Fundamento decisivo: Lei nº 12.527/2011, art. 31, caput e § 1º, I e II: “Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais. § 1º As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem: I - terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e II - poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros diante de previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem.” No caso, como o cidadão não é o titular, a recepcionista deve distinguir o que for público do que for informação pessoal/restrita, pois o acesso de terceiro não é automático.

• Se o pedido envolver processo administrativo, não presuma nem publicidade total nem sigilo total: primeiro identifique se há informação pessoal ou sigilosa.
• Lembre que a LAI admite acesso parcial: se houver trecho protegido, libera-se a parte não sigilosa com ocultação do que estiver sob restrição.
• Para terceiro, informação pessoal só pode ser divulgada nas hipóteses legais indicadas pela própria regra; fora disso, o atendimento deve orientar pelos canais legais de solicitação.