitais exigem políticas de segurança: criptografia e controle de acesso são requisitos explícitos do dever da Administração de assegurar autenticidade, integridade e confidencialidade (Lei 12.527/2011, art. 6º, II/III). Exemplo: restringir acesso a contratos sigilosos e usar senhas criptografadas.
(Quarta afirmação – VERDADEIRA):
Tabela de temporalidade documental é obrigatória para orientar descarte e guarda de documentos públicos, conforme legislação arquivística. Sem ela, ocorre acúmulo desnecessário, contrariando princípios de eficiência e economicidade.
Análise das alternativas erradas:
A: Erra porque apenas a quarta afirmação é correta.
C: A segunda e terceira estão equivocadas na atribuição do valor.
D: Erra em todas as posições, exceto a terceira.
Dica para provas: Atenção às palavras como “eliminar”, “sempre”, “tudo”, que indicam generalizações e podem esconder pegadinhas!
Referência doutrinária: Gustavo Amorim Corrêa Cunha ressalta a importância do correto tratamento da informação e das políticas de proteção no contexto da administração pública.
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Comentários
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Gab: B
O armazenamento de documentos físicos é, em muitos casos, indispensável (seja por valores históricos, culturais, determinações legais, entre outras).
Logo o acervo não pode ser totalmente eliminado. Documentos permanentes ou históricos precisam ser preservados.
Foi nessa linha de raciocínio q considerei a segunda assertiva FALSA
misturou com arquivologia
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