Questões de Arquivologia - Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário para Concurso - Página 366

Q514533

Ano: 2015 Banca: COVEST-COPSET Órgão: UFPE Prova: COVEST-COPSET - 2015 - UFPE - Auxiliar em Administração |

Q514533 Arquivologia

Entre os métodos de arquivamento, o alfabético é subdividido em específico, geográfico, mnemônico e variadex. Descreve corretamente o método variadex, a seguinte alternativa:

A

é representado por palavras dispostas alfabeticamente e é um dos mais difíceis processos de arquivamento.

B

consiste em agrupar as pastas por assunto e apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão.

C

tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes, ou seja, consiste em dar cores a um grupo de letras para buscar a informação.

D

busca combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória na busca da informação no material de arquivo.

E

método de arquivamento indireto, pois necessita de consulta anterior a um índice.

Incorreta. Gabarito oficial da banca:

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Q514531

Ano: 2015 Banca: COVEST-COPSET Órgão: UFPE Prova: COVEST-COPSET - 2015 - UFPE - Auxiliar em Administração |

Q514531 Arquivologia

Quanto aos principais sistemas de classificação de documentos, assinale a alternativa correta.

A

O sistema numérico classifica os documentos pela ordem de entrada, sem considerar sua ordem alfabética.

B

O sistema por ordem de codificação classifica os documentos conforme divisão geográfica.

C

O sistema alfabético classifica os documentos pela origem em ordem de codificação.

D

O sistema alfanumérico classifica os documentos por nome e assunto.

E

O sistema numérico é o mais simples e usual, utilizando nome, assunto e origem.

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Q514529

Ano: 2015 Banca: COVEST-COPSET Órgão: UFPE Prova: COVEST-COPSET - 2015 - UFPE - Auxiliar em Administração |

Q514529 Arquivologia

Quanto às atividades de arquivamento de documentos correntes, é correto afirmar que:

A

a inspeção determina sob que codificação deverá ser arquivado o documento.

B

a análise trata da retirada do documento do arquivo para fornecimento de informações.

C

o arquivamento trata de dispor os documentos de acordo com a codificação.

D

a ordenação dispõe os documentos pela codificação, separando-os por guias de ordenação.

E

o empréstimo ou consulta envolve determinar sob que código deverá ser arquivado o documento.

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Q514528

Ano: 2015 Banca: COVEST-COPSET Órgão: UFPE Prova: COVEST-COPSET - 2015 - UFPE - Auxiliar em Administração |

Q514528 Arquivologia

De acordo com a UNESCO, a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis. Quanto aos conceitos desses níveis, apresentados a seguir, assinale aquele que está incorreto.

A

O nível mínimo estabelece que os órgãos devem contar, pelo menos, com um programa de retenção e eliminação de documentos.

B

O nível mínimo ampliado é aquele que visa estabelecer os procedimentos para recolher à instituição arquivística pública, documentos que tenham valor permanente.

C

O nível mínimo ampliado complementa o nível mínimo, estabelecendo todos os procedimentos deste, adicionando um ou mais centros de arquivamento intermediário.

D

O nível intermediário compreende os níveis mínimo e mínimo ampliado, bem como a adoção de programas de elaboração e gestão de formulários e correspondência.

E

O nível máximo inclui as atividades de todos os outros níveis, complementadas por uma gestão de diretrizes administrativas.

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Q510862

Ano: 2015 Banca: COVEST-COPSET Órgão: UFPE Prova: COVEST-COPSET - 2015 - UFPE - Assistente em Administração |

Q510862 Arquivologia

O encerramento de um processo pode ocorrer por indeferimento do pleito, pelo atendimento da solicitação, pelo cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes e pela expressa desistência do interessado. Nestes casos, na destinação final do processo, deve-se seguir o seguinte procedimento:

A

certificação de que houve o fiel cumprimento dos protocolos de movimentação do processo, desde o seu registro inicial até o seu arquivamento, para que sejam feitas eventuais correções.

B

classificação do grau de sigilo do processo para determinar se este é suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa de interesse de qualquer pessoa física ou jurídica.

C

encaminhamento do processo para eliminação dos documentos dele integrantes, observada a tabela de temporalidade, definida pela instituição pública.

D

encaminhamento do processo para imediata digitalização, a ser realizada de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade dos documentos que dele fazem parte.

E

fechamento do ciclo das tarefas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e atualização das formas de acesso aos documentos do processo, sobretudo no caso de ser necessária a sua recuperação.

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Q510860

Ano: 2015 Banca: COVEST-COPSET Órgão: UFPE Prova: COVEST-COPSET - 2015 - UFPE - Assistente em Administração |

Q510860 Arquivologia

A gestão de processos e documentos em um órgão público obedece a critérios preestabelecidos que devem expressar:

A

a quantidade de processos/documentos protocolados diariamente, cuja circulação deve ser controlada na medida em que cada um receber despacho por parte da autoridade competente e atender ao prazo de resposta fixado pela legislação.

B

a tramitação do processo ou documento deverá ser objeto de rigoroso controle por parte do protocolo, sendo proibida a circulação do processo sem que seja feito o regular registro de sua entrada e saída.

C

a quantidade de processos/documentos eliminados pela chefia de cada unidade, levando em consideração as suas temporalidades e a respectiva classificação de seu conteúdo, segundo o valor histórico, probatório e informativo de cada documento.

D

o aumento da quantidade de protocolos e processos que estejam pendentes de confirmação do recebimento pelos destinatários que deve ser objeto de discussão permanente para evitar queixas quanto à celeridade das respostas por parte dos usuários do sistema.

E

a numeração dos processos que deverá ser sequencial, numérico-cronológica, iniciada a cada ano e emitida mediante registro prévio da unidade de protocolo, ficando em aberto o nome do interessado, a data e o resumo do assunto.

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Q502912

Ano: 2015 Banca: FUNIVERSA Órgão: UEG Prova: FUNIVERSA - 2015 - UEG - Assistente de Gestão Administrativa - Geral |

Q502912 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta o(s) procedimento(s) no(s) qual(is) o protocolo cadastra um documento em um sistema de controle, podendo atribuir, a esse documento, um número de acompanhamento.

A

tramitação

B

expedição/distribuição

C

classificação

D

recebimento

E

registro e autuação

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Q502911

Ano: 2015 Banca: FUNIVERSA Órgão: UEG Prova: FUNIVERSA - 2015 - UEG - Assistente de Gestão Administrativa - Geral |

Q502911 Arquivologia

O método de arquivamento corresponderá à forma como os documentos serão armazenados, visando à utilização futura. Com base nessa informação, assinale a alternativa que apresenta o método utilizado quando os arquivos são organizados pelo local de produção.

A

geográfico

B

alfabético

C

numérico

D

ideográfico

E

alfanumérico

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Q500490

Ano: 2015 Banca: UNIUV Órgão: UNIUV Prova: UNIUV - 2015 - UNIUV - Bibliotecário |

Q500490 Arquivologia

Assinale a alternativa onde é descrito o ciclo vital dos documentos.

A

Arquivo central e arquivo morto;

B

Arquivo geral, arquivo de processos e arquivo morto;

C

Arquivo administrativo, arquivo central e arquivo inativo;

D

Arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente;

E

Arquivo geral, arquivo intermediário e arquivo permanente.

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Q500489

Ano: 2015 Banca: UNIUV Órgão: UNIUV Prova: UNIUV - 2015 - UNIUV - Bibliotecário |

Q500489 Arquivologia

Os documentos de uma empresa estavam armazenados em caixas-arquivos, sem nenhuma identificação. Quais as primeiras ações que se deve tomar, para começar a organizar o arquivo?

A

Abrir as caixas, avaliar os documentos, descartar os documentos velhos e separar o restante em ordem cronológica;

B

Abrir as caixas, avaliar os documentos, consultar as áreas representadas, separar por organicidade, instaurar uma política de descarte e temporalidade em conjunto com as áreas;

C

Abrir as caixas, avaliar os documentos, levando-se, em conta a tipologia documental, identificando-os e separando-os por atividade, setores, datas;

D

Abrir as caixas, separar os documentos e separar por tipologia;

E

Abrir as caixas, avaliar os documentos, separar os documentos de implantação da empresa e atas, descartar o restante.

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Q498100

Ano: 2015 Banca: CONSULPAM Órgão: Prefeitura de Serrita - PE Prova: CONSULPAM - 2015 - Prefeitura de Serrita - PE - Auxiliar de Biblioteca Escolar |

Q498100 Arquivologia

Dentre os itens abaixo qual não é um método de arquivamento padronizado?

A

Automático

B

Mnemônico

C

Soundex

D

Nenhuma das Alternativas Anteriores

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Q498099

Ano: 2015 Banca: CONSULPAM Órgão: Prefeitura de Serrita - PE Prova: CONSULPAM - 2015 - Prefeitura de Serrita - PE - Auxiliar de Biblioteca Escolar |

Q498099 Arquivologia

Nos métodos de arquivamento temos o alfabético, um sistema de baixo custo, direto e de fácil implantação. Observe os itens abaixo e assinale aquele INCORRETO a respeito da regra de arquivamento alfabético.

A

Nos nome de pessoas físicas considera-se o último sobrenome, depois é considerado o prenome.

B

Se houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

C

Nos títulos de congressos, conferências, reuniões e assembleias, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer no fim, entre parênteses.

D

Não são considerados para arquivamento os nomes de pessoas estrangeiras.

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Q497367

Ano: 2015 Banca: IV - UFG Órgão: AL-GO Prova: CS-UFG - 2015 - AL-GO - Assistente Legislativo - Assistente Administrativo |

Q497367 Arquivologia

A forma de envio de documentos, processos e/ou correspondências de um protocolo para o protocolo central de outra unidade é conhecida como

A

guichê de protocolo.

B

malote.

C

outros serviços de correios.

D

serviços de correios internos.

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Q497363

Ano: 2015 Banca: IV - UFG Órgão: AL-GO Prova: CS-UFG - 2015 - AL-GO - Assistente Legislativo - Assistente Administrativo |

Q497363 Arquivologia

Requerem rigorosas medidas de segurança cujo teor e características devem ser de conhecimento exclusivamente de servidores diretamente ligados ao seu estudo e manuseio. Esta descrição refere-se a

A

documento confidencial

B

documento secreto.

C

documento reservado

D

documento ostensivo.

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Q494682

Ano: 2015 Banca: IDECAN Órgão: Prefeitura de Rio Novo do Sul - ES Prova: IDECAN - 2015 - Prefeitura de Rio Novo do Sul - ES - Atendente |

Q494682 Arquivologia

“Chamamos essa etapa de arquivamento de ________________ uma vez que os documentos a ela direcionados apresentam interesse e são objeto de consulta, embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados ou as respostas obtidas.” Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior.

A

indireta

B

corrente

C

permanente

D

temporária

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Q494176

Ano: 2015 Banca: UFES Órgão: UFES Prova: UFES - 2015 - UFES - Assistente em Administração |

Q494176 Arquivologia

Segundo Bernardes (1998, p. 14), a avaliação é um “Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental”. Essa importante função arquivística apresenta muitos benefícios para as organizações, desde que a sistematizemos em uma ferramenta. A opção que apresenta CORRETAMENTE a ferramenta arquivística e seus benefícios gerados pela avaliação é

A

Plano de Classificação – Redução da massa documental; Eficiência administrativa; Melhor conservação dos documentos de guarda permanente; Racionalização da produção e do fluxo de documentos; Liberação de espaço físico; e Incremento à pesquisa.

B

Inventário Analítico – Redução da massa documental; Agilidade no acesso; Eficiência administrativa; Melhor conservação dos documentos de guarda permanente; Liberação de espaço físico; e Incremento à pesquisa.

C

Tabela de Temporalidade – Redução da massa documental; Agilidade no acesso; Eficiência administrativa; Melhor conservação dos documentos de guarda permanente; Racionalização da produção e do fluxo de documentos; Liberação de espaço físico; e Incremento à pesquisa.

D

Catálogo Seletivo – Redução da massa documental; Agilidade no acesso; Melhor conservação dos documentos de guarda permanente; Racionalização da produção e do fluxo de documentos; Liberação de espaço físico; e maior Incremento à pesquisa.

E

Banco de Dados – Redução da massa documental; Agilidade no acesso; Eficiência administrativa; Melhor conservação dos documentos de guarda intermediária; Racionalização da produção e do fluxo de documentos; e Liberação de espaço físico.

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Q494175

Ano: 2015 Banca: UFES Órgão: UFES Prova: UFES - 2015 - UFES - Assistente em Administração |

Q494175 Arquivologia

Segundo Paes (2008), pode-se dividir os métodos de arquivamento em dois sistemas, os diretos e os indiretos. Sobre a diferença entre os dois sistemas, segundo a autora, é CORRETO afirmar:

A

O sistema direto é aquele em que é necessário consultar um índice ou código para acessar o documento, diferentemente do indireto, no qual a busca é feita no local de guarda do documento.

B

A diferença entre os dois sistemas é apenas a forma como se manuseia o documento: o indireto indica o uso de EPI (Equipamento de Proteção Individual) e o direto dispensa essa proteção individual.

C

O sistema direto é aquele cujo produtor assinou diretamente no documento e o indireto é aquele cuja assinatura do produtor está em forma eletrônica.

D

Nos sistemas diretos os documentos são arquivados diretamente pelo produtor, e no sistema indireto o arquivamento é executado por profissional técnico específico ou por empresa de custódia externa.

E

Os sistemas diretos são capazes de permitir buscar o documento diretamente no local onde está guardado, diferentemente do indireto, no qual é necessário consultar um índice ou código, que remeta ao documento.

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Q494174

Ano: 2015 Banca: UFES Órgão: UFES Prova: UFES - 2015 - UFES - Assistente em Administração |

Q494174 Arquivologia

Segundo Indolfo (2007, p. 40), a gestão de documentos, que trouxe novas reflexões e práticas para Arquivologia, é conceituada no Brasil como

A

“Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes ao tratamento do documento permanente”.

B

“Programa que consiste em garantir, exclusivamente, a segurança dos documentos eletrônicos”.

C

“Sistemática que visa, de forma prioritária, impactar na qualidade dos registros documentais e seus assuntos”.

D

“Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento”.

E

“Conjunto de procedimentos e operações técnicas que garantem o sigilo absoluto das informações contidas nos documentos”.

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Q494173

Ano: 2015 Banca: UFES Órgão: UFES Prova: UFES - 2015 - UFES - Assistente em Administração |

Q494173 Arquivologia

No estabelecimento de um plano de classificação de documentos, devemos adotar alguns critérios para as classes documentais, levando em consideração o contexto de produção do documento. Os critérios mais usuais são o funcional e o estrutural. Na classificação funcional podemos entender que as classes correspondem

A

aos assuntos dos documentos.

B

ao funcionamento dos organismos produtores dos documentos.

C

aos setores e departamentos dos produtores.

D

aos tipos documentais.

E

aos suportes dos documentos.

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Q494172

Ano: 2015 Banca: UFES Órgão: UFES Prova: UFES - 2015 - UFES - Assistente em Administração |

Q494172 Arquivologia

A fase corrente de um documento arquivístico corresponde ao seu período ativo ou vigente. Essa fase pode ser entendida como o período

A

no qual os documentos são imprescindíveis à manutenção das atividades cotidianas das organizações e às demandas de seus produtores.

B

que compreende a maior parte da vida dos documentos.

C

no qual os documentos têm baixo nível de acesso.

D

que coincide com o processo de deteriorização dos suportes documentais.

E

no qual onde se deve iniciar a criação de instrumentos de pesquisa para valorização da memória institucional.

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Questões de Concurso Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

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