Questões de Concurso
Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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Após a microfilmagem, o procedimento adequado com os documentos originais é a eliminação.
Os símbolos de notação servem como elementos de identificação e localização dos fundos.
A tabela de temporalidade deve ser aplicada nos arquivos permanentes, o que possibilita a eliminação de documentos nessa fase arquivística.
A destinação final dos documentos de arquivo pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
Documentos pertencentes aos arquivos permanentes podem retornar à fase corrente.
Os documentos que constituem os arquivos permanentes apresentam valor secundário.
O instrumento utilizado para classificar os documentos no arquivo permanente é o plano de destinação.
Estudos realizados por comissões de análise e avaliação de documentos para definição de prazos de caducidade tornam-se sem efeito, pois a avaliação de caducidade cabe ao Conselho Nacional de Arquivologia.
Para estabelecer o prazo de validade e arquivamento dos documentos de uma organização é adequado realizar uma sequência de operações na massa documental: análise, avaliação, seleção e eliminação.
A verificação dos adequados prazos de prescrição e decadência de direitos faz parte dos princípios básicos que norteiam o trabalho de análise das comissões de avaliação.
Denomina-se como avaliação a organização dos arquivos correntes dispondo-os em sequência alfabética, de acordo como o método de arquivamento previamente adotado pela empresa.
Para realizar uma adequada gestão documental é importante consultar a tabela de temporalidade para verificar a equivalência de novos documentos com suas antigas notações.
Os documentos dos alunos formados em uma universidade em determinado ano são menos utilizados no ano seguinte. Por isso, esses documentos devem passar por um processo de transferência, no qual eles são migrados dos arquivos correntes para os arquivos intermediários.
Ao destruir documentos de eleitores já falecidos por considerá-los sem nenhum valor, o departamento de arquivo permanente de um órgão eleitoral adotou um procedimento intitulado eliminação.
Em relação ao processo arquivístico, os procedimentos de transferência, recolhimento e eliminação de documentos são etapas sequenciais obrigatórias pelas quais devem passar todos os documentos de um acervo.
É adequado manter em arquivos intermediários os documentos contábeis de uma organização raramente consultados, uma vez que os órgãos que os produziram podem solicitá-los a fim de verificar possíveis irregularidades.