São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso:

Em relação aos serviços de protocolo e arquivo pode-se afirmar que:

I. O Protocolo é responsável pelo recebimento e distribuição de correspondências, documentos e processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituição.

II. Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma instituição no curso de sua atividade, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos e que foram preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que podem oferecer no futuro.

III. Os estágios de arquivamento de documentos podem ser: corrente, intermediário e permanente.

IV. A classificação de documentos refere-se ao ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser basicamente recuperados, podendose atribuir um código.

V. O arquivamento é a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificação dada. Nesta etapa toda a atenção é necessária, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando solicitado posteriormente.

Considerando as afirmativas apresentadas, identifique a alternativa correta:

Também conhecido como de Segunda Idade ou Semi Ativo. São arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração. Referimo-nos ao arquivo:

Em relação à entrada e saída de materiais, analisar a sentença abaixo:

O registro das entradas e saídas de materiais é imprescindível para que se tenha o controle das necessidades e demandas da empresa/instituição (1ª parte). Dada a grande diversidade de materiais abrigados em uma empresa, para fazer o acompanhamento do deslocamento deles, é necessário que eles estejam previamente classificados, de forma padronizada, facilitando sua identificação e, consequentemente, seu controle (2ª parte).

A sentença está:

Leia a sentença e preencha a lacuna corretamente: “__________________é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.”

Baseado em alguns conceitos contidos na terminologia arquivística, leia as sentenças abaixo e assinale a alternativa correta:
I. Considera-se ciclo vital dos documentos a sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação final. II. A Teoria das Três Idades é baseada no ciclo vital dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes, intermediários e permanentes.

Paes (2005) apresenta que na teoria geral da arquivologia há um ciclo vital dos documentos utilizado para classificar os estágios ou fases pelas quais estes devem passar dentro das organizações, sejam elas públicas ou privadas. Estas fases são denominadas de: corrente, intermediária e permanente. Ao se levar em consideração esta classificação, assinale a alternativa que corresponde à fase permanente:

“São documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possuem importância vital para a organização a que pertencem, isto é, sem eles não há condições desta instituição funcionar.” Os documentos descritos anteriormente são chamados de:

Aqueles arquivos constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que foram conservados em razão de seu valor histórico ou documental, encontram-se em que estágio de evolução?

Por sua alta definição e pela facilidade com que permitem intercâmbio entre as diferentes plataformas de tecnologia da informação, os formatos mais utilizados para a produ- ção de matrizes digitais de documentos de valor permanente são

A aplicação do arquivo e a destinação de cada documento pode ser definida pelas etapas do ciclo vital dos documentos. Marque com (V) as verdadeiras e com (F) as falsas.

( ) 1ª idade: documentos de valor histórico, informativos e/ou probatório, não puderam ser eliminados.

( ) 2ª idade: documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes. Podem ser eliminados ao término de seu prazo precaucional ou encaminhados para o arquivo permanente.

( ) 3ª idade: documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso. Podem migrar para a fase intermediária, quanto para a fase permanente.

Assinale a alternativa que contém a sequência CORRETA, de cima para baixo.

Receber, registrar, classificar, distribuir, controlar tramitação e expedir documento são atividades do(a)