A partir da década de 1970, o perfil do profissional de secretariado executivo passou por inúmeras transformações, haja vista o advento dos primeiros cursos de graduação na área nessa época. Com o passar dos anos, o secretário executivo passou a fazer parte do processo de tomada de decisões e tornou-se um agente multifuncional das corporações; deixou de ser um profissional meramente tecnicista e se transformou em um assessor executivo.

Em relação a essa evolução do perfil profissiográfico, atribua V (verdadeiro) ou F (falso) às afirmativas a seguir.

( ) O secretário da atualidade possui uma visão holística da organização para a qual trabalha, conhece seus produtos, seus concorrentes, os departamentos, o cenário econômico no qual a empresa está inserida.

( ) O secretário moderno procura informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos que poderão facilitar o desempenho de suas atividades.

( ) O perfil do secretário atual é centralizador. Em virtude de ser um agente multifuncional, acaba desempenhando várias atividades sem delegar tarefas, porque detém conhecimento suficiente para isso.

( ) O secretário da atualidade é mantenedor de dados e informações em arquivos, inclusive eletrônicos. Sabe gerenciar as informações: recebe, filtra e divulga. Facilita as comunicações e o relacionamento interpessoal, além de gerenciar rotinas e serviços de suporte.

( ) O advento das novas tecnologias, computadores modernos, softwares de gestão, substituiu por completo o trabalho do secretário executivo da atualidade.

Assinale a alternativa que contém, de cima para baixo, a sequência correta.

Leia o texto a seguir.

A secretária como geradora de resultados deve ter a consciência de que pertence à linha de frente da empresa e, portanto, representa um elo importante nas relações internas e externas (entre o executivo e a equipe de trabalho; entre a empresa e o consumidor). Tendo em vista que o cliente é o principal foco de toda empresa, a concorrência só pode ser vencida pela qualidade de atendimento.

(MAZULO, R.; LIENDO, S. Secretária: rotina gerencial, habilidades e comportamentais e plano de carreira. São Paulo: Editora Senac, 2012. p.51.)

Com relação ao atendimento prestado pelo secretário executivo, considere as afirmativas a seguir.

I. Para desempenhar um bom atendimento telefônico, basta ter uma boa voz e falar pausadamente.

II. É importante agendar com os visitantes o melhor horário para atendê-los na empresa.

III. É importante ter sempre papel e caneta para anotar os recados e checar as informações antes do interlocutor encerrar a ligação.

IV. Elegância e postura são fundamentais não só nas atitudes, mas também no tom de voz, no sorriso, na vestimenta e nas linguagens verbal e não verbal.

Assinale a alternativa correta.

O secretário executivo gerencia rotinas secretariais, negocia com clientes (internos e externos) fornecedores, empresários, utilizando-se sempre da boa comunicação, uma das competências mais importantes desse profissional.

Nesse sentido, pode-se afirmar que o secretário executivo desempenha um papel de

Ao iniciar o seu trabalho, Rita verifica a sua agenda para estabelecer as prioridades do dia. Para não desperdiçar tempo, diferencia as tarefas em ordem de prioridade. Sabe que o pagamento de uma conta, por exemplo, é uma atividade

Segundo João Bosco Medeiros (2009), analise as assertivas a seguir no que se refere às relações humanas dentro de uma empresa, assinalando com V, se verdadeiro ou com F, se falso.
( ) O fluxo uniforme e harmonioso do trabalho depende da forma como a secretária trabalha com os outros e de como influencia os outros para que trabalhem com ela. ( ) A secretária que exerce funções de mando e que deve transmitir orientações deve-se preocupar com o excesso de pormenores, para não desencorajar a independência e a iniciativa do subordinado. ( ) A timidez invade também o mundo profissional de uma secretária e está ligada à insegurança, ao medo do desconhecido, de errar, de ser vista como intrusa. ( ) Elogiar o trabalho da pessoa; evitar críticas e motivar a pessoa de modo a ter sempre presente que o excesso das tarefas complicadas e desagradáveis gera eficiência no desempenho das tarefas. ( ) A secretária pode estar fazendo o papel de relações públicas, entre outras oportunidades, ao receber visitas e ao atender telefonemas.
O preenchimento correto dos parênteses, de cima para baixo, é:

De acordo com o que o headhunter Guilherme Veloso abordou em um artigo publicado na Revista Exame sobre a relação dos executivos modernos e os executivos feudais, sendo que, em pleno século XXI, o líder moderno delega funções e trabalha em parceria, considere as seguintes afirmações a respeito dos líderes, segundo Stefi Maerker (1999):
I. Ater-se apenas ao lado operacional da profissão, sem envolvimento psicológico, limita profundamente os resultados do trabalho. II. A secretária executiva que mantém equilíbrio entre a vida profissional e a particular tem muito mais chance de ser eficiente do que aquela que se dedica apenas ao trabalho. III. No caso da secretária executiva, sua maior fonte de informações é o executivo com quem trabalha. IV. O executivo tipo feudal era aquele que delegava responsabilidades à secretária. V. Profissionais do passado são aqueles que exigiam obediência cega do empregado.
Quais estão corretas?

Uma providência fundamental que o secretário deve sempre tomar é manter um follow-up atualizado e fisicamente bem organizado, pois nem todos os assuntos podem ser resolvidos imediatamente, mas não podem ser esquecidos ou arquivados. Em relação ao folow-up, analise as afirmativas a seguir. 
I. O follow-up ajuda a organizar o acompanhamento das pendências e, para organizar o trabalho, o melhor é manter um arquivo de follow-up para correspondências gerais e outro para contas, recibos de pagamentos, etc.
II. O follow-up deve ser consultado semanalmente ou quinzenalmente para verificar pagamentos a serem feitos, cobranças a serem realizadas, respostas a serem dadas, consultas a serem feitas etc.
III. O follow-up é, num certo sentido, um arquivo de assuntos de menor relevância cujas soluções e encaminhamentos podem ser postergados.
Assinale

Um(a) secretário(a) da Assembleia Legislativa, ao receber um grupo de visitantes deve pautar suas ações, dentre outras, pelos princípios listados a seguir,  à exceção de um. Assinale-o.

As alternativas a seguir apresentam deveres fundamentais dos secretários, à exceção de uma. Assinale-a.

Sobre as atribuições do(a) secretário(a), analise as afirmativas a seguir.
I. Incluem a organização e a manutenção dos arquivos de secretaria.
II. Incluem a classificação, o registro e a distribuição da correspondência.
III. Incluem a execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.
Assinale

São atribuições profissionais do(a) recepcionista: efetuar e atender ligações telefônicas, identificando pessoas, anotando e transmitindo recados, marcando entrevista, completando ligações.

Sobre tais atribuições, marque a incorreta.

Marque o que representa procedimento obrigatório do(a) recepcionista em relação ao recebimento de correspondências, para evitar dúvida quanto à entrega ou mesmo extravio das mesmas.

São atribuições profissionais do(a) recepcionista: expedir e receber correspondências internas e externas, conferindo, anotando e protocolando quando necessário.

Marque os dados importantes que devem constar em correspondências expedidas para que não ocorra qualquer tipo de problema (ruído), como retorno por falta de identificação de quem vai receber a correspondência.

O(a) recepcionista tem por atribuições profissionais: requisitar e controlar material de expediente necessário à execução dos serviços, solicitando também a reprodução de cópias.

Quando houver necessidade de o(a) recepcionista requisitar material de expediente, recomenda-se:

I. Certificar-se de que realmente existe a necessidade de fazer a requisição.

II. Pedir exatamente o material de que se precisa para o momento em que o material está sendo requisitado.

III. Definir a quantidade necessária do material para o referido uso.

IV. Registrar o departamento ou seção para onde vai o material e o motivo do pedido feito.

V. Antecipar os pedidos de materiais por questão de otimização do tempo de que dispõe o(a) recepcionista em relação ao pronto atendimento do requisitante.

Estão corretas:

Analise as opções abaixo:

1. Contratação

2. Registro de empregados

3. Recisão de contrato de trabalho

4. Escrituração contábil

5. Controle de estoques

Assinale a alternativa que corresponde corretamente às atribuições da área de pessoal.

Marque o que não faz parte das atribuições do profissional “Assistente de Secretaria”.

São atribuições do Secretário, além das atividades próprias de membro da Diretoria, dirigir e acompanharas atividades da Gerência e de todos os funcionários, exceto:

A profissão de secretariado executivo, como modelo formalmente constituído, é relativamente recente. Analise os itens e marque C (CERTO) ou E (ERRADO).
(  ) o trabalho do(a) secretário(a) executivo(a) não gera resultados mensuráveis.
(  ) As tarefas e responsabilidades do(a) secretário(a) executivo(a) são as mesmas de um(a) recepcionista. 
(  ) Controlar a entrada e saída de visitantes e equipamentos é a tarefa principal e de maior responsabilidade de um(a) secretário(a) executivo(a). 
(  ) A organização e manutenção dos arquivos é, usualmente, uma das responsabilidades do(a) secretário(a) executivo(a).
Após o julgamento, pode-se afirmar que:

Uma secretária executiva deverá ajudar na organização de um painel que será realizado no auditório de uma reitoria.
Assinale a alternativa que apresenta a melhor definição para painel.