Analise as seguintes afirmativas sobre as definições relativas aos procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo previstos na Portaria Interministerial MJ/MPOG Nº 1.677/2015.

I. Juntada por apensação é a união em caráter temporário de processo(s) a outro processo, destinada ao estudo, à instrução e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes e a servir de documento elucidativo para a instrução deste, pertencente a um mesmo interessado ou não.

II. Termo de desentranhamento é o conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a retirada de folha(s) de um processo que foram anexadas indevidamente ao mesmo.

III. Tramitação é a forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos.

A partir dessa análise, pode-se concluir que estão corretas as afirmativas:

Na Administração Pública existe a necessidade de organizar os arquivos de forma ordenada, para facilitar, entre outras ações, o gerenciamento dos processos em trâmite ou os já tramitados. Um processo constitui o conjunto seqüencial de ações que tem por objetivo atender uma solicitação ou emitir uma decisão. Um processo pode receber informações, pareceres, anexos e despachos que são tramitados em conjunto, ou seja, os documentos formam um processo e seguem para tramitação. Há um ação pela qual um documento passa a constituir um processo, que visa dar forma processual aos documentos que requeiram análises, informações e decisões. Também existe uma rotina que consiste na união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. Trata-se, respectivamente, dos seguintes procedimentos de gestão de documentos:

 Leia as afirmações abaixo e assinale a alternativa correta. I. A correspondência recebida será entregue no protocolo de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal para posterior distribuição. II. Nenhuma correspondência poderá permanecer por mais de 24h nos protocolos, salvo aquelas recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados ou pontos facultativos.

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna. _________________ é o conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam controlar a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

O arquivamento de documentos tem vários métodos. Aquele método que é utilizado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto denomina-se:

A eliminação de documentos arquivísticos digitais segue o mesmo processo dos documentos convencionais. No setor público, a eliminação deve ser precedida pela elaboração de listagem de eliminação de documentos, que, depois de aprovada pela instituição arquivística na específica esfera de competência, deverá ser publicada e, quando for efetivada a eliminação, será lavrado o termo de eliminação de documentos, segundo a legislação vigente. Caso o original seja considerado de valor permanente, este não poderá ser eliminado, conforme também determina a legislação. No setor privado, recomenda-se a elaboração de tabela de temporalidade e destinação e que se institua comissão de avaliação de documentos para aplicar os prazos previstos na tabela e realizar os procedimentos de eliminação. Mas, em ambos os setores (público ou privado), deve-se observar os seguintes procedimentos:

I. os documentos arquivísticos que estiverem pendentes sob litígio ou investigação não poderão ser destruídos;

II. a eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer documento eliminado;

III. todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança (mantendo-se apenas as cópias de preservação), independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

Pode-se afirmar que:

Os métodos de arquivamento são instrumentos essenciais para colocar documentos em ordem em um arquivo. Sobre eles, leia as afirmativas.

I. No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e sua posterior localização é o nome. Esse método é muito utilizado nas organizações e apresenta como vantagem ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes. A fim de tornar mais rápida a localização e guarda dos documentos, o método alfabético pode ser combinado com números, para identificar a letra procurada. Esse método é denominado Variadex.

II. O método geográfico é utilizando quando os documentos são organizados pela procedência ou local, ou seja, quando a instituição opta por classificar os documentos pelo local de origem. Quando o arquivamento é feito por cidades, sem haver a separação por estado, não há a necessidade de se colocarem as capitais no início. A ordenação será simplesmente alfabética, com o detalhe de que, ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente, para o caso de cidades com o mesmo nome. Exemplo: Cruzeiro do Sul (Acre).

III. O método numérico dígito-terminal é aquele utilizado para organizar os documentos por data. É um método largamente utilizado na organização de fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja o principal elemento na busca da informação.

Pode-se afirmar que:

Durante a fase corrente, os documentos se caracterizam por sua grande frequência de consulta e por sua movimentação (tramitação) constante. É necessário, portanto, que a instituição adote mecanismos capazes de controlar essa tramitação, de forma a permitir a localização de um documento, quando necessário. Tarefas como: separação da correspondência particular da correspondência oficial (da instituição); distribuição da correspondência particular para os destinatários; separação da correspondência de caráter ostensivo da correspondência sigilosa; encaminhamento da correspondência sigilosa aos respectivos destinatários; classificação do documento de acordo com seu assunto, buscando identificar o destinatário (setor competente); e efetivação da autuação dos processos (inserção de capa, em que serão registrados os dados básicos do processo) são pertinentes à atividade de controle conhecida como:

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Assinale a alternativa correta quanto ao método utilizado.

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