Os serviços em cartórios, sobretudo para reconhecimento de firma ou autenticação de documentos, são bastante corriqueiros na área administrativa. Sobre eles, analise as seguintes afirmativas.

I. Não será extraída, autenticada ou utilizada para a prática de nenhum ato notarial reprodução reprográfica de outra reprodução reprográfica, autenticada ou não, de documento público ou particular.

II. Só serão autenticadas cópias reprográficas extraídas por terceiros que estejam assinadas pelo autor identificado da reprodução e mediante exibição do original (modelo padronizado).

III. Sobre a autenticação de cópia (em papel) de sítio (página ou site) de órgão público ou particular, somente por ata notarial é possível autenticar esses documentos em meio digital, fixando a data, o endereço eletrônico (www) e o conteúdo, salvo exceções: sítio de órgão público com possibilidade de confirmação de seu conteúdo, tais como Certidão conjunta da Receita Federal e PGF, Prefeitura etc.

IV. Quanto à autenticação de fotocópia de cópia de guia do FGTS, PIS com autenticação do banco ou órgão de fiscalização (repartições públicas etc.), é possível a autenticação da fotocópia de cópia de guia de recolhimento de tributo ou contribuição, pois esses documentos são documentos probantes quando o órgão recebedor autentica seu recolhimento. Desse modo, passa a ser documento autêntico não importando o suporte físico (impressão laser ou fotocópia).

V. Quanto à autenticação de parte de documentos ou quando o verso está preenchido ou em branco (ex.: carteira de trabalho e previdência social, passaportes, livros, revistas etc.), poderão ser autenticados, porém há de constar ao lado da autenticação o carimbo com a expressão "PARTE DE DOCUMENTO".

Quantas estão corretas?

Assinale a opção INCORRETA quando se fala sobre caráter:

“O formulário é um importante meio de comunicação, transmissão e registro de informações, principalmente as baseadas em dados quantitativos" (OLIVEIRA, 2000, p. 309). Nesse sentido, o usuário deve saber que esse tipo de documento pressupõe clareza, formato e conteúdo, que os tornam eficientes e eficazes.

No processo de elaboração de formulários, deve-se seguir as seguintes etapas:

( )trabalho de gráfica.

( )elaboração do documento.

( )recebimento, treinamento e controle.

( )levantamento e análise de necessidades.

A ordem correta é

De acordo com Medeiros e Hernandes (2010), os relatórios administrativos podem ser uma carta, um memorando, uma conferência, um quadro, um gráfico ou uma tabela. Sobre relatórios administrativos, analise as asserções a seguir:

Relatórios administrativos são comunicações produzidas pelos membros de uma organização, desde que requeridos ou utilizados pelos administradores. A importância de um relatório não consiste em seu estilo ou forma, mas em sua utilidade,

PORQUE

tem como objetivo prestar informações acerca de diversas situações, as quais respaldarão a tomada de decisões, assim como indicarão conflitos e pontos críticos.

Após análise das asserções acima, conclui-se que

Acerca do atendimento pessoal, discutido por Maia e Oliveira (2015), do ponto de vista da pessoa atendida, NÃO é bom que o secretário

De acordo com Beltrão e Beltrão (2011), o código que tem como finalidade agilizar o atendimento postal na triagem, encaminhamento e distribuição da correspondência, denomina-se

Preencha as lacunas, considerando a aplicabilidade das modalidades de expedição.

Expedição é a remessa de correspondências, documentos e processos aos órgãos, unidades e autoridades a que se destinam. Os documentos e processos a serem expedidos via ____________________ não necessitam estar envelopados, apenas encaminhados com a identificação da unidade, setor ou autoridade a que se destinam. Enquanto que, ao entregar documentos, processos e correspondências via ____________________, o mensageiro deve coletar o recibo assinado com identificação clara e legível do recebedor (nome e cargo do servidor digitados ou manuscritos em letra de forma legível ou por meio de carimbo). Já os documentos e processos, encaminhados para expedição via ____________________, deverão informar (no próprio documento ou em lista à parte): identificação da unidade/setor e Estado a que se destina; espécie e número do documento; assunto do documento; remetente e destinatário do documento (BRASIL, 2010).

A sequência correta é

Tendo em vista o perfil profissional do secretário e as competências exigidas para atuação nessa área, se focalizarmos as situações de contingências, como apontado por Bond e Oliveira (2013a), abordaremos as seguintes habilidades:

Giacaglia (2006, p.11) diz que “os eventos trazem comprovadamente resultados mais eficientes do que a propaganda que, por muitos anos e até recentemente, dominou o mercado de comunicação e a preferência das empresas na aplicação de seus recursos de comunicação”.

Com base nessa afirmação, marque a alternativa que apresenta outro benefício da organização de eventos empresariais.

Para uma comunicação eficaz, o emissor deve procurar esclarecer suas ideias antes de comunicá-las. Para tanto, Medeiros (2010) afirma que para transmitir uma informação eficaz deve-se analisar com qual pessoa você vai comunicar-se, quem é ela, o que você quer transmitir, como está transmitindo as informações, se está usando as palavras adequadas às circunstâncias. São questionamentos que ajudam a analisar se a mensagem está sendo transmitida de forma compreensível.

Assinale a alternativa que não oferece empecilhos para a comunicação eficaz do Secretário Executivo:

Segundo um levantamento feito pelo grupo Regus com 44 mil executivos em vários países, o WhatsApp é adotado por 95% dos profissionais, seguido pelo Skype e Facebook Messenger.

Para o CEO do Runrun.it – plataforma para gerenciamento de projetos corporativos – e especialista em produtividade, Antonio Carlos Soares, apesar de agilizar a troca de informações sobre a empresa e seus projetos de forma gratuita, o WhatsApp pode atrapalhar o tempo de descanso do funcionário e até mesmo afetar sua produtividade e foco no escritório.

Marque a opção que caracteriza o uso adequado do WhatsApp pelo profissional de Secretariado Executivo.

Medeiros e Hernandes (2003) destacam que no mundo moderno dos negócios, intensificado pela globalização da economia, o secretário transformou-se em um assistente do negócio, assumindo responsabilidades sem supervisão e ampliando seu poder de decisão.

Como a área do comércio exterior está diretamente ligada às habilidades de negociação, comunicação e uso apropriado do idioma estrangeiro, é de extrema importância que o profissional tenha essas três habilidades bem treinadas. Marque a opção que indica comportamentos de um secretario que teria um ótimo desempenho em sua atuação nas relações internacionais:

-

Sabino e Rocha (2004, p. 55), sobre o planejamento, organização e controle de agenda, dizem que “uma agenda organizada é o mapa prévio do planejamento da rotina da Secretária. Este recurso é essencial para o acompanhamento dos trabalhos que devem ser executados, além de organizar o tempo tanto da Secretária quanto do seu superior”.

Considerando o trecho acima, a Secretária da tirinha teria um desempenho melhor se

[...] o secretário executivo é essencialmente um assessor pessoal, que

tem entre as suas atribuições a tarefa de organizar as rotinas de

líderes atuantes nas empresas ou outras formas de organização,

valendo-se fundamentalmente da ciência administrativa, que constitui

o entorno conceitual básico para o desenvolvimento das tarefas que

lhe são pertinentes. (Sabino & Marchelli, 2009, p. 607).

A respeito do assunto Assessoramento a Executivos, assinale a única opção que é totalmente falsa.

É de conhecimento geral que necessitamos de algumas regras de convivência para viver em sociedade. Porém, para o profissional do Secretariado Executivo, existem algumas ações que, se praticadas constantemente, ajudam a construir um bom marketing pessoal no ambiente de trabalho. Tendo essa premissa em mente, considere as seguintes afirmações, escutadas nos corredores de uma empresa nacional:

I - Hoje em dia não existe mais problema em chegar atrasado. Sempre consideramos 15 minutos de tolerância.

II - Eu não vejo problema em usar saia curta para trabalhar. O Brasil é um país de clima predominantemente tropical.

III - Só faço o estritamente necessário. Mesmo que eu saiba o que fazer, aguardo o diretor solicitar.

IV - Todos dizem que minha mesa é bagunçada, mas eu sei exatamente onde se encontra tudo. Minha bagunça é organizada.

V - Como secretária, atuo em vários departamentos da empresa, mas se me perguntarem sobre o mercado atual, não saberei conversar mais do que cinco minutos.

De acordo com o artigo 4º da Lei Nº 7.377, de 30 de setembro de 1985, são consideradas atribuições do Secretariado Executivo, EXCETO:

O secretariado executivo vem evoluindo muito nos últimos anos e as responsabilidades destes profissionais vem crescendo enormemente. Hoje o profissional tem de buscar sair de sua zona de conforto, já que mudanças econômicas e tecnológicas o obrigam a isso. Adquirir novas competências é essencial para o bom desempenho do secretário executivo, já que estes devem desenvolver tarefas cada vez mais complexas e mais exigentes.

Para Santos (2007, p. 7), competências não são “apenas conhecimento e habilidades para a realização do trabalho (saber fazer), mas também atitudes, valores e características pessoais vinculados ao bom desempenho no trabalho.”. Uma competência muito valorizada no âmbito do secretariado executivo é a organização do trabalho, que por sua vez é intimamente associada à gestão do tempo. Em Abril de 2012, a Exame publicou uma lista de 10 aplicativos que podem ser utilizados para gestão do tempo e atividades laborais, tornando o emprego do tempo mais organizado. Para Melba J. Duncan, aplicativos como estes combinadas a e-mails, correio de voz e calendários online podem auxiliar gestores a atuarem com grande nível de autossuficiência.

M. J. Duncan expõe ainda que levando em consideração níveis hierárquicos mais elevados, o custo operacional para manutenção de um secretário executivo totaliza mediamente 8% do custo relativo à manutenção de seu gestor. Logo, para justificar a manutenção do secretário, este deveria aumentar o rendimento do gestor em ao menos 8%. E, segundo M. J. Duncan, um profissional do Secretariado executivo de bom rendimento, garante a seu gestor muito mais que isso.

Tendo como referência a consideração acima, classifique em (V) verdadeiro ou (F) falso as seguintes afirmações:

( ) É muito importante que o profissional de secretariado executivo esteja buscando evoluir também no manuseio da tecnologia, de forma que o uso adequado da tecnologia possa auxiliá-lo na atuação diária.

( ) Diante das exigências do mercado e das recorrentes evoluções no mundo da tecnologia, podemos afirmar que a gestão do tempo e de atividades laborais são inerentes à atividade do profissional de secretariado executivo, e tais atividades são executadas exclusivamente com auxílio tecnológico.

( ) O Secretário Executivo tem a seu dispor uma série de artifícios tecnológicos que podem auxiliar na sua atividade, o bom uso desses artifícios não interfere diretamente no seu desempenho.

( ) Considerando uma carga horária de 40 horas semanais para um diretor, um Secretário Executivo de bom rendimento é capaz de poupar muito mais de 3 horas de horas do referido diretor.

Assinale a opção correta.

Assinale a alternativa que possui a correta definição de “memorando”.

“Customer Success” é uma mentalidade relativamente nova, tendência no mercado internacional, pela qual uma organização busca incessantemente garantir que o cliente tenha uma ótima experiência - e principalmente ótimos resultados - com seu produto ou serviço.

Para Brum (2000), praticar endomarketing é dar ao funcionário educação, carinho e atenção, tornando-o bem preparado e bem informado para que possa tornar-se também uma pessoa criativa e feliz, capaz de surpreender, encantar e entusiasmar o cliente. Como profissional de Secretariado Executivo, como é possível relacionar as duas afirmações de forma coerente?

Segundo a Lei nº 7.377, de 30 de setembro de 1985, é incorreto afirmar que