Considerando que os princípios éticos têm por objetivo fixar normas de procedimentos dos profissionais quando no exercício de sua profissão, regulando-lhes as relações com a própria categoria, com os poderes públicos e com a sociedade, é correto afirmar que, nas relações entre profissionais Secretários, é vedado

Acerca dos assuntos e documentos que lhe são confiados, compete ao Secretário, no exercício de sua profissão

De acordo com a Lei Federal nº 7.377, de 30 de setembro de 1985 e alterações, são atribuições do Secretário Executivo

Para que a ação organizacional não seja meramente casual e sem rumo, o que conduz a uma situação de completo caos, as organizações utilizam o planejamento como função administrativa destinada a estabelecer objetivos e definir a maneira de como alcançá-los. Desta forma, aquele que é orientado para a contingência, em um ambiente dinâmico e incerto, que busca antecipar-se a eventos e identificar as ações apropriadas, é o planejamento

Os executivos necessitam viajar e o profissional de secretariado desempenha função de assessoria nesses momentos. Nessas situações, deve:  

1) informar-se com o executivo sobre a data da viagem, o número de pessoas que o acompanharão, datas dos compromissos assumidos, nomes de pessoas que serão contatadas, horário de viagem e tipo de transporte.

2) verificar quais os documentos que devem ser levados, inclusive documentos pessoais, itinerário de viagem com horários, locais de saída e chegada e o número de telefones das pessoas envolvidas.

3) em caso de mudança de planos, cancelar com a companhia ou o agente de viagens a reserva e/ou bilhete.

4) fazer a reserva nos hotéis e, quando solicitado pelo chefe, providenciar locação de automóvel e reservas em passeios turísticos.

São corretas:

Com o advento da globalização e o avanço acelerado da tecnologia, o ambiente empresarial vem se modificando, exigindo a manutenção constante de diferenciais competitivos uma vez que as organizações, ao atuarem em mercados globais, tornam a concorrência ainda maior. Diante disso, empresas têm demandado a atuação de profissionais capacitados para desenvolverem suas atividades, produtos e serviços e representá-la internacionalmente com o mais alto padrão de qualidade. Dentre os requisitos desejados estão:

1) As habilidades de negociar e se comunicar em outros idiomas, o que influencia diretamente no perfil dos profissionais da área secretarial.

2) Os pressupostos teóricos de que habilidades em negociação e comunicação, além do domínio de idiomas estrangeiros e conhecimentos da cultura dos países parceiros são essenciais para quem atua neste setor.

3) Para a o bom fluxo de associações internacionais, o profissional, que além de ter habilidades de escritório, assume responsabilidades sem ter que ser supervisionado e que é capaz de tomar decisões no seu campo de atuação. Dele espera-se, também, que saiba gerenciar conflitos, trabalhar em grupo e que tenha equilíbrio emocional, facilitando as relações humanas.

4) Nessa nova Era, é importante ainda que profissionais de secretariado estejam preparados para atuar tanto presencial quanto virtual dentro das organizações e que sejam capacitados para gerir nesse novo contexto em que as organizações estão submetidas (SABINO; ROCHA, 2004).

O uso da informática tornou-se uma ferramenta importante e necessária para o perfil do profissional de secretariado. É vital estar sempre atualizado para acompanhar o mercado de trabalho, que hoje em dia exige profissionais capacitados com habilidades especificas e empreendedoras para uma atuação eficaz. Assinale a única alternativa não essencial ao desempenho da função de secretária, no tocante ao conhecimento de sistemas de informação e ferramentas de trabalho:

O profissional de secretariado deve ter uma estratégia, um plano de ação para o planejamento da rotina diária, para que possa cumprir de maneira competente e satisfatória todas as suas incumbências. Para tanto, só será capaz de realizá-lo a(o) secretária(o) que tiver flexibilidade e manifestar interesse em realizar diferentes tarefas, visando o bom andamento do dia-adia do local de trabalho. Para que isto aconteça, faz-se necessário o conhecimento dos produtos, serviços e estrutura organizacional. Considere as seguintes afirmativas:

1. O senso de organização é fundamental ao profissional, tanto no tocante à apresentação pessoal quanto ao exercício de suas atividades.

2. O exercício da liderança nas atividades quotidianas é destinado a uma hierarquia diferenciada da área secretarial.

3. A descentralização e delegação de tarefas é inerente ao gestor administrativo.

4. O conhecimento dos processos administrativos e a atuação colaborativa dos seus colegas de trabalho são fundamentais no mecanismo de engrenagem que faz a empresa/setor funcionar e crescer. 

O marketing pessoal tem apresentado crescente importância no ambiente corporativo. Há por parte das pessoas a preocupação em melhorar a postura e apresentação pessoal e, principalmente, atualizar os conhecimentos profissionais e acadêmicos. As organizações, por sua vez, aumentam o seu nível de exigência para a contratação de pessoas e para que os seus colaboradores mantenham-se atualizados e contribuam para que as empresas se tornem mais competitivas e rentáveis.

Assinale a alternativa que não condiz com o marketing pessoal. 

Assinale a alternativa incorreta:

Um correio eletrônico (português brasileiro) ou correio eletrónico (português europeu) ou, ainda, e-mail e correio-e é um método que permite compor, enviar e receber mensagens através de sistemas eletrônicos de comunicação. O termo "e-mail" é aplicado tanto aos sistemas que utilizam a Internet e que são baseados nos protocolos POP3, IMAP e SMTP, como àqueles sistemas conhecidos como intranets, que permitem a troca de mensagens dentro de uma empresa ou organização e que são, normalmente, baseados em protocolos proprietários.  

Assinale a alternativa incorreta.

Assinale a única opção incorreta quanto às formas de tratamento em norma culta.

A internet trouxe muitos avanços para a secretária executiva, pois possibilitou a esse profissional a comunicação com todos os segmentos organizacionais, acarretando assim uma troca de experiência e aprendizagem que contribui para o seu desenvolvimento na empresa. Por isso, além da contribuição estratégica, a informática é uma ferramenta essencial no trabalho, pois possibilita que esse profissional contribua para a melhoria da qualidade e maior produtividade na organização, como por exemplo: administrar eficazmente seu tempo, coordenar o trâmite de papeis, manter atualizados os arquivos e manuais informatizados.

O curso de graduação em Secretariado Executivo deve ensejar, como perfil desejado do formando, capacitação e aptidão para compreender as questões que envolvam sólidos domínios científicos, acadêmicos, tecnológicos e estratégicos, específicos de seu campo de atuação, assegurando eficaz desempenho de múltiplas funções de acordo com as especificidades de cada organização, gerenciando com sensibilidade, competência e discrição o fluxo de informações e comunicações internas e externas. Assinale a única alternativa correta que descreve o perfil completo do secretário(a) executivo(a).

Selecione a opção que descreve as competências do profissional de Secretariado Executivo quanto ao relacionamento interpessoal.

“O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos” (BRASIL, 2002, p. 26, 27). Acerca de sua forma, estrutura e de seu valor documental, analise as seguintes afirmativas:

I- A certificação digital é um requisito para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, nos termos da legislação em vigor.

II- O emprego de linguagem incompatível com uma comunicação oficial deve ser evitado, conforme orientações sobre atos e comunicações oficiais.

III- O campo assunto constitui elemento de agilidade e de organização documental exclusiva do remetente, uma vez que o destinatário terá sua própria forma de organização.

IV- A mensagem que encaminha algum arquivo deve expressar o máximo de informações sobre seu conteúdo, mesmo considerando que o destinatário fará a leitura do mesmo.

V- O principal atrativo desse tipo de comunicação é a sua flexibilidade, ao mesmo tempo em que enfatiza a rigidez determinada para a redação oficial na administração pública.

As afirmativas corretas são

Tendo em vista o uso do relatório administrativo, discutido por Medeiros e Hernandes (2014), analise as afirmativas abaixo e marque (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

( )Representa a base de informações necessárias para a tomada de decisões adequadas.

( ) A importância de um relatório consiste em seu estilo ou forma, mais que em sua utilidade.

( )Pode ser uma simples carta ou memorando, ou uma conferência, um quadro, um gráfico, uma tabela.

( )Constitui comunicação produzida pelos membros de uma organização, desde que requeridos ou utilizados pelos administradores.

( )Objetiva prestar informações quanto à situação dos planos estabelecidos, dos projetos concebidos e das operações que devem ser realizadas ou já o foram.

A sequência correta é 

Preencha as lacunas, considerando a aplicabilidade dos tipos de reuniões.

A reunião ____________________, realizada via internet, utiliza de ferramentas de chat ou softwares de comunicação instantânea.De outro modo, a reunião ____________________ proporciona um ambiente no qual os participantes são vistos holograficamente. Já a reunião do tipo ____________________ é constituída por um grupo de pessoas que se reúne frente a frente. Nessa linha, têm-se as reuniões do tipo ____________________ e ____________________, realizadas por meio de dispositivos integrados ou não, com hardwares, softwares, equipamentos e soluções específicos, como Skype, internet e redes privativas. Ainda, a reunião ____________________, que é feita em qualquer lugar específico, seja interno ou, sobretudo, externo (MAIA; OLIVEIRA, 2015).

A sequência correta é

Entre as técnicas secretariais, a técnica de documentação e arquivo está entre as de maior importância (BOND; OLIVEIRA, 2013b). Considerando as atividades de arquivo nas organizações, relacione suas funções às respectivas descrições.

1. Organizar

2. Classificar

3. Preservar

4. Facilitar consulta

( ) Constitui função de ordenação cronológica de determinado documento.

( ) Compreende a definição a que tipo de assunto um documento se refere.

( ) Indica função de agilidade referente às técnicas de documentação e de arquivo.

( ) Representa a guarda de um documento em segurança e à localização apropriada.

A sequência correta é

Tendo em vista o atendimento a clientes e ao público em geral, se focalizarmos as vantagens do bom atendimento, como discutido por Bond e Oliveira (2013b), abordaremos as seguintes situações, EXCETO: