Considere a seguinte situação: Um servidor público recebe a solicitação de seu superior imediato para elaborar um relatório a respeito da disponibilidade de itens do almoxarifado setorial para que, a partir do levantamento dessas informações, possam ser identificadas possíveis necessidades de reabastecimento. O chefe determina que essa rotina seja adotada mensalmente, o que permitirá o registro frequente e preciso do histórico dos itens. Para executar a tarefa, ele decide registrar as informações em um papel timbrado, disponibilizando, sempre na frequência indicada, os referidos documentos para seu chefe. Com base nas noções teóricas da Arquivologia, é correto afirmar, a partir do exemplo dado, que o papel timbrado utilizado pelo servidor para registrar as informações é conceituado como  

Na gestão de documentos, a classificação em arquivos correntes, intermediários e permanentes é crucial para a eficiência administrativa e preservação da memória institucional. Cada categoria possui características e finalidades distintas no ciclo de vida dos documentos. Com base nesse entendimento, avalie as seguintes afirmações para determinar sua veracidade. Registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

( ) Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, somente eem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
( ) Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
( ) Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Assinale a alternativa com a sequência de cima para baixo correta:

De acordo com a classificação de documentos e correspondências, julgue as opções a seguir e marque a opção que NÃO corresponde ao contexto destes temas.

As técnicas de arquivamento são muito importantes tanto no quesito segurança no armazenamento de documentos como para localização e gestão das informações nele contidas. Assinale alternativa que contém o tipo de armazenamento caracterizado por se uma das mais conhecidas técnicas onde busca organizar os documentos de acordo com a ordem classificatória pelo título proposto, promovendo uma consulta mais intuitiva e eficiente. 

Segundo Cruz (2018), entre os diversos documentos existentes, está o utilizado internamente por dirigentes para o trato de assuntos administrativos de interesse da organização. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação desse documento em qualquer organização deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. O trecho refere-se ao(à): 

O código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades do Poder Executivo Federal são formas de agilizar a ordenação, a escolha do método de arquivamento e a localização física e lógica dos documentos. Com relação a essa estrutura, verifica-se que, no contexto das atividades-meio, ela se divide entre as classes 000 e 900, as quais correspondem, respectivamente, a

Uma startup de tecnologia desenvolve soluções inovadoras para facilitar a gestão de documentos e informações. No entanto, enfrentou desafios relacionados ao entendimento dos conceitos de tipo documental e suportes físicos; para esclarecer, procurar um especialista para auxiliar na identificação dos termos. Considerando a situação hipotética, o conceito corretamente definido pelo especialista é: 

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes, básicos e padronizados. Fonte: Paes, Marilena Leite − Arquivo teoria e prática − 3ª ed. Rio de Janeiro, Editora FGV, 2004.

Avalie as alternativas a seguir e marque a opção que corresponde ao método de arquivamento padronizado:

O gênero documental integrado por documentos que contêm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotografadas denomina-se

Paes (2012) define que os documentos, quanto ao gênero, podem ser classificados em determinadas categorias. Sendo assim, os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos, tais como discos, fitas audiomagnéticas, são denominados documentos:

Arquivos são o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada. Caracterizam-se pela natureza orgânica de sua acumulação (de forma organizada, dentro de uma estrutura). De acordo com a classificação dos arquivos relacionados aos aspectos das entidades mantenedoras, arquivos de empresas, indústrias ou escritórios são de característica:

É prática comum nas organizações a revisão de seus arquivos e documentos de tempo em tempo dentre as ações são utilizadas técnicas de eliminação e descarte de documentos que perderam sua validade. Assinale a alternativa correspondente a esses tipos de documentos.

Existem tipologias distintas na classificação e recepção de documentos.

A codificação de documentos numa empresa permite que diversas tarefas sejam otimizadas visando a racionalidade organizacional.

Analise os itens abaixo, quais se enquadram nas atividades de codificação de documentos necessárias para o bom andamento da gestão organizacional:

(__)Identificação de códigos GL.

(__)Definição de mapeamento logístico para documento.

(__)Rejeição de documentos.

(__)Aumento da prioridade de um documento.

A seguir assinale a alternativa que contém a ordem CORRETA de cima para baixo:

Dentre as etapas da operação de arquivamento, aquela que consiste na separação e reunião de um conjunto dos documentos classificados sob um mesmo assunto é chamada de:

Sobre o ciclo de vida dos documentos, analise as afirmativas a seguir.

I. São constituídos de documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes.

II. Composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico.

III. Formado por documentos de valor secundário, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade.

As afirmativas I, II e III estão se referindo, respectivamente, aos documentos denominados:

Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas:

“O _____________ _______________________ e a ___________________ são ferramentas essenciais do programa de gestão de documentos.”

O ciclo vital dos documentos compreende as sucessivas fases por que passam os documentos de arquivo dentro de uma organização, desde sua produção até sua destinação final guarda permanente ou eliminação. O ciclo vital dos documentos está fundamentado na teoria das:

Plano de Classificação de Documentos é o instrumento arquivístico utilizado para classificar os documentos produzidos e recebidos pelo município, no exercício de suas funções e atividades administrativas e legislativas. Entende-se por classificação de documentos:

Conforme Rios e Cordeiro (2010), o plano de classificação de documentos de arquivos é desenvolvido para ser aplicado em qual fase:

É correto afirmar que a classificação quanto ao gênero, inclui documentos:

I. escritos ou textuais: manuscritos, datilografados ou impressos.

lI. informáticos: com dimensões ou rotações variáveis.

IlI. ostensivos: cuja divulgação não prejudicam a administração.

Está(ão) correta(s) somente a(s) afirmativa(s):