Avalie as asserções a seguir, relativas ao ciclo de vida dos documentos de arquivo, e a relação proposta entre elas.

I. Os diários de classe e as folhas de frequência que já cumpriram a finalidade administrativa imediata na secretaria escolar, mas ainda precisam ser conservados pelos prazos fixados na tabela de temporalidade, devem ser transferidos ao arquivo intermediário até que se cumpra a destinação prevista.

PORQUE

II. Consideram-se intermediários os documentos que, não sendo de uso corrente na unidade produtora, aguardam, por razões de interesse administrativo, a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.

Assinale a alternativa CORRETA a respeito dessas asserções.

Em relação à gestão, ao arquivamento e ao ciclo de vida dos prontuários dos pacientes em instituições de saúde, assinale a afirmativa correta. 

Documentos consultados com frequência integram, em regra, o arquivo:

Na organização do arquivo de uma escola estadual, o secretário escolar separa as fichas de requerimento de matrícula e as cópias de comprovantes de endereço entregues pelos responsáveis há quatro anos. Esses papéis não são mais consultados no dia a dia da secretaria, mas permanecem guardados até que se cumpra o prazo previsto na tabela de temporalidade, quando serão avaliados para a destinação final.
Considerando a teoria das três idades e a terminologia arquivística brasileira, assinale a alternativa que classifica CORRETAMENTE esses documentos.

Sobre organização de arquivos, analise:

I. A classificação adequada facilita a localização e a recuperação dos documentos.
II. A organização documental deve considerar critérios que permitam identificar e recuperar a informação.
III. Todo documento administrativo deve permanecer indefinidamente no arquivo corrente.
IV. A gestão documental envolve procedimentos relacionados à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.


Estão corretos:

No âmbito da teoria das três idades e da gestão documental, em relação aos documentos que compõem a primeira idade, assinale a alternativa correta:

Um conjunto de processos administrativos encerrados deixou de ser consultado com frequência pelos setores produtores, mas ainda precisa ser mantido por determinado período em razão de exigências administrativas e legais antes de sua destinação final. Na teoria das três idades, esses documentos pertencem ao arquivo:

São fases da gestão de documentos: 

O setor de arquivo de uma Prefeitura identificou grande quantidade de processos e documentos acumulados ao longo dos anos. Para reorganizar o acervo, a equipe administrativa iniciou o levantamento dos documentos produzidos pelos setores, verificou sua utilização pelas unidades responsáveis e passou a analisar os prazos de guarda e a destinação aplicável a cada conjunto documental.

A partir dessa situação, analise as asserções a seguir e a relação proposta entre elas.

I- A gestão de documentos não se limita ao armazenamento do acervo, envolvendo procedimentos relacionados à produção, tramitação, utilização, avaliação e arquivamento dos documentos, de modo a possibilitar sua adequada destinação.

PORQUE

II- Os documentos arquivísticos passam por diferentes fases ao longo de seu ciclo de vida, e sua avaliação permite estabelecer prazos de guarda e definir a destinação correspondente, inclusive eliminação ou recolhimento para guarda permanente, quando cabíveis.

A respeito dessas asserções, é CORRETO afirmar que:

Associe as categorias de documentos públicos da Coluna I às respectivas características da Coluna II.

Coluna I

1 - Documentos correntes

2 - Documentos intermediários

3 - Documentos permanentes

Coluna II

( ) Conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

( ) Documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, sejam objeto de consultas frequentes.

( ) Documentos que, não sendo de uso corrente, aguardam eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Considerando a teoria das três idades e as operações de destinação dos documentos arquivísticos, assinale a alternativa CORRETA.

Ao implantar o programa de gestão de documentos de uma autarquia, a comissão responsável precisou definir o tratamento dos documentos em cada fase do ciclo vital. Também precisou definir os valores que eles apresentam e a localização física dos acervos. Sobre o tema, julgue as afirmativas a seguir em verdadeiras (V) ou falsas (F).

(__) Na fase intermediária, os documentos, ainda dotados de valor administrativo, são pouco consultados e aguardam sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

(__) Ao término do prazo de guarda na fase intermediária, o documento adquire valor secundário, o que impõe seu recolhimento ao arquivo permanente da instituição.

(__) Os arquivos intermediários devem permanecer junto aos órgãos produtores, a fim de facilitar a consulta pelos setores que geraram os documentos.

(__) O valor primário acompanha o documento desde a sua criação e está presente nas fases corrente e intermediária.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA, de cima para baixo.

A Prefeitura de São Joaquim mantém documentos administrativos que deixaram de ser consultados frequentemente pelos setores responsáveis, embora ainda precisem ser conservados para eventuais necessidades administrativas e legais. Diante da limitação de espaço nos arquivos setoriais, foi proposta a transferência desses documentos para unidade destinada à guarda intermediária.

Considerando as fases do ciclo de vida dos documentos e os procedimentos de transferência arquivística, assinale a alternativa CORRETA.

Os documentos de uso frequente, necessários às atividades em andamento de uma unidade escolar, integram o arquivo: 

A gestão documental nas secretarias escolares exige critérios claros de classificação e conservação para assegurar o acesso rápido às informações. Com base nessa informação e considerando os registros e os arquivos escolares, é correto afirmar que os

Durante a reorganização do arquivo de uma unidade administrativa, constatou-se elevado volume de documentos que já não eram consultados com frequência. Parte deles também possuía representação digital. Para liberar espaço, um servidor sugeriu eliminar todos os originais que já estivessem digitalizados; outro propôs conservar permanentemente todo o conjunto, independentemente de seu valor documental. Considerando os princípios da gestão documental, assinale a alternativa correta.