O documento de uma universidade que deve ser mantido no arquivo intermediário para que prescreva o seu valor administrativo ou para que seja arquivado permanentemente é

Um setor de arquivo recebeu quatro conjuntos documentais:
I. Processos frequentemente consultados pela unidade responsável e ainda necessários às atividades que lhes deram origem;
II. Processos pouco consultados que aguardam o cumprimento do prazo de guarda antes da destinação final;  
III. Documentos avaliados como detentores de valor histórico ou probatório que justifique sua preservação definitiva;
IV. Documentos digitalizados cujos originais possuem prazos de guarda e destinação definidos em instrumento de temporalidade.
Com base na teoria das três idades e nos fundamentos da gestão documental, assinale a afirmação correta. 

No setor de protocolo de uma prefeitura, um assistente administrativo organizou documentos fiscais cuja fase corrente de tramitação havia se encerrado, mas que ainda poderiam ser exigidos em auditorias futuras, aguardando transferência para o arquivo intermediário.

À luz da gestão documental, essa fase intermediária de guarda temporária destina-se a acervos que:

Ao inventariar o acervo da secretaria, a equipe separa os conjuntos documentais conforme a fase do ciclo de vida em que se encontram, considerando a frequência de consulta e o valor atribuído a cada conjunto.
Complete o texto a seguir.
No ciclo vital dos documentos, o arquivo ___________ reúne os documentos em tramitação ou de consulta frequente; o arquivo ___________ reúne os documentos consultados ocasionalmente, que aguardam o término do prazo precaucional; e o arquivo ___________ reúne os documentos de valor secundário, de guarda definitiva.
Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas.

A Prefeitura Municipal de Araguaína, durante um projeto de modernização de sua gestão arquivística, identificou um conjunto de documentos que já não era consultado com tanta frequência pelos setores que os produziram, mas que ainda necessitava de ser mantido por razões administrativas e legais, aguardando definição quanto à sua eliminação ou guarda definitiva. De acordo com a teoria das três idades dos documentos, esse conjunto documental deverá ser mantido em:

Em determinado órgão, documentos relacionados a atividades administrativas rotineiras são mantidos inicialmente próximos aos setores que os produzem e utilizam com frequência. Com o passar do tempo, alguns deixam de ser consultados regularmente, embora ainda precisem ser conservados por razões administrativas ou legais. Outros, após avaliação, são destinados à guarda definitiva em razão de seu valor histórico ou informativo. A situação apresentada corresponde às diferentes fases do ciclo documental. Sobre o tema, assinale a alternativa incorreta.

Para o desenvolvimento das atividades de organização documental, é necessário conhecer alguns conceitos básicos da Arquivologia. Diante do exposto, assinale a alternativa correta.

Durante processo de reorganização administrativa, determinado Município constatou que documentos relativos a processos já encerrados permaneciam armazenados nas unidades que os produziram, embora fossem consultados apenas esporadicamente. A equipe responsável pela gestão documental propôs transferi-los para unidade específica, na qual permaneceriam pelo prazo necessário ao atendimento de razões administrativas e legais, até que fossem eliminados ou recolhidos para guarda permanente, conforme a respectiva avaliação documental. À luz dos fundamentos da Arquivologia e da teoria das três idades, a providência proposta corresponde: 

No apoio à gestão de documentos, o auxiliar precisa reconhecer a fase em que se encontra cada conjunto documental, conforme a frequência de uso e o valor. Relacione a Coluna I à Coluna II.

Coluna I

1.Arquivo corrente.

2.Arquivo intermediário.

3.Arquivo permanente.

Coluna II

(__)Documentos de uso frequente, necessários às atividades em andamento no setor.

(__)Documentos de valor histórico, preservados em caráter definitivo.

(__)Documentos que aguardam prazos ou destinação final e são pouco consultados pelo órgão.

A sequência CORRETA, de cima para baixo,         

 Clara, uma assistente administrativa da Prefeitura de Araçás, realizou um levantamento documental e verificou que diversos processos concluídos há mais de cinco anos permaneciam armazenados em armários de uso diário, ocupando espaço destinado aos documentos frequentemente consultados. Após análise preliminar, e considerando os princípios arquivísticos, a orientação correta a ser passada aos servidores, nesse caso, é:

A Teoria das Três Idades estabelece que os documentos passam por fases distintas de uso e valor ao longo de seu ciclo de vida, sendo tratados de forma diferenciada conforme sua utilidade administrativa e seu potencial informativo. Uma instituição federal está avaliando documentos cujo valor secundário foi reconhecido. Qual fase do ciclo vital de documentos corresponde a essa situação? 

Em uma unidade administrativa da Secretaria Municipal de Saúde, verificou-se que prontuários administrativos de aquisição de medicamentos concluídos há oito anos permaneciam arquivados juntamente com processos em tramitação, dificultando a localização de documentos correntes. Não havia avaliação documental nem observância da tabela de temporalidade. Sob a perspectiva arquivística, o assistente administrativo deverá tomar a providência inicial de:

Em relação às técnicas de arquivamento, organização, classificação, guarda e preservação de documentos físicos e digitais, analise os itens a seguir:

I. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

PORQUE

II. Consideram-se documentos correntes aqueles que, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Assinale a alternativa correta: 

No decorrer de suas atividades, a administração pública produz e acumula documentos que passam por diferentes ciclos de utilização. O correto entendimento do ciclo de vida documental permite a destinação adequada de cada conjunto de papéis ou arquivos digitais. Segundo a legislação arquivística e a literatura da área, os conjuntos de documentos que já cumpriram as finalidades de sua criação e perderam sua vigência administrativa, mas que ainda devem ser preservados em virtude do seu valor probatório, informativo ou histórico-cultural, constituem o: 

Sobre o ciclo vital dos documentos com base no contexto apresentado, analise as afirmativas a seguir. Para cada afirmativa, assinale V, se ela for verdadeira, ou F, se ela for falsa. Depois, marque a alternativa que apresenta a sequência correta, de I a IV.
I. Documentos correntes permanecem próximos às unidades produtoras porque são frequentemente consultados ou ainda cumprem sua finalidade administrativa.
II. Documentos intermediários continuam em uso frequente e podem ser eliminados sem avaliação ou tabela de temporalidade.
III. Documentos permanentes são preservados definitivamente em razão de seu valor secundário.
IV. Transferência é a passagem do arquivo corrente para o intermediário, enquanto o recolhimento é a passagem para o permanente. 

O ciclo de vida dos documentos de arquivo é composto por três fases: _______________, __________________ e _____________________. A passagem dos documentos de uma fase para outra é determinada por um instrumento denominado Tabela de Temporalidade que estabelece, referendando-se num processo de avaliação dos documentos, os prazos de permanência nas fases corrente e intermediária e a sua destinação final.

Complete as lacunas em ordem CORRETA: 

O Conjunto de documentos provenientes do arquivo corrente, cujo uso administrativo se tornou esporádico, permanecendo armazenados temporariamente até sua destinação final, também denominado pré-arquivo, corresponde ao