A recepção de documentos é muito importante, pois a forma como é recebido definirá o tratamento dado a ele. Para que a documentação recebida tenha o tratamento correto, são necessários alguns procedimentos. Em relação ao recebimento de documento externo e interno, considere as seguintes afirmativas:

1. As demandas dos usuários internos ou externos deve ser atendida de forma ágil e com exatidão, organizando-se o serviço de entrega de documentos externos.

2. Ao receber os documentos internos, avaliar as informações e aguardar que o setor responsável o procure, atendendo primeiramente a demanda dos documentos externos.

3. Ao receber o documento externo, gerar um pré-cadastro, com data e hora exata de entrada, avaliar todas as informações do documento, inclusive imagem, e encaminhá-lo ao setor de destino.

Assinale a alternativa correta.

Método de arquivamento é uma sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. Sobre esses métodos, numere a coluna da direita de acordo com sua correspondência com a coluna da esquerda.

1. Específico.

2. Geográfico.

3. Mnemônico.

4. Variadex.

( ) Tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes, ou seja, consiste em dar cores a um grupo de letras para buscar a informação.

( ) Envolve a busca por região, estado, município, bairro, rua e local específico.

( ) Busca combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória na busca da informação no material de arquivo.

( ) Composto por palavras dispostas alfabeticamente, consistindo em agrupar as pastas por assunto.

Assinale a alternativa que apresenta a numeração correta da coluna da direita, de cima para baixo.

“Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando a racionalização e eficiência dos arquivos” é a definição de gestão:

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, desenvolveu a terminologia arquivística brasileira, com o objetivo de disseminar e recuperar a informação contida nos documentos. Com base no disposto, numere a coluna da direita de acordo com sua correspondência com a coluna da esquerda, que trata da terminologia aplicada ao controle de documentos de arquivo.

1. Avaliação.

2. Depósito.

3. Notação.

4. Protocolo.

5. Tabela de temporalidade.

( ) Ato pelo qual arquivos ou coleções são colocados, fisicamente, sob custódia de terceiros, sem que haja transferência da posse ou propriedade.

( ) Denominação geralmente atribuída ao setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso.

( ) Instrumento de destinação que determina os prazos de guarda em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos.

( ) Elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituída de números, letras, ou combinação de números e letras, que permite sua localização.

( ) Processo de análise da documentação de arquivos, visando a estabelecer sua destinação, de acordo com seus valores probatórios.

Assinale a alternativa que apresenta a numeração correta da coluna da direita, de cima para baixo.

No âmbito das instituições arquivísticas públicas, a transferência e o recolhimento de documentos são considerados, respectivamente, como:

Na avaliação de documentos arquivísticos, o estabelecimento dos valores é fundamental. Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) sobre os valores dos documentos de arquivo. ( ) Os documentos de valor mediato possuem caráter administrativo, legal ou fiscal, enquanto os documentos de valor imediato possuem caráter histórico, probatório e informativo. ( ) O valor imediato refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram criados. ( ) O valor probatório é aquele que comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição. ( ) O valor informativo é quando o documento contém informações essenciais sobre maté­rias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa. Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

A destinação dos documentos arquivísticos públicos pode ser a eliminação, quando o documento possui apenas valor primário, ou pode ser a guarda permanente, quando o documento possui valor secundário. Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) sobre a eliminação de documentos arquivístivos públicos, considerando a legislação arquivística brasileira. ( ) Os órgãos e entidades integrantes do poder público deverão constituir suas Comissões Permanentes Avaliação, responsáveis pela análise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas à instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para aprovação. ( ) Os órgãos e entidades do poder público deverão elaborar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em periódicos oficiais, ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos sob a sua guarda. ( ) Os documentos públicos de caráter público, que possuem valor mediato, poderão ser eliminados por meio de fragmentação manual ou mecânica, sem apresentar danos ao patrimônio arquivístico público. ( ) A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuação. Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

O valor secundário dos documentos é um valor residual que os "papéis" ainda podem conservar (Bellotto, 2006, p.118). Nesta perspectiva afirma-se que os documentos com valor secundário: 1. Continuam a apresentar valor administrativo, jurídico, financeiro para a administração de origem ou para outras administrações, depois de ter perdido seu valor primário para as operações correntes. 2. Foram produzidos por órgãos públicos, fornecem provas originais, têm incontestável característica de imparcialidade porque reproduzem os fatos e atos, contexto amplo da atividade geradora e o ambiente cultural. 3. Possuem valor de testemunho ou de "documentação funcional", isto é, refletem a evolu­ção histórica da administração de origem. 4. Têm valor de informação, isto é, apontam uma contribuição importante para a pesquisa e para os estudos no domínio do conhecimento, qualquer que seja. 5. Podem ter valor para a proteção dos direitos cívicos, jurídicos e de propriedade de certos cidadãos ou de toda a população; trata-se de um valor ligado aos direitos individuais. Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas. 

Uma das funções arquivísticas fundamentais é a avaliação de documentos, prevista na Resolução no 14/2001 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que trata da Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo, relativos às atividades-meio da administração pública. Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) sobre a avaliação de documentos de arquivo, de acordo com a referida resolução. ( ) A avaliação de documentos define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade. ( ) Na avaliação de documentos arquivísticos públicos não é recomendável a seleção por amostragem, pois esse processo não permite a preservação de parcela de documentos do conjunto documental destinado à eliminação, com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada época ou lugar. ( ) Nos documentos que possuem como destina­ção final a eliminação, a mudança de suporte é um processo que traz vantagens, como garantir a preservação de documentos originais passíveis de destruição pelo manuseio, bem como a segurança do acervo contra furto, incêndios, inundações; agilizar a recuperação das informações, bem como o seu intercâmbio. ( ) A avaliação de documentos arquivísticos públicos ocorrerá mediante aplicação da Tabela de Temporalidade de documentos, aprovada pela instituição arquivística na sua respectiva esfera de competência, contendo os conjuntos documentais da instituição, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final, além de campo para observações. Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

A gestão de documentos de arquivo deve ser realizada considerando-se os princípios arquivísticos. Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) em relação aos princípios arquivísticos fundamentais apresentados por Bellotto (2006). ( ) Um dos princípios que pode ser considerado fundamental em qualquer atividade arquivística é o princípio da organicidade, segundo o qual o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. ( ) Os arquivos espelham a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. Essa definição refere-se ao princípio da cumulatividade. ( ) De acordo com o princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística, não obstante sua forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. ( ) Segundo o princípio da unicidade, arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados, no arquivo, a outros de origem distinta. Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo. 

A gestão arquivística de documentos é essencial na sociedade contemporânea. Pautado pela literatura arquivística é correto afirmar: 1. Os documentos inativos que não adquiriram um valor secundário devem ser eliminados. 2. A fim de acelerar o tratamento dos documentos inativos, as próprias unidades administrativas eliminam esse tipo de documentos, pois basta conhecimento do valor primário, não havendo, portanto, a necessidade de aplicação de normas que só burocratizam o processo. 3. Uma boa organização dos arquivos correntes gera uma quantidade importante de vantagens, tais como o aumento da eliminação dos documentos na fonte e a diminuição do volume documental total. Contudo, não otimiza os procedimentos nos arquivos intermediários e permanentes. 4. Do conjunto dos documentos criados por uma organização no âmbito das suas atividades, alguns adquirem um valor de testemunho a partir da sua criação, outros, apenas quando atingem o estado de completa inatividade. Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

No que tange aos arquivos permanentes, pautado pelas contribuições de Bellotto (2006), assinale a alternativa correta.

A captura, em um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, é realizada por meio de algumas ações, entre elas:

 Jean-Yves Rousseau e Carol Couture (1998) contribuem com discussões na temática dos arquivos definitivos. Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) em relação ao assunto. ( ) Mesmo quando os arquivos definitivos deixaram de ser úteis à administração que os produziu, veremos que seu contributo qualitativo é inegável e que a administração deve poder contar com eles. ( ) Afirmar que os arquivos definitivos não têm qualquer utilidade para a administração que os produziu e que, por consequência, só podem ser utilizados para fins históricos, é uma visão restritiva. ( ) Deve-se associar o valor secundário do documento à necessidade exclusivamente histórica. ( ) É abusivo afirmar que produções cinematográficas de alta qualidade, como por exemplo, os filmes O nome da Rosa e Amadeus, não teriam podido existir sem um conjunto de testemunhos onde os arquivos, sem dúvida alguma, ocuparam um lugar importante. ( ) A reconstituição histórica, para a qual os arquivos definitivos são essenciais, interessa a especialistas de várias disciplinas. Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo. 

Assinale a alternativa que contém exclusivamente classificações de documentos de arquivo por valor.

. Existem três sistemas de arquivamento: direto, indireto e semi-indireto. No sistema indireto, o arquivo

Correspondência é um ato que se caracteriza pela troca de informação que, por sua vez, caracteriza-se pela emissão e recepção de mensagens. Para essa troca, é preciso haver um remetente e um destinatário. No protocolo de correios, o remetente é o indivíduo ou entidade que

Nas instituições, o protocolo é o órgão responsável pela concentração das atividades de controle da documentação. Qual rotina NÃO é considerada atribuição do protocolo?

No desenvolvimento de atividades administrativas, foi designada ao Assistente em Administração a tarefa de organizar o arquivo corrente do seu setor. Após analisar a natureza dos documentos a serem arquivados, o servidor elegeu o método alfabético para executar essa tarefa. Utilizando-se desse método, as pastas de Adelaide Patrícia Santos, Mônica Laura Antunes, Adair José Costa e João Paulo Silva deverão ser arquivadas na seguinte ordem:

Acerca das variações do método de arquivamento alfanumérico, analise. I. Decimal. II. Automático. III. Mnemônico. IV. Geográfico. V. Automático moderno. Está(ão) INCORRETA(S) apenas a(s) alternativa(s)