O que é a digitalização de documentos e qual é seu principal benefício na gestão de documentos?

Assinale a alternativa que apresenta uma das principais vantagens da digitalização de documentos arquivísticos em relação à microfilmagem.

Assinale quais equipamentos são usados para a digitalização de documentos planos em folha simples, de documentos encadernados que necessitem de compensação de lombada, de forma a garantir a integridade física dos mesmos, bem como para os documentos fisicamente frágeis, já que não ocorre nenhuma forma de tração ou pressão mecânica sobre os documentos.

Na transição de documentos físicos para digitais no CISNORDESTE/SC, o processo deve garantir:

Ao digitalizar documentos em um ambiente corporativo, é importante assegurar que as versões digitalizadas preservem a integridade e a qualidade das informações originais.
Assinale a alternativa correta, considerando as boas práticas no processo de digitalização. 

O processo de digitalização deve manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital (UnB, 2015). Contudo, há situações em que a digitalização não é recomendada, como é o caso de:

( ) Documentos sem classificação.
( ) Documentos avaliados.
( ) Documentos eliminados mas foram resgatados.
( ) Inexistência de segurança dos documentos.

A sequência CORRETA de cima para baixo é: 

No que se refere às técnicas de arquivo, a preservação de documentos é um aspecto crucial. Dessa forma, associe corretamente as técnicas de preservação na Coluna 1 com seus respectivos objetivos na Coluna 2.

COLUNA 1: Técnicas de Preservação

1. Controle de temperatura e umidade.
2. Uso de embalagens especiais.
3. Limpeza periódica.
4. Digitalização de documentos.

COLUNA 2: Objetivos

a) Prevenir o acúmulo de poeira e sujeira.
b) Proteger documentos contra deterioração física.
c) Garantir a preservação de documentos eletronicamente.
d) Manter condições ambientais adequadas para a conservação.

Qual alternativa apresenta a correta associação entre as colunas?

Leia o texto a seguir:
“O nosso dia a dia já tem a tecnologia naturalizada. Até nas instituições grandes mudanças aconteceram, inclusive na produção dos documentos, o que acarretou um armazenamento crescente de documentos exclusivamente em suporte digital (...)”.
Assinale a alternativa que indica uma vantagem na digitalização dos documentos:

Os documentos arquivísticos são fundamentais para atender ao poder fiscalizatório do Estado. Para que o arquivista possa tomar decisão com relação a como prover a manutenção dos documentos com esse fim, ele precisa considerar a realização da digitalização, seguindo a legislação.

Considere as seguintes afirmativas quanto à digitalização:

I – os documentos digitalizados têm o mesmo efeito jurídico dos documentos microfilmados;

II – os documentos digitais têm o mesmo valor probatório dos documentos originais;

III – se for constatada a integridade dos documentos após a digitalização, os originais podem ser destruídos, sem exceção.

Está correto o que se afirma em

Para garantir uma correta manutenção de arquivos em um estabelecimento de uma prefeitura, é preciso tomar algumas precauções. Qual delas é a CORRETA: 

A busca pela melhoria na prática de necessidades burocráticas em uma organização é indispensável para uma boa gestão, a redução de desperdício de excesso de papelada auxilia nessa melhoria. Sobre o tema é correto afirmar: 

A legislação brasileira, com destaque para a Lei n° 13.874 de 2019 e o Decreto nº 10.278 de 2020, regulamenta a digitalização de documentos, equiparando-os aos documentos físicos para efeitos legais. A microfilmagem, já autorizada pela Lei n° 5.433 de 1968, também possibilita a eliminação de documentos originais, desde que respeitadas as normas vigentes. Sobre a reformatação de documentos arquivísticos e a legislação relacionada à microfilmagem e digitalização de documentos no Brasil, analise as alternativas abaixo, e assinale a alternativa correta: 

O que é a reprodução dos dados do documento destinado a controlar a movimentação deste e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados?

Um setor público está revisando seus processos de gestão documental para garantir que estejam em conformidade com a Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Durante a revisão, algumas afirmações sobre a Lei foram feitas. Avalie cada uma delas, indicando V para as VERDADEIRAS e F para as FALSAS.

( ) A Lei n.º 8.159/1991 estabelece que o acesso aos documentos públicos é garantido a todos os cidadãos, exceto nos casos de documentos sigilosos por determinação legal.

( ) A lei permite o descarte de documentos sem nenhum critério específico, desde que autorizados pelo chefe do Órgão Público.

( ) De acordo com a Lei n.º 8.159/1991, a preservação de documentos com valor histórico, probatório e informativo é responsabilidade exclusiva dos arquivos privados.

( ) A Lei n.º 8.159/1991 não prevê nenhuma diretriz para a digitalização de documentos públicos.

A sequência CORRETA, de cima para baixo, é:

A Lei nº 13.787/2018 dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente.

Com base no que versa essa legislação, analise as afirmativas a seguir.

I. Decorrido o prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados.

II. O processo de digitalização de prontuário de paciente será realizado de forma a assegurar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital.

III. Todos os documentos originais nunca poderão ser destruídos após a sua digitalização, inclusive os documentos de valor histórico.

Estão corretas as afirmativas

Com relação à digitalização e à utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente, analise as afirmativas a seguir.

I. No processo de digitalização, será utilizado certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro padrão legalmente aceito.

II. Decorrido o prazo mínimo de 10 anos a partir do último registro, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados.

III. O processo de digitalização de prontuário de paciente será realizado de forma a assegurar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s)

Leia a situação hipotética abaixo e marque a alternativa INCORRETA:

Certo dia, Pedro Paulo, ao acessar o Instagram, viu uma postagem do IFMT (Oifmt oficial) informando que as inscrições do processo seletivo para o Curso de Eletricista de Sistemas de Energias Renováveis (instalador de sistemas fotovoltaicos), do Programa Qualifica Mais ENERGIFE, com duração de aproximadamente um semestre, estavam abertas e que os alunos selecionados receberiam uma bolsa de R$ 400,00 e material didático para frequentar o curso.

Muito animado com a notícia, Pedro Paulo imediatamente acessou o site do IFMT, fez a leitura das regras da seleção, efetuou a inscrição e se preparou para o processo seletivo. Algum tempo depois, na data fixada para divulgação do resultado, Pedro Paulo acessou novamente o site e viu que ficou classificado na 99º posição das 100 vagas disponíveis.

Com a notícia da aprovação, os pais e amigos de Pedro Paulo se reuniram no final de semana e fizeram um almoço especial em comemoração, pois sabiam que o curso no IFMT seria uma ótima oportunidade de melhorar a sua qualificação e de inserção no mercado de trabalho.

Na segunda-feira, Pedro Paulo foi um dos primeiros a comparecer na Secretaria Escolar do IFMT/Campus Cuiabá - Cel. Octayde Jorge da Silva, onde apresentou os documentos exigidos e efetuou a matrícula. Após iniciadas as aulas, Pedro Paulo se dedicou ao máximo ao curso, fez grandes amizades com os colegas da turma, com os servidores da Instituição e demais colaboradores. Adorava as aulas práticas de montagem de sistemas fotovoltaicos e sobre os estudos de viabilidade de negócio.

Ao final, Pedro Paulo concluiu o curso com excelentes notas e foi considerado um dos cinco melhores alunos da turma. Diante do bom desempenho no curso e mesmo antes de receber o Certificado de Conclusão do Curso, ele foi contratado por uma das grandes empresas da região (Sol&Sol Energia Solar), porém foi-lhe exigida a apresentação do comprovante de conclusão do curso.

Tempos depois, a Diretoria da Sol&Sol Energia Solar, muito satisfeita com o profissionalismo e conhecimento técnico do Pedro Paulo, ofereceu-lhe a oportunidade de assumir o cargo de supervisor, mas com a condição de que continuasse a estudar. Com a proposta, ele não pensou duas vezes e, assim que o IFMT noticiou a abertura de um novo processo seletivo, Pedro Paulo fez a sua inscrição, mas agora para o Curso de Graduação em Engenharia Elétrica do Campus Cuiabá.

Fontes: Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto n. 10.278/2020, 2021. Disponível em: https://www.gov.br/conarg/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/publicacoes-conarg. Arquivo Nacional. Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFEs. Disponível em https:/Awww.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-l /codigo-de-classificacaoe-tabela-de-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-de-arquivo/copy of portaria n0922011 tabela de temporalidade e destinao.pdf IFMT, Manual de Redação Oficial, Cuiabá: IFMT, 2018.