Questões de Concurso
Sobre atribuições em secretariado
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O secretário executivo gerencia rotinas secretariais, negocia com clientes (internos e externos) fornecedores, empresários, utilizando-se sempre da boa comunicação, uma das competências mais importantes desse profissional.
Nesse sentido, pode-se afirmar que o secretário executivo desempenha um papel de
Ao iniciar o seu trabalho, Rita verifica a sua agenda para estabelecer as prioridades do dia. Para não desperdiçar tempo, diferencia as tarefas em ordem de prioridade. Sabe que o pagamento de uma conta, por exemplo, é uma atividade
( ) O fluxo uniforme e harmonioso do trabalho depende da forma como a secretária trabalha com os outros e de como influencia os outros para que trabalhem com ela. ( ) A secretária que exerce funções de mando e que deve transmitir orientações deve-se preocupar com o excesso de pormenores, para não desencorajar a independência e a iniciativa do subordinado. ( ) A timidez invade também o mundo profissional de uma secretária e está ligada à insegurança, ao medo do desconhecido, de errar, de ser vista como intrusa. ( ) Elogiar o trabalho da pessoa; evitar críticas e motivar a pessoa de modo a ter sempre presente que o excesso das tarefas complicadas e desagradáveis gera eficiência no desempenho das tarefas. ( ) A secretária pode estar fazendo o papel de relações públicas, entre outras oportunidades, ao receber visitas e ao atender telefonemas.
O preenchimento correto dos parênteses, de cima para baixo, é:
I. Ater-se apenas ao lado operacional da profissão, sem envolvimento psicológico, limita profundamente os resultados do trabalho. II. A secretária executiva que mantém equilíbrio entre a vida profissional e a particular tem muito mais chance de ser eficiente do que aquela que se dedica apenas ao trabalho. III. No caso da secretária executiva, sua maior fonte de informações é o executivo com quem trabalha. IV. O executivo tipo feudal era aquele que delegava responsabilidades à secretária. V. Profissionais do passado são aqueles que exigiam obediência cega do empregado.
Quais estão corretas?
À luz da regulamentação da profissão de secretariado, julgue o item subsequente.
Uma das atribuições do secretário executivo é a realização de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.I. O follow-up ajuda a organizar o acompanhamento das pendências e, para organizar o trabalho, o melhor é manter um arquivo de follow-up para correspondências gerais e outro para contas, recibos de pagamentos, etc.
II. O follow-up deve ser consultado semanalmente ou quinzenalmente para verificar pagamentos a serem feitos, cobranças a serem realizadas, respostas a serem dadas, consultas a serem feitas etc.
III. O follow-up é, num certo sentido, um arquivo de assuntos de menor relevância cujas soluções e encaminhamentos podem ser postergados.
Assinale
I. Incluem a organização e a manutenção dos arquivos de secretaria.
II. Incluem a classificação, o registro e a distribuição da correspondência.
III. Incluem a execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.
Assinale
São atribuições profissionais do(a) recepcionista: efetuar e atender ligações telefônicas, identificando pessoas, anotando e transmitindo recados, marcando entrevista, completando ligações.
Sobre tais atribuições, marque a incorreta.
Marque o que representa procedimento obrigatório do(a) recepcionista em relação ao recebimento de correspondências, para evitar dúvida quanto à entrega ou mesmo extravio das mesmas.
São atribuições profissionais do(a) recepcionista: expedir e receber correspondências internas e externas, conferindo, anotando e protocolando quando necessário.
Marque os dados importantes que devem constar em correspondências expedidas para que não ocorra qualquer tipo de problema (ruído), como retorno por falta de identificação de quem vai receber a correspondência.
O(a) recepcionista tem por atribuições profissionais: requisitar e controlar material de expediente necessário à execução dos serviços, solicitando também a reprodução de cópias.
Quando houver necessidade de o(a) recepcionista requisitar material de expediente, recomenda-se:
I. Certificar-se de que realmente existe a necessidade de fazer a requisição.
II. Pedir exatamente o material de que se precisa para o momento em que o material está sendo requisitado.
III. Definir a quantidade necessária do material para o referido uso.
IV. Registrar o departamento ou seção para onde vai o material e o motivo do pedido feito.
V. Antecipar os pedidos de materiais por questão de otimização do tempo de que dispõe o(a) recepcionista em relação ao pronto atendimento do requisitante.
Estão corretas:
Analise as opções abaixo:
1. Contratação
2. Registro de empregados
3. Recisão de contrato de trabalho
4. Escrituração contábil
5. Controle de estoques
Assinale a alternativa que corresponde corretamente às atribuições da área de pessoal.
Marque o que não faz parte das atribuições do profissional “Assistente de Secretaria”.
( ) o trabalho do(a) secretário(a) executivo(a) não gera resultados mensuráveis.
( ) As tarefas e responsabilidades do(a) secretário(a) executivo(a) são as mesmas de um(a) recepcionista.
( ) Controlar a entrada e saída de visitantes e equipamentos é a tarefa principal e de maior responsabilidade de um(a) secretário(a) executivo(a).
( ) A organização e manutenção dos arquivos é, usualmente, uma das responsabilidades do(a) secretário(a) executivo(a).
Após o julgamento, pode-se afirmar que:
Assinale a alternativa que apresenta a melhor definição para painel.
Assinale a rotina administrativa e de escritório considerada como uma das atividades fundamentais em empresas públicas e privadas.
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