Um guia-fora é apenas um marcador de lugar, sem importância para o rearquivamento ou para indicar quem retirou o documento.

O guia-fora é dispensável em qualquer sistema de arquivo, uma vez que os documentos nunca deveriam ser retirados do seu local original.

Um guia-fora é um formulário preenchido com os dados do documento desarquivado e é crucial para indicar sua localização e facilitar o rearquivamento, principalmente para arquivos que não têm controle informatizado de empréstimo de documentos.

O guia-fora não contém informações relevantes sobre o documento retirado e não influencia no processo de controle de arquivos.