Sobre as responsabilidades e atividades realizadas pela unidade protocolizadora, considere:

I. Além de realizar as atividades de protocolo, a unidade tem a incumbência de autuar processos, independentemente de sua denominação e posicionamento hierárquico na estrutura organizacional.
II. O método alfanumérico é incluído nas classes de métodos básicos e padronizados de arquivamento.
III. Os documentos recebidos em envelopes fechados deverão ser abertos pelo protocolo, desde que não sejam particulares (documentos não endereçados à instituição, e sim a um funcionário em particular) ou sigilosos (ultrassecretos, secretos, confidenciais ou reservados).
IV. O prazo de guarda de protocolos, em fase corrente, é de 3 (três) anos.

Está correto o que consta APENAS em:

Atualmente vem ocorrendo a adoção de recursos tecnológicos para a preservação e conservação de documentos de arquivo. Analise:

I. Os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-lhes valor que justifique o custo da operação.
II. A atual legislação brasileira garante a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, desde que providos de datas e assinaturas.
III. A microfilmagem adequada permite a eliminação de documentos públicos ou oficiais destinados à guarda permanente.
IV. Na elaboração da tabela de temporalidade há que se observar os princípios da teoria das 4 idades, que define parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo.

Está correto o que consta APENAS em:

Follow up é um termo original do idioma inglês, que significa acompanhar, dar acompanhamento. Nas organizações, o termo é utilizado para buscar a devolutiva de um processo específico, objetivando medir a sua eficácia. Nas técnicas de arquivamento, essa técnica é utilizada para controlar

O arquivamento é o conjunto de operações que visam ao acondicionamento e armazenamento de documentos utilizando o método que melhor estabelece o alcance dos objetivos esperados por quem manuseia o sistema.

Os métodos mais comumente usados são:

Leia o texto abaixo:

“Os arquivos correntes têm por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para os quais foram criados”. (SCHELLENBERG, 2002).

Considerando o texto apresentado, analise as afirmativas assinalando com V as verdadeiras e F as falsas.

(  ) Um dos aspectos mais importantes dos arquivos correntes está no uso dos documentos para fins administrativos, fiscais e legais.
(  ) Todos os aspectos de um programa que vise o controle de documentos depende da classificação.
(  ) Desde que haja previsão legal, pode-se eliminar documentos no arquivo corrente.
(  ) As instituições federais de ensino superior têm código e tabela de temporalidade próprios.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A gestão de documentos é operacionalizada através do planeja mento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.”

Considerando o texto apresentado, marque a alternativa que apresenta as três fases da gestão de documentos 

Relacione adequadamente as atividades de classificação e avaliação aos seus respectivos objetivos e/ou benefícios.

1. Classificação. 2. Avaliação.

( ) Controle do trâmite.
( ) Identificar os valores imediatos e mediatos dos documentos.
( ) Reduzir a massa documental acumulada.
( ) Recuperação do contexto original de produção dos documentos.
( ) Organização lógica e correto arquivamento de documentos.
( ) Liberar espaço físico.  

A sequência está correta em  

Considerando a terminologia arquivística e as características e atributos dos documentos arquivísticos, é correto afirmar que filme de nitrato, rolo de filme, micrográfico, ata, ata de licitação, cópia e ostensiva são, respectivamente,

“Instrumento de gestão, resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental, determinando sua preservação ou autorizando a sua eliminação.” (Bernardes, 2008, p. 36.)

O instrumento de gestão de documentos definido anteriormente é o(a)

Analise as afirmativas a seguir e assinale V para a verdadeira e F para a falsa.

( ) A atividade de avaliação consiste em estabelecer valor primário ao documento na fase permanente.

( ) A avaliação elimina documentos de valor mediato, economizando espaço nos arquivos.

( ) Uma das etapas para eliminação de documentos públicos é a aprovação da lista de eliminação pelo gestor do arquivo.

( ) A eliminação da massa documental compete à instituição arquivística pública, na esfera de sua competência.

As afirmativas são, respectivamente,

Assinale a opção que indica a primeira atividade de uma operação de arquivamento.

Analise os nomes a seguir.

1. Robson Santos LTDA.

2. Maria Nélida González de Gómez.

3. Luciano Santa Cruz.

4. Fernanda Monte Verde.

5. José Vieira Ribeiro Filho.

De acordo com as regras arquivísticas, assinale a opção que indica a sequência numérica correta para a ordenação dos nomes acima.

Com relação à gestão de documentos, assinale a afirmativa correta.

Um tipo de arquivamento alternativo ao alfabético é o numérico simples. Em relação método numérico simples, assinale a V para a afirmativa e F para a falsa.

( ) Todos os documentos que entram para o arquivo são numerados em ordem crescente por ordem de chegada.

( ) É um método indireto que exige a consulta a um arquivo de fichas ou um índice para se localizar o número correspondente ao assunto em questão.

( ) Uma de suas vantagens é que facilita a localização e o manuseio de documentos, principalmente nas grandes empresas.

As afirmativas são, respectivamente,

Usando o método alfabético nominal usual, serão criadas pastas em nome de Francisco Duarte Diniz e de Maria Cláudia Gusmão Monte Alto.

Elas serão arquivadas, respectivamente, como

Em relação aos arquivos públicos e privados, é correto afirmar que

Quais são as três fases principais do processo de documentação?

Relacione os sistemas de equipamento usados para arquivamento às respectivas definições.

1. Sistema horizontal.

2. Sistema vertical.

3. Sistema rotativo.

( ) Muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessidade de informações rápidas.

( ) Nesse sistema, os documentos permanecem no interior do móvel arquivador. Possui dois tipos: frontal e lateral.

( ) Os documentos ficam uns sobre os outros dentro do móvel arquivador. É um sistema antigo, mas que ainda é utilizado em algumas repartições públicas, que amarram e colocam os documentos em pacotes. As mapotecas pertencem a esse sistema.

A sequência está correta em

“Um dos métodos mais difíceis de arquivamento, já que se propõe a organizar as pastas por assunto. A grande dificuldade consiste em escolher a melhor palavra para definir o assunto.” A definição anterior se refere a qual método de arquivamento?

Em uma empresa com funcionamento regular, os documentos devem ser arquivados por prazo determinado, segundo a lei. Com base na afirmativa anterior, assinale a alternativa INCORRETA.